Công chứng liên quan đến các tổ chức kinh tế

Đặc thù của các tổ chức này là có mục đích hoạt động gắn liền với mục đích lợi nhuận, nó là chủ thể của giao dịch dân sự và hoạt động kinh doanh, thương mại. Ngoài chịu sự điều chỉnh của Bộ luật Dân sự, loại chủ thể này còn chịu sự điêu chỉnh của Luật Doanh nghiệp, Luật Thương mại và các quy định khác liên quan lĩnh vực kinh doanh mà tổ chức tham gia như Luật Kinh doanh bất động sản, Luật Các tổ chức tín dụng, Luật Chứng khoán... 

Hiện nay, chúng ta có các loại công ty như: Công ty cổ phần, Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, Công ty hợp danh và Doanh nghiệp tư nhân. Tính chất phức của loại chủ thể này ở 02 vấn đề mà công chứng viên còn lúng túng là: phạm vi lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp cũng như việc doanh nghiệp có được tham gia các giao dịch dân sự mà không liên quan đến những ngành nghề đăng ký kinh doanh hay không; Những ràng buộc khác ở các luật chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực kinh doanh có điều kiện mà khi giao dịch doanh nghiệp phải tuân theo.
 
Theo Điều 8 của Luật Doanh nghiệp 2014 về nghĩa vụ của doanh nghiệp hiện nay không còn quy định nghĩa vụ của doanh nghiệp phải: “Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành, nghề đã ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh” như quy định tại Luật Doanh nghiệp 2005 và theo Điều 32 của Luật Doanh nghiệp 2014 quy định rằng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo về việc thay đổi ngành nghề kinh doanh trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi ngành nghề (có thể hiểu thay đổi trước rồi thông báo sau), ngoại trừ kinh doanh ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì chỉ được kinh doanh khi đủ điều kiện, theo quy định tại Điều 17 của Luật Doanh nghiệp về các hành vi bị nghiêm cấm. Vậy không xem là vi phạm pháp luật hoặc nếu doanh nghiệp có vi phạm đi chăng nữa là trách nhiệm hành chính mà không xem là hợp đồng được giao kết trái quy định pháp luật dẫn đến vô hiệu, hay vẫn xem là thuộc trường hợp không được giao kết hợp đồng do công ty không đăng ký ngành nghề có liên quan thì không được giao kết hợp đồng liên quan lĩnh vực đó. 

Trong thực tiễn công chứng chúng ta vẫn chấp nhận cho các doanh nghiệp xác lập các giao dịch mà không liên quan đến ngành nghề đăng ký trừ trường hợp hoạt động đó quy định pháp luật chuyên ngành tại lĩnh vực kinh doanh đó cấm thực hiện. Ví dụ: Công ty cổ phần A đăng ký ngành nghề kinh doanh mua bán phân bón. Công ty cổ phần A giao kết hợp đồng nhận chuyển nhượng 10.000 cổ phần của Công ty cổ phần B do C làm chủ sở hữu thì dù Công ty cổ phần A không đăng ký ngành nghề liên quan đến chuyển nhượng cổ phần, công chứng viên vẫn có thể công chứng Hợp đồng việc đầu tư tài chính nhưng pháp luật không câm Công ty cổ phần A nhận vì nhận chuyển nhượng 10.000 cổ phần từ ông B thì Công ty cổ phần A chuyển nhượng cổ phần. Ngược lại, với ví dụ trên: Công ty cô phân A thay muốn cho ông B vay 1.000.000.000 đồng với lãi suất 1% trên một tháng và được bảo đảm bằng việc thế chấp số cổ phần nêu trên, trong trường hợp này, đa số công chứng viên từ chối công chứng vì cho rằng Công ty có phân A thực hiện hoạt động ngân hàng vi phạm điều cấm của pháp luật theo Điều 8 của Luật Các tổ chức tín dụng năm 2010 về quyền hoạt động ngân hàng:

 “1. Tổ chức có đủ điều kiện theo quy định của Luật này và các định khác của pháp luật có liên quan được Ngân hàng Nhà nước cấp Giấy phép thì được thực hiện một hoặc một số hoạt động ngân hàng tại Việt Nam. 2. Nghiêm cấm cá nhân, tổ chức không phải là tổ chức tín dụng thực hiện hoạt động ngân hàng, trừ giao dịch ký quỹ, giao dịch mua, bán chứng khoán của công ty chứng khoán."

Theo nguyên tắc tự do xác lập giao dịch dân sự mà pháp luật không cấm, về tự do kinh doanh những ngành nghề mà pháp luật không cấm thì doanh nghiệp có quyền xác lập giao dịch không liên quan lĩnh vực đã đăng ký kinh doanh trừ trường hợp đó là giao dịch liên quan đến hoạt động kinh doanh có điều kiện thì họ phải chứng minh mình có đủ điều kiện trước khi xác lập giao dịch liên quan hoạt động kinh doanh có điều kiện. 

Một vấn đề nữa công chứng viên cần quan tâm là cơ cấu tổ chức và phạm vi quyền hạn của cơ quan điều hành doanh nghiệp, hợp tác xã được quy định tại điều lệ, tùy theo giá trị của giao dịch và chủ thể giao dịch với công ty mà khi người đại diện doanh nghiệp giao kết hợp đồng phải được đồng ý của các cơ quan điều hành khác. Nên đối với hồ sơ công chứng hợp đồng mà doanh nghiệp, hợp tác xã là chủ thể thì bên cạnh giấy đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, giấy tờ tùy thân của người đại diện thì cần phải có Điều lệ của tổ chức, các tài liệu chứng minh thẩm quyền đại diện của người đại diện theo Điều lệ là Luật Doanh nghiệp quy định. 

Tổ hợp tác là trường hợp tổ chức không có tư cách pháp nhân được tham gia các giao dịch dân sự. Đây là một loại chủ thể ít gặp trong hoạt động công chứng, theo Điều 101 của Bộ luật Dân sự 2015 thì:

“Trường hợp hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân tham gia quan hệ dân sự thì các thành viên của hộ gia đình, tô hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân là chủ thể tham gia xác lập, thực hiện giao dịch dân sự hoặc ủy quyền cho người đại diện tham gia xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Khi có sự thay đôi người đại diện thì phải thông báo cho bên tham gia quan hệ dân sự biết. 

Trường hợp thành viên của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân tham gia quan hệ dân sự không được các thành viên khác ủy quyền làm người đại diện thì thành viên đó là chủ thể của quan hệ dân sự do mình xác lập, thực hiện.” 

Tổ hợp tác được thành lập một cách đơn giản giữa các cá nhân và có : đích hoạt động là thực hiện công việc nhất định, có thể hiểu tổ hợp tác chỉ có thể là chủ thể tham gia giao dịch liên quan đến công việc được các bên đã thỏa thuận trong hợp đồng hợp tác.

Theo điều luật trên, đại diện của tổ hợp tác thì chủ thể tham gia giao dịch liên quan đến tổ hợp tác phải là tất cả các thành viên của tô hợp tác, trường hợp các thành viên ủy quyền cho một người xác lập, thực hiện giao dịch dân sự thì người này sẽ có tư cách là người đại diện của tổ hợp tác. Cần tru ý rằng, việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản. 

Khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng đối với chủ thể là tổ hợp tác thì công chứng viên phải yêu cầu người đại diện cho tổ hợp tác (tổ trưởng hoặc tổ viên được tổ trưởng ủy quyền) xuất trình giấy tờ tùy thân, văn bản ủy quyền để chứng minh tư cách đại diện, cung cấp hợp đồng hợp tác để xác đinh mục đích hoạt động của tổ hợp tác, văn bản đồng ý của tất cả các tổ viên trong trường hợp pháp luật quy định giao dịch liên quan đến tài sản phải có sự đồng ý của các tổ viên. 

Trong hoạt động công chứng cũng gặp những trường hợp giao dịch của nhóm người cùng có tài sản chung xác lập các giao dịch để quản lý, sử dụng, định đoạt tài sản chung của nhóm người, chủ thể ở đây không phải là tổ hợp tác theo Bộ luật Dân sự, khi đó việc đại diện của nhóm người (nếu có) phải có sự đồng ý của tất cả chủ sở hữu, sử dụng tài sản chung, ví dụ về nhóm người sử dụng đất chung được quy định tại điểm a khoản 2 Điều 167 của Luật Đất đai.