Công chứng ủy quyền đã hợp pháp hoá lãnh sự từ nước ngoài

Theo quy định tại khoản 2 Điều 55 Luật Công chứng năm 2014: “Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền”.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính Phủ quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự: “Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”.

- Theo khoản 1 Điều 78 Luật Công chứng 2014 quy định về việc công chứng của cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài: “Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật này và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao”.

Tại khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch: “1. Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại”.

Như vậy, nếu bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể đến cùng một tổ chức hành nghề công chứng và bên ủy quyền lập hợp đồng ủy quyền từ nước ngoài gửi về và đã được hợp pháp hóa lãnh sự theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì công chứng viên có thể chứng nhận tiếp vào hợp đồng ủy quyền đó cho bên được ủy quyền. 

Theo đó trường hợp 2 bên không thể đến cùng một tổ chức hành nghề công chứng để thực hiện việc công chứng hợp đồng ủy quyền thì họ được liên hệ tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú để làm thủ tục này, mà “nơi cư trú” của công dân bao gồm nơi thường trú và tạm trú theo khoản 1 Điều 11 Luật Cư trú năm 2020 quy định về nơi cư trú của công dân: “Nơi cư trú của công dân bao gồm nơi thường trú, nơi tạm trú”. Do đó, một trong 2 bên có tạm trú ở đâu thì họ cũng được liên hệ tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc ủy quyền của mình. 

Tuy nhiên, cần lưu ý hợp đồng ủy quyền này là giao dịch dân sự có yếu tố nước ngoài vì có thể rơi vào trường hợp được quy định tại khoản 2 Điều 663 Bộ luật Dân sự năm 2015, cụ thể:

“2. Quan hệ dân sự có yếu tố nước ngoài là quan hệ dân sự thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Có ít nhất một trong các bên tham gia là cá nhân, pháp nhân nước ngoài;

b) Các bên tham gia đều là công dân Việt Nam, pháp nhân Việt Nam nhưng việc xác lập, thay đổi, thực hiện hoặc chấm dứt quan hệ đó xảy ra tại nước ngoài;

...”

Như vậy, xem xét thêm nội dung quy định tại Điều 117 Bộ luật Dân sự năm 2015 về điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự dân sự, cần lưu ý những nội dung sau đây khi chứng nhận tiếp vào hợp đồng được đề cập trên:

Thứ nhất, bên ủy quyền tại nước ngoài có năng lực hành vi dân sự, năng lực pháp luật dân sự phù hợp với hợp đồng ủy quyền mà bên ủy quyền đã xác lập không. Theo quy định tại khoản 1 Điều 673 Bộ luật Dân sự năm 2015: “Năng lực pháp luật dân sự của cá nhân được xác định theo pháp luật của nước mà người đó có quốc tịch” và “Năng lực hành vi dân sự của cá nhân được xác định theo pháp luật của nước mà người đó có quốc tịch, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này”. Vậy công chứng viên cần xem xét đến pháp luật nơi bên ủy quyền có quốc tịch để xem xét năng lực pháp luật, năng lực hành vi dân sự của họ và xem xét có phù hợp theo pháp luật Việt Nam để giao dịch dân sự đó có hiệu lực tại Việt Nam hay không.

Thứ hai, cần xem xét đến mục đích và nội dung của hợp đồng ủy quyền có vi phạm điều cấm của luật, trái đạo đức xã hội hay không. Việc đanh giá trên dựa vào khả năng vận dụng tốt quy định pháp luật của công chứng viên để xem xét, đối chiếu từng nội dung được thể hiện trong hợp đồng.

Thứ ba, phải xem xét đến hình thức của hợp đồng mà bên ủy quyền đã lập. Theo quy định tại khoản 7 Điều 683 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định về hợp đồng: “Hình thức của hợp đồng được xác định theo pháp luật áp dụng đối với hợp đồng đó. Trường hợp hình thức của hợp đồng không phù hợp với hình thức hợp đồng theo pháp luật áp dụng đối với hợp đồng đó, nhưng phù hợp với hình thức hợp đồng theo pháp luật của nước nơi giao kết hợp đồng hoặc pháp luật Việt Nam thì hình thức hợp đồng đó được công nhận tại Việt Nam”.

Một số nội dung cần lưu ý:

- Tình trạng hôn nhân của bên ủy quyền: chưa đăng ký kết hôn hay đã kết hôn.

- Nếu đã kết hôn: xét tình trạng tài sản chung hoặc riêng trong thời kỳ hôn nhân (nếu có).

- Xem xét giấy tờ tùy thân, nơi cư trú của bên được ủy quyền: thường trú (cung cấp hộ khẩu), tạm trú (cung cấp sổ tạm trú).

- Bên ủy quyền và bên chứng nhận hợp đồng ở nước ngoài phải ký chữ ký giống nhau vào từng trang của hợp đồng ủy quyền, vì thông thường, các bên chỉ ký vào trang cuối của hợp đồng ủy quyền khi gởi về Việt Nam hoặc ký chữ ký tắt vào các trang đầu, ký chữ ký đầy đủ vào trang cuối có đóng dấu.

- Số lượng bản chính của hợp đồng ủy quyền gởi về: phải từ 02 bản trở lên vì Tổ chức hành nghề công chứng lưu giữ 01 bản, bên nhận ủy quyền giữ từ 01 bản trở lên.

 - Tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam nên soạn sẵn mẫu hợp đồng ủy quyền để bên ủy quyền thực hiện đúng theo mẫu theo quy định của Việt Nam. 

- Thời hạn ủy quyền (thời hạn ủy quyền vượt quá thời hạn sử dụng đất hoặc đất chưa gia hạn thời hạn sử dụng);

-  Khi công chứng các hợp đồng ủy quyền, công chứng viên kiểm tra thời hạn ủy quyền, phạm vi ủy quyền, chủ thể tham gia giao dịch, thẩm quyền chứng nhận hợp đồng ủy quyền và có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia (khoản 1 Điều 55 Luật Công chứng 2014).

Nguyễn Văn Ngọc (sưu tầm)