Những lưu ý khi công chứng hợp đồng mua bán tài sản đấu giá

MỤC LỤC

• Tiếp nhận yêu cầu công chứng
• Xử lý hồ sơ và tham gia cuộc bán đấu giá
• Ký kết và công chứng hợp đồng mua bán tài sản đấu giá
• Lưu trữ hồ sơ công chứng

Khi nhận được yêu cầu công chứng hợp đồng mua bán tài sản đấu giá, công chứng viên cần chú ý những vấn đề sau:

1. Tiếp nhận yêu cầu công chứng

Bảo đảm việc công chứng được chính xác, an toàn thì ngay lập tức bước đầu tiên này, công chứng viên phải đưa ra những yêu cầu cần thiết cho người yêu cầu công chứng, tránh trường hợp tư vấn chuẩn bị hồ sơ không đầy đủ gây phiền hà cho người yêu cầu công chứng

- Kiểm tra hồ sơ: Công chứng hợp đồng mua bán tài sản đấu giá là một trong những các giao dịch mang tính chất đặc thù, không giống như việc mua bán các tài sản thông thường khác. Vì vậy, việc nghiên cứu hồ sơ là hết sức cần thiết, không thể bỏ qua. Để có những yêu cầu cung cấp tài liệu đúng và đủ, công chứng viên phải nắm rõ tất cả các quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động đấu giá, cụ thể: Tài sản bán đấu giá, người có tài sản, tổ chức đấu giá… Công chứng viên không được chủ quan vì cho rằng việc chuẩn bị tài liệu đã được cơ quan thi hành án, tổ chức đấu giá chuẩn bị kỹ trước khi thực hiện đấu giá, cho nên rất nhiều trường hợp công chứng viên chủ quan khi kết thúc cuộc đấu giá, công chứng viên bổ sung hồ sơ pháp lý.

Cũng như các giao dịch khác, công chứng viên lắng nghe người yêu cầu công chứng trình bày những ý chính vụ việc, để xác định những tài liệu pháp lý căn cứ làm hồ sơ công chứng.

- Lập hồ sơ: Theo quy định của pháp luật, công chứng viên có quyền yêu cầu tổ chức bán đấu giá tài sản cung cấp các tài liệu sau:

+ Hồ sơ của tổ chức đấu giá tài sản: Đăng ký kinh doanh; đăng ký mẫu dấu; thẻ đấu giá viên; hợp đồng đấu giá tài sản; quy chế, nội quy đấu giá tài sản; chứng thư thẩm định giá; danh sách khách hàng đủ điều kiện tham gia đấu giá tài sản; công văn đề nghị tham gia cuộc đấu giá và yêu cầu chứng nhận hợp đồng mua bán tài sản đấu giá; biên bản đấu giá (cung cấp sau khi cuộc đấu giá thành); các giấy tờ tài liệu có liên quan khác.

+ Hồ sơ của người có tài sản: giấy tờ, tài liệu chứng minh nguồn gốc tài sản thi hành án; hợp đồng thế chấp tài sản; hợp đồng tín dụng; bản án hoặc quyết định của Tòa án; quyết định thi hành án; quyết định cưỡng chế kê biên tài sản thi hành án; biên bản kê biên tài sản thi hành án.

+ Hồ sơ của người tham gia bán đấu giá tài sản: Giấy tờ tùy thân (như: chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu…); sổ hộ khẩu; phiếu đăng ký tham gia đấu giá; chứng từ nộp tiền.

Sau khi nghiên cứu hồ sơ, công chứng viên cần lập ra danh mục hồ sơ cần thiết, phải sắp xếp theo một trình tự nhất định. Yêu cầu bắt buộc công chứng viên phải tóm tắt được hồ sơ đấu giá, hiểu rõ tại sao chủ sở hữu phải bán tài sản bằng hình thức đấu giá.

Việc lập ra danh mục hồ sơ giúp cho một số công chứng viên không bị lúng túng khi yêu cầu cung cấp tài liệu để lập hồ sơ, tránh trường hợp yêu cầu bổ sung nhiều lần. Một phần do việc mua bán tài sản đấu giá còn quá mới, chưa có yêu cầu công chứng, cho nên chưa có nhiều kinh nghiệm.

2. Xử lý hồ sơ và tham gia cuộc bán đấu giá

Theo quy định của pháp luật về đấu giá, tại cuộc đấu giá, đấu giá viên sẽ là người điều hành chính, công chứng viên chỉ là khách mời tham gia. Nhưng trước khi tham gia cuộc bán đấu giá, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra lại tính pháp lý toàn bộ các tài liệu và thông tin do tổ chức đấu giá cung cấp, như: Hồ sơ tổ chức đấu giá, đấu giá viên, tài sản đấu giá… Trước khi tiến hành cuộc đấu giá, công chứng viên cùng với đấu giá viên nhận dạng khách hàng tham gia đấu giá để bảo đảm đúng người có tên trong danh sách đủ điều kiện tham gia đấu giá.

Trong cuộc đấu giá, công chứng viên phải chứng kiến xem cuộc đấu giá có diễn ra đúng như những tài liệu mà tổ chức đấu giá đã gửi trong hồ sơ yêu cầu công chứng, như: Giá khởi điểm, bước giá…

Khi cuộc đấu giá kết thúc, nên đề nghị cho công chứng viên ký vào biên bản đấu giá tài sản. Vì biên bản đấu giá tài sản là cơ sở pháp lý để người trúng đấu giá và tổ chức đấu giá ký hợp đồng mua bán tài sản đấu giá trong trường hợp đấu giá thành.

3. Ký kết và công chứng hợp đồng mua bán tài sản đấu giá

Sau khi cuộc đấu giá thành, tổ chức đấu giá tài sản và người trúng giá ký kết hợp đồng mua bán tài sản đấu giá. Hợp đồng mua bán tài sản đấu giá là cơ sở pháp lý để người trúng giá nhận bàn giao tài sản đấu giá và để đăng ký quyền sở hữu, sử dụng.

Hợp đồng mua bán tài sản đấu giá có những nội dung chính sau:

+ Tên, địa chỉ của tổ chức đấu giá tài sản;

+ Họ, tên của đấu giá viên điều hành cuộc đấu giá tài sản;

+ Họ, tên, địa chỉ của người có tài sản đấu giá;

+ Họ, tên địa chỉ, số Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của người mua được tài sản đấu giá;

+ Thời gian, địa điểm đấu giá tài sản;

+ Tài sản đấu giá;

+ Giá khởi điểm của tài sản đấu giá;

+ Giá bán tài sản;

+ Thời hạn, phương thức, địa điểm thanh toán tiền mua tài sản;

+ Thời hạn, địa điểm giao tài sản đấu giá cho người mua được tài sản đấu giá phù hợp với hợp đồng đấu giá tài sản, trừ khi các bên liên quan có thỏa thuận khác;

+ Trách nhiệm do vi phạm nghĩa vụ của các bên;

Trước khi ký kết hợp đồng, công chứng viên có nghĩa vụ kiểm tra lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu mà các bên đã nộp. Kiểm tra nhận dạng người trúng đấu giá, đấu giá viên điều hành cuộc đấu giá, giải thích cho người mua được tài sản nội dung hợp đồng, yêu cầu các bên đọc lại dự thảo hợp đồng để bảo đảm nội dung hợp đồng đã phù hợp với ý chí của các bên và phù hợp với quy định của pháp luật.

Sau khi các bên đã đồng ý bản dự thảo hợp đồng, công chứng viên chứng kiến các bên ký kết hợp đồng.

Công chứng viên ký công chứng khi bảo đảm các bên đã làm đầy đủ các trình tự và thủ tục theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ được chuyển qua bộ phận lưu trữ, kế toán - hành chính để thực hiện đóng dấu, thu phí, trả kết quả cho các bên yêu cầu công chứng và lưu trữ hồ sơ.

>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng mua bán tài sản trúng đấu giá

4. Lưu trữ hồ sơ công chứng

Việc lưu trữ được thực hiện ngay sau khi kết thúc giao dịch, để tránh trường hợp mất mát hồ sơ, tài liệu công chứng, khi nộp hồ sơ cho bộ phận lưu trữ, công chứng viên cần kiểm tra lại và có danh mục hồ sơ cho giao dịch. Hồ sơ lưu trữ là chứng cứ pháp lý để bảo vệ cho công chứng viên khi có tranh chấp. Vì vậy, khi tiến hành lưu trữ hồ sơ phải tuân theo những quy định tại Điều 63, Điều 64 Luật công chứng 2014 và các quy định của pháp luật về lưu trữ.