Cấp bản sao văn bản công chứng

1. Các trường hợp cấp bản sao 

Theo quy định tại Điều 65 Luật Công chứng 2014: 

"1. Việc cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền trong các trường hợp được quy định tại khoản 3 Điều 64 của Luật này;

b) Theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

2. Việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó thực hiện."

Vậy việc cấp bản sao văn bản công chứng được cấp trong các trường hợp sau:

+ Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền: phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng. Cần lưu ý rằng, riêng đối với chủ thể là cơ quan nhà nước có thẩm quyền này, khi có yêu cầu, thì tổ chức hành nghề công chứng không chỉ có nghĩa vụ cung cấp bản sao văn bản công chứng mà còn có nghĩa vụ cung cấp cả bản sao các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng;

+ Theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch;

+ Theo yêu cầu của người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

2. Thủ tục cấp bản sao

Với các quy định tại Nghị định số 29/2015/NĐ-CP, Thông tư số 06/2015/TT-BTP và Thông tư số 08/2023/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng 2014 thì chưa có hướng dẫn cụ thể về thủ tục cấp bản sao văn bản công chứng. Tuy nhiên, hoàn toàn có thể áp dụng quy định tại Thông tư số 11/2011/TT-BTP hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng (hướng dẫn đối với Luật Công chứng 2006) để thực hiện thủ tục cấp bản sao văn bản công chứng.

Theo quy định tại Điều 13 Thông tư số 11/2011/TT-BTP: 

"1. Cá nhân, tổ chức theo quy định tại khoản 1 Điều 55 của Luật Công chứng có quyền đề nghị tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng cấp bản sao văn bản công chứng.

2. Cá nhân đề nghị cấp bản sao văn bản công chứng phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu. Tổ chức đề nghị cấp bản sao văn bản công chứng phải xuất trình giấy tờ chứng minh là người đại diện hợp pháp của tổ chức đó.

3. Tổ chức hành nghề công chứng cấp bản sao văn bản công chứng trên cơ sở bản chính mà tổ chức mình đang lưu trữ. Bản sao văn bản công chứng phải được đóng dấu “bản sao” vào từng trang tại chỗ trống phía trên bên phải của bản sao đó, cuối bản sao văn bản công chứng ghi rõ ngày tháng năm cấp bản sao, có chữ ký của Trưởng Phòng công chứng hoặc Trưởng Văn phòng công chứng và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng; nếu bản sao văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

4. Việc cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện ngay trong ngày tiếp nhận đề nghị cấp bản sao văn bản công chứng."

Cụ thể như sau:

+ Cá nhân đề nghị cấp bản sao văn bản công chứng phải xuất trình giấy tờ tùy thân, tổ chức đề nghị cấp bản sao văn bản công chứng phải xuất trình giấy tờ chứng minh là người đại diện hợp pháp của tổ chức đó;

+ Tổ chức hành nghề công chứng cấp bản sao văn bản công chứng trên cơ sở bản chính đang lưu trữ. Bản sao văn bản công chứng phải được đóng dấu “bản sao” vào từng trang tại chỗ trống phía trên bên phải của bản sao đó, cuối bản sao văn bản công chứng ghi rõ ngày, tháng, năm cấp bản sao, có chữ ký của người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng; nếu bản sao văn bản công chứng có từ 02 trang trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. 

Nguyễn Ngọc