Quy định về sao y bản chính? Chứng thực bản sao từ bản chính?

Mục lục

1. Khái niệm sao y, sao y bản chính

2. Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính là gì?

3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính?

4. Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc

5. Tính pháp lý của bản sao y công chứng

6. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản

7. Sao y bản chính không phải là cấp bản sao từ sổ gốc

8. Bản sao từ bản chính được nhiều nơi yêu cầu có thời hạn tối đa 06 tháng?

1. Khái niệm sao y, sao y bản chính

Về sao y bản chính, văn bản hiện hành đang điều chỉnh lĩnh vực này là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Trên thực tế, thuật ngữ thường được sử dụng trong các văn bản pháp luật không phải là thuật ngữ "Sao y bản chính". Sao y bản chính là cách nhiều người hay sử dụng để nói nôm na cho việc tạo ra một văn bản, tài liệu khác có nội dung và thể thức y hệt bản gốc hoặc bản chính, sử dụng nhiều thành ra quen miệng. Còn nếu chuẩn ngôn ngữ luật thì chỉ có "Sao y" thôi.

Sao y là việc chủ thể thẩm quyền thực hiện việc tạo ra một hoặc nhiều bản sao có đầy đủ nội dung và chính xác như bản gốc hoặc bản chính và tuân theo thể thức, kỹ thuật trình bày luật định. Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, sao y bao gồm các hoạt động sau: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. Trong đó:

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc/bản chính văn bản giấy sang giấy.

- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức (ví dụ như hoạt động scan tài liệu).

Tài liệu để tiến hành sao y bao gồm có hai loại là Bản gốc hoặc Bản chính được tạo ra từ bản gốc. Nhắc đến hai khái niệm Bản gốc và Bản chính, đôi khi chúng ta bị nhầm lẫn đây là cũng một loại tài liệu nhưng trong thực tế công tác văn thư, lưu trữ, đây là hai khái niệm riêng biệt. Cụ thể:

Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có giải thích hai khái niệm này như sau:

- Bản gốc văn bản là bản đầu tiên, là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử. Tức là người có thẩm quyền sẽ chỉ ký một lần trên bản gốc này.

- Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Có thể có nhiều bản chính nhưng chỉ có một bản gốc. Trong bản chính sẽ không có chữ ký "tươi" của người có thẩm quyền mà có khả năng chỉ có dấu. Các bản chính này đều có hiệu lực pháp lý như nhau. Hoạt động tạo các bản sao từ bản chính nêu trên chính là công tác "sao y bản chính" mà chúng ta hay sử dụng.

Trong thực tiễn, sao y là một trong các hoạt động nằm trong nội dung công tác văn thư diễn ra trong nội bộ các cơ quan, đơn vị, tổ chức nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp. 

2. Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính là gì?

Cấp bản sao từ sổ gốc hay chứng thực bản sao từ bản chính, nếu nói bản chất thì hoạt động này cũng không khác gì với "sao y từ bản gốc hay sao y từ bản chính cả". Tuy nhiên, do các lĩnh vực khác nhau nên các thuật ngữ cũng được sử dụng khác nhau. Sao y thường dùng trong công tác văn thư. Còn cấp bản sao hoặc chứng thực bản sao là các hoạt động được thực hiện dựa trên thủ tục hành chính liên quan tới công tác hộ tịch, liên quan đến hộ tịch, hoặc các lĩnh vực công chứng, chứng thực,...

Việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính được hướng dẫn bởi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư 01/2020/TT-BTP. Theo đó, hai hoạt động này được hiểu như sau:

- Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc;

- Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Bản phô tô thực chất là một loại bản sao, được chụp bằng việc sử dụng các công nghệ hiện đại trong lĩnh vực in ấn. Để bản photo có giá trị pháp lý như bản chính cần thực hiện chứng thực bản photo đó. 

Còn trích lục là gì? Trích lục là thuật ngữ được sử dụng trong nhiều thủ tục hành chính như trích lục hộ tịch, trích lục bản án, trích lục hồ sơ. Trích lục hộ tịch là việc cơ quan có thẩm quyền cấp các văn bản nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch (trong đó có trích lục khai sinh). Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính. 

Bản phô tô chứng thực từ bản chính không được gọi là bản sao y. Bản trích lục hộ tịch cũng không phải là bản sao lục hoặc bản trích sao. Bởi các lĩnh vực hoạt động khác nhau nên tên gọi và bản chất của các hoạt động này cũng không giống nhau.

3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính?

- Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Thông tư 01/2020/TT-BTP, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Nếu người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản và không thuộc các trường hợp bản chính không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao theo quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, sau đó thực hiện việc chứng thực theo quy định sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Sau đó ghi số chứng thực theo từng loại giấy tờ được chứng thực; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.

4. Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc

- Chủ thể có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc: cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

- Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc:

+ Chủ thể yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

Nếu người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là không phải là người, tổ chức được cấp bản chính thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.

+ Chủ thể có thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Nếu không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung được yêu cầu cấp bản sao thì phải trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

+ Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh nhân thân và chứng minh quan hệ kèm theo 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.

- Thời hạn thực hiện yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Trường hợp nhận hồ sơ qua đường bưu điện, thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.

5. Tính pháp lý của bản sao y công chứng

Mặc dù một số tổ chức, cơ quan có thể chấp nhận các bản sao giấy tờ chưa qua công chứng. Nhưng thông thường, để xác minh bản sao đó là xác thực, đúng nội dung với bản gốc và được luật pháp bảo vệ khi có tranh chấp hoặc lừa đảo liên quan đến giấy tờ này thì phải được Công chứng viên được cấp phép hành nghề chứng nhận.

Khi thực hiện sao y bản chính giấy tờ, Công chứng viên chỉ yêu cầu xuất trình tài liệu gốc và có thể chứng thực cho bạn mà không cần có mặt chủ sở hữu/ người ký. Ngoài ra, bạn cũng có thể yêu cầu chứng thực hồ sơ gửi qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh. Tuy nhiên, việc công chứng giấy tờ không thể được gửi qua email. Lý do là vì email quá dễ bị ‘giả mạo’, do đó phải được xác minh bằng một số phương tiện bên ngoài như đã nói ở trên.

Tính pháp lý của bản sao y công chứng được quy định rất rõ tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP: “Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

Như vậy, khi phát sinh các giao dịch trên thực tế khi cần phải sử dụng giấy tờ bạn hoàn toàn có thể nộp bản sao y công chứng thay cho bản gốc. Và giá trị pháp lý của những bản sao y này là ngang bằng với bản gốc.

6. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản

Quy trình thực hiện việc sao y bản chính không quá phức tạp, nếu chưa có kinh nghiệm bạn có thể theo sự hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Bước 1: Người yêu cầu sao y xuất trình toàn bộ hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận, huyện hoặc tại Bộ phận tiếp nhận của các Văn phòng công chứng để được hướng dẫn chi tiết, từ thứ hai đến thứ sáu và sáng thứ Bảy (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút).

Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính (hay còn gọi là bản gốc) giấy tờ, văn bản làm cơ sở để các tổ chức, cá nhân có thẩm quyền có thể chứng thực bản sao. 

Bước 2: Người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ trước khi thực hiện chứng thực:

Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì chuyển cho người có thẩm quyền thực hiện chứng thực.

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ theo thể thức yêu cầu thì hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ theo quy định hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.

Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan thực hiện chứng thực không có phương tiện để chụp.

* Trường hợp nộp tại UBND quận/huyện, cán bộ tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ và không thể trả kết quả ngay trong ngày thì người tiếp nhận hồ sơ sẽ viết phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

Bước 3: Người thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao. Nếu nội dung bản sao đúng với bản chính giấy tờ và không thuộc các trường hợp không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:

Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực;

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai;

Trong cùng một thời điểm, có thể chứng thực 01 (một) hoặc nhiều bản sao từ một bản chính giấy tờ, văn bản.

* Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.

Bước 4: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ và đóng lệ phí theo yêu cầu (nếu có).

7. Sao y bản chính không phải là cấp bản sao từ sổ gốc

Có không ít ý kiến cho rằng, sao y bản chính bao gồm bản sao chứng thực từ bản chính và bản sao từ sổ gốc.

Từ đó, lý giải việc công ty có quyền đóng dấu sao y bản chính căn cứ theo Điều 4 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. 

Theo đó, công ty muốn đóng dấu sao y bản chính lên hợp đồng cũng như các giấy tờ khác do doanh nghiệp tự ban hành được quy định cụ thể trong sổ gốc công ty thì có quyền sao y bản chính đó.

Còn đối với các tài liệu, văn bản của công ty khác thì không được phép sao y bản chính.

Tuy nhiên, việc giải thích có điểm chưa hợp lý, theo Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì trình tự cấp bản sao từ sổ gốc, người yêu cầu phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực và cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu.

Sổ gốc phải là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

Như vậy, có thể hiểu, sổ gốc phải do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền lập ra. Do đó, doanh nghiệp không có thẩm quyền lập sổ gốc và đương nhiên cũng sẽ không thể cấp bản sao từ sổ gốc.

Căn cứ vào những điều đã phân tích ở trên, không có quy định cấm các doanh nghiệp sử dụng con dấu sao y bản chính trong nội bộ cũng như với các đối tác (nếu đối tác chấp nhận). Tuy nhiên, giấy tờ có dấu sao y bản chính của công ty không có giá trị chứng thực như bản sao y bản chính của cơ quan có thẩm quyền.

8. Bản sao từ bản chính được nhiều nơi yêu cầu có thời hạn tối đa 06 tháng?

Chưa có văn bản nào quy định bản sao y chứng thực chỉ có hiệu lực trong vòng 6 tháng. Tuy nhiên, dường như có sự truyền miệng và một số nơi áp dụng về thời hạn có hiệu lực của bản sao. Thực tế, một số giấy tờ dễ có những biến động như:

- Giấy CMND hoặc CCCD hết hạn sử dụng;

- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có trang bổ sung để cập nhật biến động;

- Sổ hộ khẩu cũng dễ xảy ra việc cắt hộ khẩu.

Vì vậy dẫn đến ý nghĩ về sáu tháng thời hạn của bản sao để yên tâm hơn. Thực tế có những giấy tờ không thể thay đổi bổ sung điều chỉnh. Ví dụ chứng minh nhân dân hay bằng cấp. Cho nên việc ấn định thời hạn hiệu lực của bản sao là không đúng. Bản sao có ý nghĩa là sự khẳng định của người chứng thực về việc văn bản tài liệu này được sao từ bản chính tại thời điểm được chứng thực.

Nguyễn Văn Ngọc (tổng hợp)