Bình luận hồ sơ tình huống hợp đồng ủy quyền

Việc ủy quyền sẽ làm phát sinh quan hệ đại diện. Người được ủy quyền (người đại diện) nhân danh và vì lợi ích của người ủy quyền (người được đại diện) xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện được giao.

Nguyễn Ngọc

22/10/2021 - 21:34 GMT+7

0 183

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN ỦY QUYỀN
1. Khái quát chung về văn bản ủy quyền
2. Hình thức của giao dịch được ủy quyền được công chứng
3. Trình tự, thủ tục chung về công chứng hợp đồng ủy quyền
3.1. Bước 1: Nộp hồ sơ
3.2. Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
3.3. Bước 3: Soạn thảo và ký văn bản
3.4. Bước 4: Ký chứng nhận
3.5. Bước 5: Trả kết quả công chứng
3.6. Bước 6: Lưu trữ hồ sơ công chứng
4. Yêu cầu, điều kiện thực hiện
CHƯƠNG 2: BÌNH LUẬN HỒ SƠ TÌNH HUỐNG HỢP ĐỒNG ỦY QUYỀN
1. Tóm tắt nội dung hồ sơ tình huống
2. Nhận xét, đánh giá
2.1. Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
2.2. Bước 2: Soạn thảo và ký văn bản
2.3. Bước 3: Ký chứng nhận
2.4. Bước 4: Trả kết quả công chứng
2.5. Bước 5: Lưu trữ hồ sơ công chứng
CHƯƠNG 3: NHỮNG KINH NGHIỆM NGHỀ NGHIỆP RÚT RA, KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT VỀ VIỆC HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT ĐỐI VỚI HỆ THỐNG PHÁP LUẬT LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC CÔNG CHỨNG
1. Kinh nghiệm thu nhận được từ quá trình thực tập
2. Khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực tập và đề xuất, kiến nghị
2.1. Khó khăn, vướng mắc
2.1.1. Rủi ro đến từ Hợp đồng ủy quyền
2.1.2. Vướng mắc trong hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản được cấp cho hộ gia đình
2.1.3. Ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng
2.1.4. Công chứng ngoài trụ sở trong trường hợp có lý do chính đáng chưa được quy định, giải thích cụ thể tại khoản 2, Điều 44, Luật Công chứng 2014
2.2 Giải pháp, đề xuất, kiến nghị
TÀI LIỆU THAM KHẢO

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN ỦY QUYỀN

1. Khái quát chung về văn bản ủy quyền

Trong cuộc sống hàng ngày, không phải bất kỳ lúc nào cá nhân hoặc tổ chức cũng có thể và buộc phải trực tiếp thực hiện công việc cũng như các quyền và nghĩa vụ của chính mình. Để hoàn tất một công việc nào đó thay vì tự mình thực hiện, cá nhân hoặc tổ chức có thể nhờ hay giao lại cho người khác làm thay với danh nghĩa chính mình. Đây chính là việc ủy quyền. Nói cách khác, ủy quyền là việc một người giao cho người khác nhân danh mình để thực hiện công việc hoặc sử dụng quyền mà mình có được một cách hợp pháp, trong phạm vi được ủy quyền. Theo đó văn bản ủy quyền được hiểu là văn bản thể hiện việc một người giao cho người khác thay mặt và nhân danh mình thực hiện công việc hoặc sử dụng quyền mà mình có được một cách hợp pháp.

Việc ủy quyền sẽ làm phát sinh quan hệ đại diện. Người được ủy quyền (người đại diện) nhân danh và vì lợi ích của người ủy quyền (người được đại diện) xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện được giao (Điều 134, Điều 138 Bộ luật dân sự 2015), trừ trường hợp pháp luật có quy định công việc đó không được ủy quyền, phải do chính người có quyền đó thực hiện. Do đó về việc nguyên tắc, khi đã ủy quyền thì bên ủy quyền sẽ có quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch do người được ủy quyền (người đại diện) xác lập trong phạm vi ủy quyền.

2. Hình thức của giao dịch được ủy quyền được công chứng

Xét về mặt hình thức thì Bộ luật dân sự 2015 không còn quy định hình thức ủy quyền do các bên thỏa thuận như trước đây mà gián tiếp quy định việc ủy quyền phải bằng văn bản: Thời hạn đại diện được xác định theo văn bản ủy quyền (khoản 1 Điều 140 Bộ luật dân sự 2015), đồng thời xuất phát tại quy định khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014, công chứng viên chỉ có thể chứng nhận việc ủy quyền nếu được lập thành văn bản.

Xét về mặt bản chất, văn bản ủy quyền luôn là một quan hệ hợp đồng. Để phát sinh quan hệ ủy quyền và được công chứng thì các bên phải có sự thỏa thuận và thống nhất ý chí với nhau về tất cả các nội dung của ủy quyền. Do đó ủy quyền phải là quan hệ hợp đồng mà không thể và chưa bao giờ là hành vi pháp lý đơn phương. Bộ luật dân sự 2015 đã dành 1 mục (Mục 13) của Chương XVI, bao gồm 8 điều từ Điều 562 đến Điều 569 để quy định về hợp đồng ủy quyền. Luật công chứng 2014 cũng đã quy định việc công chứng đối với hợp đồng ủy quyền tại Điều 55.

Tuy nhiên, bên cạnh hình thức ủy quyền bằng văn bản dưới dạng hợp đồng ủy quyền thì trong thực tiễn cuộc sống, hình thức ủy quyền bằng văn bản khác dưới dạng giấy ủy quyền cũng được sử dụng khá phổ biến. Trong lĩnh vực công chứng, việc công chứng hình thức hình thức ủy quyền bằng văn bản dưới dạng giấy ủy quyền cũng khá phổ biến, không phải là vấn đề mới. Trước đây việc chứng nhận giấy ủy quyền được quy định tại Điều 48 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực.

3. Trình tự, thủ tục chung về công chứng hợp đồng ủy quyền

Thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền là việc công chứng viên tiến hành những công việc cụ thể một cách khoa học, logic để thực hiện việc chứng nhận hợp đồng ủy quyền theo đúng quy định của pháp luật.

Thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền gồm những bước cơ bản như sau:

+ Nộp hồ sơ;

+ Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ;

+ Soạn thảo hợp đồng ủy quyền theo đề nghị của người yêu cầu công chứng hoặc kiểm tra dự thảo hợp đồng ủy quyền và ký văn bản;

+ Ký chứng nhận;

+ Trả kết quả công chứng;

+ Lưu trữ hồ sơ công chứng.

Để hiểu rõ hơn trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền thì chúng ta sẽ lần lượt đi vào cụ thể từng bước của trình tự, thủ tục công chứng nêu trên.

3.1. Bước 1: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ và nộp trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng), từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút) và sáng thứ bảy (từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút).

3.2. Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Đây là bước quan trọng trong hoạt động công chứng. Đây là giai đoạn tiếp xúc đầu tiên của công chứng viên đối với người yêu cầu công chứng để xác định chính xác yêu cầu công chứng, từ đó công chứng viên xác định những giấy tờ cần thiết đối với yêu cầu công chứng của người yêu cầu công chứng, xác định thẩm quyền công chứng. Thực hiện tốt giai đoạn này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các bước sau tiến hành một cách nhanh chóng, chính xác theo quy định của pháp luật.

Trước hết, công chứng viên cần xác định thẩm quyền công chứng đối với việc yêu cầu công chứng của người yêu cầu công chứng. Lưu ý đến thẩm quyền công chứng theo địa hạt đối với các giao dịch liên quan đến bất động sản. Tuy nhiên, đối với trường hợp ủy quyền thì không phải tuân theo địa hạt (Điều 42 Luật công chứng 2014) và phải tuân theo quy định tại Khoản 2 Điều 55 Luật công chứng 2014.

* Trường hợp việc tiếp nhận thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ thì bộ phận tiếp nhận chuyển hồ sơ cho Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng;

* Trường hợp Công chứng viên trực tiếp nhận, thì thực hiện kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng:

+ Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng;

+ Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ);

+ Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Công chứng viên giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị từ chối bằng văn bản, Công chứng viên báo cáo Trưởng phòng/Trưởng Văn phòng xin ý kiến và soạn văn bản từ chối.

Điều 40, Điều 41 Luật công chứng 2014 quy định người yêu cầu công chứng phải nộp một bộ hồ sơ yêu cầu công chứng gồm:

+ Phiếu yêu cầu công chứng. Thông thường ở các Phòng/Văn phòng công chứng đều có biểu mẫu Phiếu yêu cầu công chứng, người yêu cầu công chứng chỉ việc điền đầy đủ các thông tin ghi trên phiếu.

+ Dự thảo hợp đồng ủy quyền (nếu có). Nếu không tự soạn thảo được hợp đồng ủy quyền thì người yêu cầu công chứng có thể đề nghị Phòng/Văn phòng công chứng soạn thảo.

+ Bản sao giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Giấy chứng minh sĩ quan quân đội nhân dân Việt Nam/Hộ chiếu của các bên tham gia giao dịch;

+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan mà pháp luật quy định phải có, như:

* Giấy tờ xác thực về công việc được ủy quyền;

* Giấy tờ chứng minh về tình trạng tài sản chung/riêng (trong trường hợp bên bán là cá nhân): Án ly hôn chia tài sản/án phân chia thừa kế/văn bản tặng cho tài sản; Thỏa thuận phân chia tài sản chung riêng/nhập tài sản riêng vào khối tài sản chung vợ chồng, thỏa thuận xác lập chế độ tài sản của vợ chồng; Văn bản cam kết/thỏa thuận về tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân; Giấy chứng nhận kết hôn/xác nhận về quan hệ hôn nhân (trong trường hợp sống chung nhưng chưa làm thủ tục đăng ký kết hôn; Giấy tờ xác định về việc tài sản nằm ngoài thời kỳ hôn nhân: Giấy xác nhận về tình trạng hôn nhân (trên cơ sở đối chiếu với thời điểm tạo dựng tài sản);……..

* Giấy tờ về thẩm quyền đại diện:

- Trong trường hợp giao dịch của người chưa thành niên: Bản sao khai sinh; trong trường hợp người đại diện thực hiện giao dịch: Giấy cam kết về việc đại diện vì lợi ích cho con chưa thành niên trong các giao dịch dân sự liên quan đến tài sản của con chưa thành niên; trong trường hợp người chưa thành niên thực hiện các giao dịch: Giấy chấp thuận của người đại diện theo pháp luật cho người chưa thành niên thực hiện, xác lập giao dịch dân sự theo quy định pháp luật.

- Trong trường hợp đại diện theo ủy quyền: Hợp đồng ủy quyền được lập đúng hình thức quy định.

- Trong trường hợp mất/hạn chế năng lực hành vi: Án tòa tuyên bố mất năng lực hành vi/hạn chế năng lực hành vi dân sự; văn bản thỏa thuận cử người giám hộ, người giám sát giám hộ, đăng ký giám hộ; văn bản cam kết về việc người giám hộ giao dịch liên quan đến tài sản vì lợi ích của người mất năng lực hành vi, có sự đồng ý của người giám sát giám hộ.

* Giấy tờ chứng minh tư cách chủ thể tham gia giao dịch:

- Cá nhân là người Việt Nam cư trú trong nước: hộ khẩu;

- Cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài: có các giấy tờ chứng minh theo quy định của pháp luật về quốc tịch như: Giấy tờ chứng minh nguồn gốc Việt Nam; Giấy chứng nhận có quốc tịch Việt Nam, thôi quốc tịch Việt Nam, đăng ký công dân, các giấy tờ chứng minh được phép nhập cảnh vào Việt Nam…;

- Cá nhân nước ngoài: có giấy tờ theo quy định pháp luật, thể hiện việc được phép nhập cảnh vào Việt Nam và không thuộc diện được hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ ngoại giao, lãnh sự theo quy định của pháp luật; hoặc có Giấy chứng nhận đầu tư và có nhà ở được xây dựng trong dự án theo quy định của Luật Nhà ở và pháp luật có liên quan (đối với trường hợp cá nhân nước ngoài đầu tư xây dựng nhà ở theo dự án tại Việt Nam);

- Tổ chức, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (gồm doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp liên doanh, doanh nghiệp Việt Nam mà nhà đầu tư nước ngoài mua cổ phần, sáp nhập, mua lại theo quy định của pháp luật về đầu tư): có các giấy tờ thể hiện tư cách pháp nhân và thẩm quyền quyết định thực hiện giao dịch theo pháp luật về doanh nghiệp, pháp luật về đầu tư: Giấy đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy phép đầu tư; con dấu của pháp nhân (để đóng dấu vào văn bản công chứng theo Điều lệ của doanh nghiệp); biên bản họp của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị/Đại hội cổ đông/Ban chủ nhiệm hợp tác xã/Đại hội xã viên về việc chấp thuận hợp đồng giao dịch hoặc văn bản đồng ý của chủ sở hữu doanh nghiệp đối với giao dịch không thuộc thẩm quyền quyết định của người đại diện theo pháp luật (theo quy định của điều lệ doanh nghiệp và văn bản pháp luật)…; điều lệ của doanh nghiệp/hợp tác xã; báo cáo tài chính (trong trường hợp chứng minh thẩm quyền của hội đồng quản trị, hội đồng thành viên, ban chủ nhiệm Hợp tác xã).

* Giấy tờ chứng minh về năng lực hành vi: giấy khám sức khỏe/tâm thần… (trong trường hợp có nghi ngờ về năng lực hành vi của bên tham gia giao kết hợp đồng);

* Chứng minh nhân dân của người làm chứng/ người phiên dịch (trong trường hợp cần phải có người làm chứng/ người phiên dịch).

+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến văn bản yêu cầu chứng nhận mà pháp luật quy định phải có;

* Đối với trường hợp hợp đồng được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn: ngoài thành phần nêu trên thì kèm theo Dự thảo hợp đồng, giao dịch.

Khi người yêu cầu công chứng nộp bản sao (bản sao không nhất thiết phải có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền), công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính để đối chiếu. Trong nhiều trường hợp người đến nộp hồ sơ yêu cầu công chứng không phải là bên ủy quyền hay bên nhận ủy quyền nên không mang theo bản chính thì công chứng viên vẫn có thể linh động nhận giải quyết hồ sơ, khi nào bên ủy quyền hay bên nhận ủy quyền đến ký hợp đồng mang bản chính giấy tờ lên thì công chứng viên đối chiếu; việc giải quyết như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu công chứng, hạn chế mang theo bản chính giấy tờ nhiều lần để tránh rủi ro bị thất lạc.

3.3. Bước 3: Soạn thảo và ký văn bản

+ Trường hợp văn bản đã được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn: Công chứng viên kiểm tra dự thảo văn bản, nếu trong dự thảo văn bản có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung của văn bản không phù hợp quy định của pháp luật, Công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì Công chứng viên có quyền từ chối công chứng;

+ Trường hợp văn bản do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng: Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch;

+ Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng hoặc Công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Trường hợp người yêu cầu công chứng có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, Công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại;

+ Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong dự thảo hợp đồng, Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký vào từng trang của hợp đồng.

3.4. Bước 4: Ký chứng nhận

3.5. Bước 5: Trả kết quả công chứng

Bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng.

3.6. Bước 6: Lưu trữ hồ sơ công chứng

Hồ sơ công chứng sau khi đã ký, đóng dấu bao gồm: phiếu yêu cầu công chứng, bản chính hợp đồng công chứng, bản sao các loại giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác (Điều 63 Luật công chứng 2014). Sau khi thu phí công chứng, bộ phận thu phí ghi số công chứng và chuyển giao lại cho bộ phận lưu trữ. Việc lưu trữ được nhân viên lưu trữ thực hiện theo Điều 63, Điều 64 Luật công chứng 2014.

4. Yêu cầu, điều kiện thực hiện

- Mục đích và nội dung của giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội;

- Người yêu cầu công chứng phải xuất trình đủ giấy tờ cần thiết liên quan đến việc công chứng và chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính hợp pháp của các giấy tờ đó;

- Điều kiện đối với các bên:

+ Người tham gia giao dịch hoàn toàn tự nguyện;

+ Trường hợp người yêu cầu công chứng không đọc được, không nghe được, không ký, điểm chỉ được hoặc trong những trường hợp khác do pháp luật quy định thì việc công chứng phải có người làm chứng:

* Người làm chứng phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến việc công chứng;

* Người làm chứng do người yêu cầu công chứng mời, nếu người yêu cầu công chứng không mời được thì công chứng viên chỉ định.

+ Trường hợp người yêu cầu công chứng không thông thạo tiếng Việt thì họ phải có người phiên dịch:

* Người phiên dịch phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu công chứng sử dụng;

* Người phiên dịch do người yêu cầu công chứng mời và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc phiên dịch của mình.

+ Trường hợp giao dịch tài sản của người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự chỉ được thực hiện vì lợi ích của người đó;

+ Bên ủy quyền phải là có quyền hợp pháp để thực hiện công việc được giao trong văn bản ủy quyền;

+ Nếu là cá nhân thì phải có năng lực hành vi dân sự để thực hiện giao dịch theo quy định của pháp luật dân sự;

+ Nếu là tổ chức thì phải có tư cách pháp nhân và việc yêu cầu công chứng được thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của tổ chức đó;

+ Trong trường hợp ủy quyền liên quan đến tài sản mà pháp luật có quy định điều kiện ràng buộc đối với bên được ủy quyền thì phải tuân thủ quy định này.

- Điều kiện đối với công việc ủy quyền:

+ Thời hạn ủy quyền do các bên thoả thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thoả thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực một năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền;

+ Bên được ủy quyền chỉ được ủy quyền lại cho người thứ ba, nếu được bên ủy quyền đồng ý hoặc pháp luật có quy định. Hình thức hợp đồng ủy quyền lại cũng phải phù hợp với hình thức hợp đồng ủy quyền ban đầu. Việc ủy quyền lại không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu;

+ Nếu ủy quyền liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở thì phải có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở theo quy định pháp luật có liên quan;

+ Không được phép ủy quyền trong một số trường hợp mà pháp luật không cho phép như kết hôn, ly hôn, lập di chúc, nhận cha, mẹ, con...

- Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền;

- Công chứng viên của tổ chức hành, nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản;

- Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng;

- Khi công chứng các hợp đồng ủy quyền, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia;

- Giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp hoặc công chứng, chứng thực ở nước ngoài để sử dụng cho giao dịch dân sự tại Việt Nam phải được Cơ quan Ngoại giao, Lãnh sự Việt Nam hoặc Bộ Ngoại giao hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại);

- Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt, bản dịch phải được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

CHƯƠNG 2: BÌNH LUẬN HỒ SƠ TÌNH HUỐNG HỢP ĐỒNG ỦY QUYỀN

1. Tóm tắt nội dung hồ sơ tình huống

Ngày 05/01/2021, ông Nguyễn Hồ đến Văn phòng công chứng D, tỉnh Bình Dương yêu cầu công chứng hợp đồng ủy quyền đối với thửa đất tại Bình Dương . Cụ thể: thửa đất số: 1913; tờ bản đồ số: 161, diện tích: 66 m2; mục đích sử dụng đất: đất ở tại đô thị; thời hạn sử dụng: lâu dài; địa chỉ thửa đất: phường Bình Chuẩn, thị xã (nay là thành phố) Thuận An, tỉnh Bình Dương theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất số CO587893; số vào sổ cấp GCN: CT30237 do UBND tỉnh Bình Dương ủy quyền Sở tài nguyên và môi trường tỉnh Bình Dương cấp ngày 24/9/2018, tên người sử dụng đất chủ sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất Công ty TNHH bất động sản Phú Hồng Thịnh; ông Nguyễn Hoàng Phước và vợ là bà Trần Thị Quỳnh nhận chuyển nhượng, đăng ký biến động thay đổi ngày 14/5/2019.

Nội dung ủy quyền:

Ông Nguyễn Hoàng Phước và bà Trần Thị Quỳnh ủy quyền cho ông Nguyễn Hồ đại diện mình liên hệ với các cơ quan có thẩm quyền để thực hiện các công việc sau: đăng ký biến động các thông tin ghi trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; xác nhận tình trạng bất động sản; trích lục, đo đạc, cắm mốc, ký giáp ranh, ký bản mô tả thửa đất; nhận đặt cọc, chuyển nhượng quyền sử dụng đất đối với thửa đất số: 1913, diện tích: 66 m² theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất nêu trên và thực hiện các nghĩa vụ thuế, lệ phí liên quan.

Hồ sơ tài liệu kèm theo gồm có: phiếu yêu cầu công chứng, nội dung yêu cầu công chứng hợp đồng ủy quyền; giấy chứng minh nhân dân của ông Nguyễn Hoàng Phước, giấy chứng minh nhân dân của bà Trần Thị Quỳnh, trích lục kết hôn (bản sao) của ông Phước và bà Quỳnh, hộ khẩu của ông Phước và bà Quỳnh, giấy chứng minh nhân dân, hộ khẩu của ông Nguyễn Hồ, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất số CO587893; số vào sổ cấp GCN: CT30237 do UBND tỉnh Bình Dương ủy quyền Sở tài nguyên và môi trường tỉnh Bình Dương cấp ngày 24/9/2018.

Văn phòng công chứng D đã tiếp nhận yêu cầu của ông Nguyễn Hồ và chứng hợp đồng ủy quyền gồm có 07 Điều và lời chứng của công chứng viên - Văn phòng công chứng D vào ngày 05/01/2021.

2. Nhận xét, đánh giá

Công chứng viên Văn phòng công chứng D, tỉnh Bình Dương đã kiểm tra, hướng dẫn hồ sơ cho ông Nguyễn Hồ theo đúng các trình tự thủ tục quy định tại Điều 40, Điều 41 Luật công chứng 2014, cụ thể:

2.1. Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Sauk hi người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ, Công chứng viên Nguyễn Văn đã tiếp nhận yêu cầu công chứng của ông Nguyễn Hồ, ông Nguyễn Hoàng Phước và bà Trần Thị Quỳnh, bước đầu tiên công chứng viên xác định thẩm quyền công chứng. Công chứng viên xác định thửa đất ông Nguyễn Hồ nhận ủy quyền thuộc thẩm quyền công chứng tại Văn phòng D, tỉnh Bình Dương (Điều 42 Luật công chứng 2014).

Thông qua việc hỏi, trao đổi với ông Nguyễn Hồ, ông Nguyễn Hoàng Phước và bà Trần Thị Quỳnh về yêu cầu công chứng để công chứng viên xác định chính xác yêu cầu công chứng của ông Nguyễn Hồ, ông Nguyễn Hoàng Phước và bà Trần Thị Quỳnh là công chứng hợp đồng ủy quyền.

Khi đã xác định được chính xác yêu cầu của ông Nguyễn Hồ, ông Nguyễn Hoàng Phước và bà Trần Thị Quỳnh công chứng viên hỏi các ông, bà có mang theo những giấy tờ tùy thân và giấy tờ tài sản hay không để xuất trình cho công chứng viên kiểm tra hồ sơ. Ông Nguyễn Hồ, ông Nguyễn Hoàng Phước và bà Trần Thị Quỳnh cung cấp cho công chứng viên những giấy tờ như sau: giấy chứng minh nhân dân của ông Nguyễn Hoàng Phước, giấy chứng minh nhân dân của bà Trần Thị Quỳnh, trích lục kết hôn (bản sao) của ông Phước và bà Quỳnh, hộ khẩu của ông Phước và bà Quỳnh, giấy chứng minh nhân dân, hộ khẩu của ông Nguyễn Hồ, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất số CO587893; số vào sổ cấp GCN: CT30237 do UBND tỉnh Bình Dương ủy quyền Sở tài nguyên và môi trường tỉnh Bình Dương cấp ngày 24/9/2018.

Công chứng viên đã tiến hành kiểm tra bản chính các loại giấy tờ nêu trên mà người yêu cầu công chứng cung cấp và kiểm tra các thông tin có trùng khớp với nhau trên các giấy tờ đồng thời xử lý hồ sơ bằng phương pháp kiểm tra thông tin. Khi đã chứng minh được quyền sử dụng đất không bị ngăn chặn hay đang thực hiện nghĩa vụ về tài sản nên công chứng viên thực hiện bước tiếp theo.

Như vậy, giấy tờ mà người yêu cầu công chứng xuất trình đã đảm bảo yêu cầu công chứng.

- Thấy rằng, công chứng viên tiếp nhận thực hiện theo trình tự thủ tục chung sẽ thực hiện theo Điều 41 Luật Công chứng cụ thể như sau:

- Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ theo quy định tại các điểm a, c, d, đ, khoản 1 và khoản 2, Điều 40 của Luật này và nêu nội dung ý định giao kết hợp đồng, giao dịch. Theo đó, bộ hồ sơ mà người yêu cầu công chứng phải nộp gồm có:

+ Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu;

+ Bản sao giấy tờ tùy thân;

+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao các giấy tờ thay thế mà pháp luật quy định đối với tài sản là đối tượng trong hợp đồng giao dịch;

+ Bản sao các giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng giao dịch.

- Công chứng viên đã thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ của mình theo pháp luật quy định tại điều 17 Luật công chứng đặc biệt là điểm d, khoản 1, điều 17 Luật công chứng về việc đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin tài liệu để thực hiện công chứng.

- Việc công chứng hợp đồng ủy quyền cũng được thực hiện đúng theo quy định của điều 42 Luật công chứng.

- Những quy định của pháp luật liên quan đến ủy quyền cũng được áp dụng đúng quy định pháp luật từ Điều 562 đến Điều 568 của Bộ luật Dân sự 2015.

- Khi có khách hàng đến giao dịch, công chứng viên sẽ hỏi khách hàng đến Văn phòng công chứng để thực hiện giao dịch gì? Từ câu trả lời của khách hàng công chứng viên sẽ căn cứ vào các quy định của Pháp luật mà hướng dẫn cũng như yêu cầu khách hàng xuất trình các giấy tờ cần thiết để thực hiện chính xác yêu cầu của khách hàng.

- Khi khách hàng xuất trình giấy tờ, nếu thấy đầy đủ và đảm bảo để thực hiện yêu cầu của khách hàng thì công chứng viên hướng dẫn khách hàng viết vào Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, văn bản (theo mẫu); công chứng viên kiểm tra, đối chiếu bản chính với các bản sao giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp.

- Đối với các hợp đồng, văn bản được soạn thảo sẵn: công chứng viên kiểm tra tính hợp pháp, thỏa thuận của các bên trong hợp đồng, văn bản có đúng, đầy đủ, rõ ràng theo quy định của pháp luật hay không. Nếu thấy chưa đúng, chưa đầy đủ, không rõ ràng thì công chứng viên sẽ yêu cầu khách hàng điều chỉnh, bổ sung, photo lại sau đó mới tiếp nhận hồ sơ.

- Trường hợp khách hàng yêu cầu Văn phòng công chứng soạn thảo hợp đồng, Văn bản thì công chứng viên hướng dẫn khách hàng viết vào phiếu nội dung thỏa thuận hợp đồng, văn bản những thông tin, thỏa thuận chính trong hợp đồng, văn bản công chứng cho công chứng viên ghi nhận lại để đảm bảo cho việc soạn thảo hợp đồng theo đúng yêu cầu, ý chí của khách hàng.

2.2. Bước 2: Soạn thảo và ký văn bản

Đối với hợp đồng ủy quyền do Văn phòng công chứng D, tỉnh Bình Dương chứng nhận ngày 05/01/2021 thì đây là hợp đồng, văn bản do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng (Điều 41 Luật công chứng 2014). Nội dung, ý định giao kết hợp đồng ủy quyền của ông Nguyễn Hoàng Phước, bà Trần Thị Quỳnh và ông Nguyễn Hồ, giao dịch này xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội.

Thư ký nghiệp vụ sau khi soạn thảo xong in bản thảo chuyển cho người yêu cầu công chứng đọc lại toàn bộ nội dung của văn bản. Thư ký nghiệp vụ in bản chính hợp đồng và kèm toàn bộ hồ sơ chuyển cho công chứng viên kiểm tra, đồng thời mời khách hàng đến trước mặt công chứng viên cùng tiến hành thủ tục ký công chứng. Khi thực hiện thủ tục này công chứng viên sẽ kiểm tra lại thông tin về nhân thân, năng lực hành vi dân sự, ý chí của các bên tham gia ký kết văn bản là như thế nào, người yêu cầu công chứng có đồng ý với toàn bộ nội dung trong văn bản đã được soạn thảo không; nếu tài sản giao dịch đáp ứng được các yêu cầu pháp lý theo quy định của pháp luật, người yêu cầu công chứng đồng ý, không có vấn đề gì nghi ngờ, không có điều khoản nào trong văn bản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội… thì công chứng viên sẽ cho các bên tham gia giao dịch ký tắt vào từng trang hợp đồng, trang cuối cùng của hợp đồng ký và ghi rõ họ tên trước mặt công chứng viên, người làm chứng ghi lời chứng của mình và hỗ trợ ghi rõ họ tên, điểm chỉ vào văn bản công chứng, việc điểm chỉ được tiến hành dưới sự trợ giúp của thư ký nghiệp vụ, sau khi điểm chỉ xong, công chứng viên sẽ đối chiếu dấu vân tay trên hợp đồng với dấu vân tay trên chứng minh nhân dân để xác định chính xác chủ thể tham gia hợp đồng và công chứng viên cũng ký tắt vào từng trang và ký vào trang lời chứng của công chứng viên.

Văn bản công chứng được đánh số thứ tự từng trang. Chữ viết trong văn bản là tiếng Việt và được viết rõ ràng, không viết tắt hoặc dùng ký hiệu, không viết xen dòng, đè dòng, không tẩy xóa, không để trống…

Do thư ký nghiệp vụ soạn thảo hợp đồng nên công chứng viên kiểm tra lại các thông tin, các điều khoản trong dự thảo hợp đồng do người yêu cầu công chứng cung cấp hoặc bản dự thảo văn bản do chính Văn phòng công chứng của mình soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng hoặc kiểm tra dự thảo hợp đồng do khách hàng soạn thảo sẵn để kịp thời phát hiện những sai sót khắc phục kịp thời để tránh gây phiền hà cho người yêu cầu công chứng khi ký hợp đồng hoặc sau khi ký xong mới phát hiện sai sót làm tốn thời gian của người yêu cầu công chứng.

Thực tế cho thấy rằng, việc soạn thảo hợp đồng này do thư ký nghiệp vụ soạn thảo điều này đã giúp giảm tải khối lượng công việc của công chứng viên và đáp ứng nhanh được nhu cầu của người yêu cầu công chứng hiện nay. Về tính pháp lý, sau khi nhân viên nghiệp vụ soạn thảo công chứng viên có kiểm tra lại và khách hàng có đọc lại vì công chứng viên là người chịu trách nhiệm về văn bản công chứng.

Công chứng viên giải đáp các thắc mắc của người yêu cầu công chứng, giải thích cho họ hiểu rõ các quyền và nghĩa vụ liên quan đến văn bản, hậu quả pháp lý của việc ký kết văn bản.

Công chứng viên đã thực hiện đúng trình tự thủ tục công chứng được quy định tại Điều 40, 41 Luật công chứng 2014.

2.3. Bước 3: Ký chứng nhận

Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng và chuyển bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng. Việc làm này của Công chứng viên không những tuân thủ trình tự, thủ tục khi công chứng hợp đồng, giao dịch mà còn có ý nghĩa bảo đảm giá trị chứng cứ. Hợp đồng, giao dịch có giá trị chứng cứ, những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị tòa án tuyên bố vô hiệu.

2.4. Bước 4: Trả kết quả công chứng

Bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng. Văn phòng công chứng D, tỉnh Bình Dương đã thực hiện đúng theo thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng Công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017) và Quyết định số 04/2015/QĐ-UBND ngày 26/02/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương về việc ban hành mức trần thù lao công chứng và thù lao dịch thuật trên địa bàn tỉnh Bình Dương.

2.5. Bước 5: Lưu trữ hồ sơ công chứng

Hồ sơ sau khi được công chứng xong chuyển cho bộ phận tính phí để thu phí, đóng dấu, cho số công chứng và bàn giao cho bộ phận lưu trữ tiến hành thủ tục lưu trữ hồ sơ đã được công chứng. Việc lưu trữ được nhân viên lưu trữ thực hiện theo điều 63, điều 64 Luật công chứng.

Tóm lại, hồ sơ thu thập được tại Văn phòng công chứng D là hồ sơ đã hoàn tất thủ tục công chứng từ khâu tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, vào sổ thụ lý hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ, xử lý hồ sơ, chuẩn bị hồ sơ yêu cầu công chứng, ký công chứng cho đến khâu lưu trữ hồ sơ công chứng đúng theo quy định của Luật công chứng, pháp luật đất đai, Bộ luật Dân sự, Luật hôn nhân và gia đình cùng các Văn bản pháp luật khác có liên quan…

Kết luận:

Ủy quyền là một quan hệ giao dịch phổ biến, tuy nhiên đây cũng là giao dịch dân sự phức tạp đòi hỏi công chứng viên phải rèn luyện kỹ năng ngay từ khi tiếp xúc với khách hàng; vì vậy, công chứng viên cần phải nghiên cứu, nắm vững những quy định của pháp luật để có thể chứng nhận hợp đồng ủy quyền khi có yêu cầu công chứng.

Qua nghiên cứu thực tế hồ sơ đã được công chứng tại Văn phòng công chứng D, tỉnh Bình Dương tôi nhận thấy khi hành nghề công chứng, công chứng viên phải là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 8 của Luật công chứng 2014, được bổ nhiệm để hành nghề công chứng, am hiểu pháp luật, luôn phải tuân thủ theo Hiến pháp, pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt, phải khách quan trung thực, phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản mà mình đã công chứng và phải tuân theo đạo đức hành nghề công chứng, phải có nhiều kinh nghiệm để giải quyết hồ sơ.

Từ tình huống thực tế trên kết hợp với những kiến thức nhận được từ quý thầy cô cũng như từ những nguồn khác (nghiên cứu hồ sơ, đọc các Văn bản pháp luật có liên quan đến việc công chứng…) điều đó sẽ tạo điều kiện cho tôi trong lĩnh vực công chứng sau này. Tất cả những điều này sẽ giúp tôi rất nhiều trong việc hoàn thành tốt công việc của mình nói riêng cũng như góp phần đưa nghề công chứng trở nên hoàn hảo hơn dưới góc nhìn của người dân, của những nhà làm luật nói chung nhằm hướng đến một cuộc sống văn minh, hiện đại và tốt đẹp hơn trong khuôn khổ tuân theo Hiến pháp và pháp luật.

CHƯƠNG 3: NHỮNG KINH NGHIỆM NGHỀ NGHIỆP RÚT RA, KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT VỀ VIỆC HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT ĐỐI VỚI HỆ THỐNG PHÁP LUẬT LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC CÔNG CHỨNG

1. Kinh nghiệm thu nhận được từ quá trình thực tập

Trong quá trình thực tập, bản thân đã học tập và đúc kết được một số kinh nghiệm như sau:

- Kinh nghiệm trong quá trình tiếp nhận hồ sơ công chứng: Cần phải nắm vững về trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, từ đó tự xây dựng riêng cho bản thân một quy trình tiếp nhận hồ sơ một cách hiệu quả, nhanh chóng nhưng vẫn phải đảm bảo được các yếu tố sau:

+ Xác định chính xác yêu cầu công chứng: điều này được thực hiện dựa trên việc lắng nghe, đặt câu hỏi liên quan để xác định ý định giao kết hợp đồng của người yêu cầu công chứng, đồng thời cũng thông qua đó để nhìn nhận sự tự nguyện trong việc giao kết hợp đồng, giao dịch tránh tình trạng người yêu cầu công chứng bị lừa dối, ép buộc hoặc giao kết hợp đồng, giao dịch giả tạo;

+ Xem xét tính xác thực, tính hợp pháp hồ sơ yêu cầu công chứng: bên cạnh việc kiểm tra tính nhất quán của thông tin trên các loại giấy tờ liên quan, cần phải quan tâm, xem xét các giấy tờ này có được cấp theo đúng thẩm quyền luật định hoặc có phải giấy tờ giả mạo hay không, đảm bảo tính xác thực là người thật, việc thật khi tiến hành các hoạt động công chứng;

- Kinh nghiệm trong quá trình tiếp xúc với người yêu cầu công chứng: bản thân đã đúc kết cho mình nhiều kinh nghiệm quý báu qua thực tiễn tiếp xúc với người yêu cầu công chứng, cụ thể: về thái độ niềm nở, lịch sự đối với người yêu cầu công chứng; về tác phong gần gũi, chuyên nghiệp; sự biết lắng nghe và nắm bắt được mong muốn, nguyện vọng, nhu cầu của người yêu cầu công chứng để từ đó có được định hướng trọng tâm cho việc giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu về các quy định liên quan đến hồ sơ công chứng giúp người yêu cầu công chứng hiểu và làm đúng các hợp đồng, giao dịch mà người yêu cầu công chứng hướng đến. Đồng thời qua đó, bản thân cũng đã xây dựng được cho mình kỹ năng ứng xử khéo léo, mềm mỏng, biết kiềm chế và làm chủ cảm xúc, giữ được trạng thái nhã nhặn, bình tĩnh khi tiếp xúc với người yêu cầu công chứng nóng tính, tránh trường hợp người yêu cầu công chứng có các phản ứng gay gắt, không hài lòng khi tham gia hoạt động công chứng;

- Kinh nghiệm trong việc phân biệt giấy tờ thật, giả: trau dồi, đúc kết được cho mình một số kinh nghiệm nhận dạng giấy tờ thật, giả; ghi nhớ được một số đặc điểm được quy định riêng cho từng loại giấy tờ cá biệt (một số đặc điểm cấp chứng minh nhân dân, quy tắc cấp căn cước công dân, đặc trưng của các loại giấy đăng ký xe, mã số xe từng tỉnh, thành phố,…) để phục vụ tốt cho việc nhận biết tính hợp pháp của giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Khi người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính giấy tờ, bằng kỹ năng nhận biết thông qua những đặc điểm riêng biệt, đồng thời sử dụng các phương tiện, công cụ hỗ trợ như: máy soi, đèn chiếu, kính lúp,…, để cẩn thận kiểm tra, soi xét, đánh giá và nhận ra điều bất thường trong màu sắc, ký hiệu, phương thức in ấn, mộc dấu, chữ ký, từ đó phân biệt, nhận dạng được giấy tờ thật, giả.

- Kinh nghiệm trong việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch: sử dụng thành thạo phần mềm công chứng và phần mềm khác có liên quan (Master, phần mềm liên thông công chứng) để có thể kiểm tra kỹ các thông tin ngăn chặn; luyện tập kỹ năng đánh máy sao cho tốc độ đánh máy nhanh, chính xác; sau khi soạn thảo xong cần kiểm tra cẩn thận lại các thông tin đương sự, tài sản, nội dung cũng như lỗi kỹ thuật đảm bảo văn bản được chính xác, đầy đủ các thông tin và nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch;

- Kinh nghiệm lưu trữ hồ sơ công chứng: sắp xếp thành phần hồ sơ công chứng; phân biệt, kiểm tra đầy đủ các thông tin trên hợp đồng, giao dịch đúng quy định của luật công chứng và tiến hành đánh bút lục từng trang, đảm bảo thông tin trong hồ sơ lưu trữ rõ ràng, chính xác, liên tục; phân loại, sắp xếp hồ sơ công chứng theo thứ tự thời gian hoặc theo nhóm, loại hợp đồng, giao dịch đảm bảo hồ sơ công chứng gọn gàng, khoa học thuận tiện trong việc tra cứu, quản lý hồ sơ công chứng về sau.

2. Khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực tập và đề xuất, kiến nghị

2.1. Khó khăn, vướng mắc

2.1.1. Rủi ro đến từ Hợp đồng ủy quyền

Trong quá trình tập sự hành nghề công chứng, đại diện theo ủy quyền là một vấn đề thường xuyên gặp phải và thường tồn tại dưới hình thức “Hợp đồng ủy uyền”. Đây là hồ sơ yêu cầu công chứng tồn tại rất nhiều rủi ro, khi tiềm ẩn dưới lớp vỏ ủy quyền này là vô vàn các loại hợp đồng, giao dịch khác: chuyển nhượng đất, mua bán nhà, vay nặng lãi,..., các bên tham gia Hợp đồng ủy quyền cố tình che dấu sự thật một cách tinh vi để qua mặt công chứng viên khi thực hiện hợp đồng, giao dịch giả tạo trái quy định pháp luật này. Bên cạnh đó, “Hợp đồng ủy uyền” còn mang đến rủi ro trong việc xác định hiệu lực của hợp đồng, đây cũng là một vấn đề khó khăn khi điểm d và điểm đ, Khoản 3, Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015 quy định: Đại diện theo ủy quyền chấm dứt trong trường hợp: “người được đại diện hoặc người đại diện đơn phương chấm dứt thực hiện việc ủy quyền; người được đại diện, người đại diện là cá nhân chết; người được đại diện, người đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại”, trong khi đó tại thời điểm công chứng, việc xác định người ủy quyền còn sống hay đã chết; hợp đồng ủy quyền đã bị đơn phương chấm dứt trước đó hay không là vô cùng khó, điều này dẫn đến rất nhiều rủi ro cho Công chứng viên khi công chứng hồ sơ có đại diện theo ủy quyền.

2.1.2. Vướng mắc trong hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản được cấp cho hộ gia đình

+ Chủ thể tham gia giao dịch khi thực hiện quyền chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản được cấp cho hộ gia đình: Bộ luật dân sự và Luật đất đai quy định không thống nhất về vấn đề này, cụ thể: theo quy định tại khoản 2, Điều 212 Bộ luật dân sự 2015 thì việc chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản chung của hộ gia đình là người thành niên có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, quy định này đã loại trừ các thành viên chưa thành niên (dưới 18 tuổi) khi tham gia giao dịch. Trong khi đó, theo quy định tại Điều 64 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014 được hướng dẫn chi tiết tại Điều 14 Thông tư 02/2015/TT-BTNMT ngày 27/01/2015 về Luật Đất Đai thì chủ thể tham gia giao dịch này là tất cả các thành viên trong hộ gia đình được cấp đất, tất cả các thành viên ở đây được hiểu là bao gồm cả các thành viên chưa thành niên (dưới 18 tuổi). Như vậy, vấn đề đặt ra là người chưa thành niên có được tham gia việc chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản được cấp cho hộ gia đình hay không? nên áp dụng quy định của Bộ luật dân sự hay Luật đất đai?

+ Căn cứ xác định thành viên hộ gia đình: Khoản 29, Điều 3, Luật đất đai 2013 quy định: “Hộ gia đình sử dụng đất là những người có quan hệ hôn nhân, huyết thống, nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật về hôn nhân và gia đình, đang sống chung và có quyền sử dụng đất chung tại thời điểm được Nhà nước giao đất, cho thuê đất, công nhận quyền sử dụng đất; nhận chuyển quyền sử dụng đất” nhưng quy định này lại chỉ đưa ra khái niệm chung chung, chưa quy định rõ tiêu chí xác định thành viên hộ gia đình. Trong khi hộ khẩu không phải là căn cứ chặt chẽ để xác định thành viên hộ (thực tế cho thấy có rất nhiều Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ghi cấp cho hộ ông A, hộ bà B…nhưng sổ hộ khẩu gia đình vào thời điểm cấp đất có nhiều người đăng ký thường trú với quan hệ là con dâu, con rễ, ở nhờ,…), nhưng pháp luật lại không quy định căn cứ nào khác do vậy công chứng viên khi giải quyết hồ sơ vẫn phải đắn đo, giải quyết theo niềm tin nội tâm dựa trên những căn cứ bấp bênh và không có quy định pháp luật rõ ràng.

+ Cơ quan có thẩm quyền xác định thành viên hộ gia đình: pháp luật chưa quy định rõ cơ quan nào có thẩm quyền trong việc xác định thành viên hộ gia đình: là cơ quan cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hay cơ quan Công an nơi cấp hộ khẩu. Trên thực giải quyết hồ sơ, ngoài việc căn cứ vào sổ hộ khẩu thì Công chứng viên còn căn cứ vào Giấy xác nhận thành viên hộ gia đình do UBND cấp xã thực hiện. Tuy nhiên, vì chưa có quy định pháp luật cụ thể nên hiệu lực cũng như tính xác thực của Giấy xác nhận thành viên hộ do UBND cấp xã thực hiện còn là một vấn đề cần phải cân nhắc.

2.1.3. Ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng

Khoản 2 Điều 48 Luật Công chứng quy định “Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký. Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào”. Quy định này vẫn chưa bao quát hết trường hợp nếu người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch bị cụt cả hai bàn tay không thể ký được và cũng không thể điểm chỉ được thì công chứng viên sẽ phải giải quyết tình huống này như thế nào khi mà Luật Công chứng vẫn chưa quy định cho trường hợp này. Do đó, đây được xem là “khoảng trống” trong quy định của Luật Công chứng.

2.1.4. Công chứng ngoài trụ sở trong trường hợp có lý do chính đáng chưa được quy định, giải thích cụ thể tại khoản 2, Điều 44, Luật Công chứng 2014

Việc công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện theo quy định tại khoản 2, Điều 44, Luật Công chứng 2014: “Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng”. Trường hợp nào được xem là “có lý do chính đáng” thì hiện nay vẫn chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể, nên trong thực tế việc áp dụng còn gặp nhiều khó khăn. Việc chấp nhận lý do có chính đáng hay không hoàn toàn là ý chủ quan của công chứng viên, dẫn đến tình trạng công chứng ngoài trụ sở một cách tùy tiện và cạnh tranh không lành mạnh trong hoạt động công chứng.

2.2 Giải pháp, đề xuất, kiến nghị

- Kiến nghị Bộ Công an, UBND tỉnh Bình Dương, Sở Tài nguyên và Môi trường, cơ quan hộ tịch tại địa phương xây dựng, bổ sung, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu về bất động sản, thông tin hộ tịch và liên thông với Cơ sở dữ liệu công chứng của Sở Tư pháp nhằm đảm bảo cho công tác quản lý nhà nước về công chứng được hiệu quả, tạo thuận lợi cho việc tra cứu và xác thực thông tin người yêu cầu công chứng, thông tin về bất động sản khi hoạt động công chứng để tránh các rủi ro không đáng có;

- Công chứng viên cần nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng hành nghề, trách nhiệm và cái tâm của nghề để nhận ra các dấu hiệu bất thường của giao dịch liên quan đến hợp đồng giả cách, giả mạo giấy tờ, giả mạo người yêu cầu công chứng. Tổ chức các kì thi kiểm tra năng lực hàng năm để đánh giá trình độ, nghiệp vụ của công chứng viên;

- Góp ý dự thảo, sửa đổi, bổ sung quy định pháp luật để có sự nhất quán trong quy định về chủ thể tham gia việc chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản được cấp cho hộ gia đình. Bên cạnh đó, cần có cơ chế ghi nhận về chủ thể: như ghi nhận thành viên của hộ gia đình trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc cơ quan có thẩm xác định thành viên hộ gia đình để Công chứng viên dễ dàng xác định được chủ thể và đối tượng ký kết hợp đồng, giao dịch; đồng thời ngoài việc quy định khái niệm về thành viên hộ gia đình theo Khoản 29, Điều 3, Luật đất đai nên bổ sung, quy định thêm căn cứ khác để xác định cụ thể số lượng thành viên hộ gia đình nhằm bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp cho các thành viên hộ gia đình, tránh việc bỏ sót khi họ thực hiện các quyền của người sử dụng đất.

- Kiến nghị có chế tài xử lý nghiêm khắc hơn, triệt để hơn nữa đối với các trường hợp người yêu cầu công chứng cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; giả mạo giấy tờ, giả mạo chủ thể để công chứng hợp đồng, giao dịch. Đồng thời giữa các tổ chức hành nghề công chứng cần có sự phối hợp với nhau và cùng phối hợp với cơ quan công an để quán triệt trong việc xử lý, thông báo, thông tin rộng rãi kết quả xử lý, thủ đoạn làm giả,... để răn đe, phòng ngừa;

- Tiếp tục xây dựng, bổ sung, hoàn thiện hệ thống pháp luật công chứng nói riêng và pháp luật có liên quan nói chung, kết hợp với công tác phổ biến, tuyên truyền, giáo dục pháp luật cho các ban, ngành, cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận thức đúng về hoạt động và nghề công chứng.

Mặc dù có nhiều cố gắng trong việc tìm hiểu về nội dung, các ý kiến nhận xét, đánh giá. Tuy nhiên với kiến thức, tầm nhìn còn bị hạn chế và thời gian hạn hẹp nên bài viết không tránh khỏi còn nhiều sai sót. Do vậy, tôi rất mong nhận được những ý kiến đánh giá của Quý thầy cô, của các bạn học viên cùng lớp và của những ai quan tâm đến vấn đề này để rút kinh nghiệm trong nghiên cứu và thực hiện bài viết hoàn thiện hơn.

Qua đây cho phép tôi được gửi lời cám ơn đến Học viện tư pháp, các Thầy Cô đã giảng dạy và gửi lời chân thành cảm ơn đến Trưởng Văn phòng công chứng D, công chứng viên và đội ngũ nhân viên của Văn phòng công chứng D đã tạo điều kiện cho tôi có cơ hội đi thực tập tại Văn phòng công chứng theo lịch của Học viên tư pháp đề ra và giúp tôi có tiếp thu rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn sau những kiến thức căn bản trên lý thuyết để thực hiện bài bình luận này.

TÀI LIỆU THAM KHẢO