Ứng dụng phần mềm lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện chuyển đổi hồ sơ công chứng dạng giấy thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử đối với các giao dịch công chứng từ ngày 01/01/2026. Các hồ sơ công chứng thực hiện trước ngày 01/01/2026 được chuyển đổi và lưu trữ điện tử theo nhu cầu của Tổ chức hành nghề công chứng đang chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ đó.

2. Hồ sơ công chứng sau khi chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu phải bảo đảm tính chính xác về nội dung so với hồ sơ công chứng giấy; phải được trưởng tổ chức hành nghề công chứng hoặc công chứng viên đã chứng nhận giao dịch đó và tổ chức hành nghề công chứng ký bằng chữ ký số trước khi lưu trữ.

3. Hồ sơ công chứng được lưu trữ điện tử tại cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại khoản 3 Điều 66 Luật Công chứng 2024 song song với việc lưu trữ hồ sơ công chứng giấy.

1. Hồ sơ công chứng điện tử bao gồm: văn bản công chứng điện tử; bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp và bản in các thông tin tổ chức hành nghề công chứng đã khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật; các giấy tờ xác minh, giám định; ảnh người yêu cầu công chứng ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

2. Hồ sơ công chứng điện tử được đánh số thứ tự theo thứ tự thời gian phù hợp với việc thực hiện văn bản công chứng điện tử.

1. Hồ sơ công chứng điện tử được lưu trữ ở dạng thông điệp dữ liệu.

2. Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện theo quy định tại Điều 68 Luật Công chứng. Trường hợp công chứng trực tuyến thì tổ chức hành nghề công chứng nơi khởi tạo giao dịch có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng, thực hiện sửa lỗi kỹ thuật, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt giao dịch, cung cấp bản sao văn bản công chứng và hồ sơ công chứng.

3. Tổ chức hành nghề công chứng có thể thuê dịch vụ lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử theo công nghệ điện toán đám mây nhưng phải bảo đảm các điều kiện kỹ thuật, chịu trách nhiệm về bảo mật, an toàn thông tin, thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật.

4. Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo đảm rằng văn bản công chứng điện tử có thể được tham chiếu khi có yêu cầu hoặc khi yêu cầu của bên thứ ba nhận được sự đồng ý của người tham gia giao dịch hoặc công chứng viên đã chứng nhận văn bản đó.

• Quản lý tài liệu: Bạn có thể lưu trữ tài liệu không giới hạn theo danh mục, siêu dữ liệu và tên khách hàng.
• Tìm kiếm và lập chỉ mục tài liệu – Nhanh chóng định vị tệp bằng chức năng lập chỉ mục và gắn thẻ siêu dữ liệu nâng cao.
• Tải lên nhiều tài liệu cùng lúc – Tải lên nhiều tệp cùng lúc để quản lý tài liệu hiệu quả.
• Quản lý phiên bản tài liệu – Theo dõi và quản lý các thay đổi bằng tính năng kiểm soát phiên bản cho tài liệu.
• Theo dõi kiểm toán tài liệu – Duy trì lịch sử chi tiết về các hoạt động liên quan đến tài liệu để đảm bảo tuân thủ và bảo mật.
• Chia sẻ tài liệu – Chia sẻ tài liệu một cách an toàn với người dùng, vai trò hoặc bên liên quan bên ngoài.
• Kiểm soát truy cập – Xác định và quản lý vai trò người dùng bằng các thiết lập quyền chi tiết.
• Tự động hóa quy trình làm việc – Tự động hóa việc phê duyệt, xem xét và xử lý tài liệu.
• Cập nhật và thông báo theo thời gian thực – Luôn cập nhật thông tin với các cảnh báo tức thời về các hành động liên quan đến tài liệu.
• Chữ ký tài liệu – Ký và xác thực tài liệu kỹ thuật số một cách an toàn.
• Tạo liên kết để yêu cầu tài liệu – Tạo liên kết được bảo vệ bằng mật khẩu để tải tệp bên ngoài lên.
• Lưu trữ đám mây (AWS S3 & Cloudflare R2) – Lưu trữ và quản lý tài liệu trong môi trường đám mây an toàn.
• Chia sẻ tài liệu thông qua liên kết – Cho phép chia sẻ bên ngoài bằng liên kết truy cập an toàn, có giới hạn thời gian.
• Trình xem tài liệu – Xem trước và xem tài liệu trực tiếp trong hệ thống.
• Lên lịch nhắc nhở – Đặt lời nhắc tự động cho các hành động liên quan đến tài liệu, thời hạn hoặc phê duyệt.
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ – Sử dụng hệ thống bằng nhiều ngôn ngữ cho cơ sở người dùng toàn cầu.

https://quanlytailieu.net

Tên người dùng: admin@gmail.com
Mật khẩu: 123456

    Tên người dùng: khach@gmail.com
    Mật khẩu: 123456

Hệ thống cung cấp các tùy chọn lưu trữ linh hoạt như máy chủ cục bộ, AWS S3 hoặc Cloudflare R2 và mã hóa từng tài liệu để bảo mật hàng đầu. Bạn có thể tải lên nhiều tài liệu và chia sẻ chúng với số lượng người dùng hoặc vai trò hệ thống không giới hạn, cấp quyền truy cập có giới hạn thời gian và quyền tải xuống cụ thể.

Ngoài việc chia sẻ tài liệu, nó còn bao gồm các tính năng mạnh mẽ như quản lý người dùng, quyền hàng loạt, xem tài liệu, nhắc nhở, chia sẻ người dùng không đăng ký được bảo vệ bằng mật khẩu và theo dõi kiểm toán. Người dùng hoặc vai trò hệ thống có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với quyền truy cập được kiểm soát và gửi thông báo qua email. Bạn cũng có thể xem trước, tải xuống, bình luận và theo dõi lịch sử phiên bản của tài liệu, thúc đẩy sự cộng tác và minh bạch liền mạch. Khả năng tải lên các phiên bản mới và khôi phục các phiên bản cũ hơn đảm bảo tài liệu vẫn chính xác, trong khi theo dõi lịch sử toàn diện giúp giám sát mọi hành động được thực hiện trên mỗi tệp.

Với khả năng hỗ trợ đa ngôn ngữ và nhiều tính năng, nền tảng của chúng tôi cung cấp giải pháp quản lý tài liệu an toàn, hiệu quả và mang tính cộng tác cho các tổ chức ở mọi quy mô.

Trang Tất cả Tài liệu đóng vai trò là trung tâm tập trung để người dùng sắp xếp, chia sẻ và quản lý tài liệu của họ một cách hiệu quả. Trọng tâm của trang này là Danh sách Tài liệu, hiển thị tất cả các tài liệu có sẵn theo định dạng dễ điều hướng. Người dùng có thể dễ dàng sắp xếp tài liệu của mình theo các tiêu chí như tên hoặc ngày tạo, sử dụng các tùy chọn lọc mạnh mẽ để tinh chỉnh tìm kiếm của họ.

Các tùy chọn lọc này bao gồm tìm kiếm theo tên tài liệu, lọc qua thẻ meta và danh mục, đánh giá trạng thái của tài liệu (ví dụ: Bản nháp hoặc Đã xuất bản), chọn vị trí lưu trữ và thu hẹp kết quả theo ngày tạo.

Đối với việc tạo và cập nhật tài liệu, trang cho phép người dùng Thêm, Xem và Chỉnh sửa Tài liệu một cách liền mạch. Có thể dễ dàng tải lên các tài liệu mới, trong khi các tài liệu hiện có có thể được xem nội dung và siêu dữ liệu của chúng, và chỉnh sửa khi cần. Người dùng cũng có khả năng Gửi Tài liệu qua Email trực tiếp từ trang, tạo điều kiện chia sẻ hiệu quả bằng cách chọn người nhận và thêm tin nhắn được cá nhân hóa.

Để tăng cường chia sẻ tài liệu, nền tảng này bao gồm tính năng chia sẻ tài liệu có Giới hạn thời gian , cho phép người dùng đặt ngày hết hạn để truy cập và cải thiện bảo mật. Ngoài ra, người dùng có thể Tải xuống tài liệu về thiết bị cục bộ của họ để truy cập ngoại tuyến khi cần thiết.

Nền tảng này hỗ trợ cải tiến liên tục và cộng tác với các tính năng như Tải lên phiên bản mới , cho phép người dùng duy trì kiểm soát phiên bản bằng cách tải lên các bản lặp lại được cập nhật của tài liệu. Người dùng có thể tham gia vào các cuộc thảo luận có ý nghĩa bằng cách thêm bình luận vào tài liệu, thúc đẩy sự cộng tác thông qua phản hồi.

Để theo dõi các bản sửa đổi tài liệu, người dùng có thể truy cập tính năng Xem Lịch sử Phiên bản , cung cấp thông tin chi tiết về các thay đổi được thực hiện theo thời gian. Người dùng cũng có thể đặt Nhắc nhở cho các tài liệu cụ thể, đảm bảo họ được thông báo về các thời hạn quan trọng hoặc ngày xem xét.

Đối với những trường hợp tài liệu không còn cần thiết nữa, tính năng Xóa tài liệu cho phép xóa vĩnh viễn, giữ cho kho lưu trữ tài liệu được sắp xếp hợp lý. Cuối cùng, người dùng có thể chia sẻ tài liệu một cách an toàn với những cá nhân không có tài khoản bằng cách tạo liên kết cho phép truy cập vào Người dùng ẩn danh , hoàn chỉnh với bảo vệ bằng mật khẩu để tăng thêm tính bảo mật.

Nhìn chung, Tất cả trang tài liệu được thiết kế để nâng cao trải nghiệm của người dùng, hợp lý hóa quy trình làm việc với tài liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác, biến nó thành một công cụ vô giá để quản lý tài liệu hiệu quả.

Tạo quy trình làm việc tùy chỉnh dựa trên yêu cầu của tổ chức bạn. Xác định các bước và chuyển đổi để tự động hóa việc phê duyệt, đánh giá và xử lý tài liệu. Trong quá trình chuyển đổi, hệ thống có thể tự động thêm chữ ký và tải lên các phiên bản tài liệu mới , đảm bảo vòng đời tài liệu có cấu trúc và có thể kiểm tra được.

Ký và xác thực tài liệu kỹ thuật số bằng tính năng Chữ ký tài liệu . Người dùng có thể thêm chữ ký điện tử vào tài liệu, đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của tài liệu. Tính năng này tăng cường tính bảo mật và tuân thủ của tài liệu bằng cách cung cấp phương pháp an toàn để xác minh tính hợp lệ của tệp.

Dễ dàng tải lên nhiều tài liệu cùng lúc, giảm công sức thủ công và cải thiện hiệu quả. Tự động gán siêu dữ liệu và xử lý hàng loạt để quản lý tài liệu liền mạch.

Tìm kiếm sâu cho phép tìm kiếm toàn văn mạnh mẽ trên nhiều loại tài liệu khác nhau, cho phép người dùng tìm thông tin cụ thể bên trong cả tệp dạng văn bản và dạng hình ảnh. Các định dạng tệp được hỗ trợ bao gồm:

• Tài liệu Word (DOC, DOCX)
• PDF
• Tập tin Notepad (TXT)
• Bài thuyết trình PowerPoint (PPT, PPTX)
• Tệp hình ảnh (.tif, .tiff, .png, .jpg, .jpeg, .bmp, .pbm, .pgm, .ppm)
• Bảng tính Excel (XLS, XLSX)

Tính năng này đảm bảo bạn có thể nhanh chóng tìm thấy nội dung có liên quan ngay cả trong các tài liệu và hình ảnh được quét, giúp bạn dễ dàng truy xuất và sắp xếp thông tin trên toàn bộ thư viện tài liệu.

Tính năng Thêm tài liệu trong Hệ thống quản lý tài liệu cho phép bạn tải lên và lưu trữ nhiều định dạng tệp, mang lại sự linh hoạt trong cách bạn quản lý và sắp xếp tài liệu của mình. Hệ thống hỗ trợ tệp PDF, tài liệu Word (Docs), bảng tính Excel, bản trình bày PowerPoint (PPT), tệp âm thanh, tệp video, hình ảnh, tệp văn bản thuần túy và tài liệu CSV (Giá trị phân cách bằng dấu phẩy). Điều này đảm bảo rằng bạn có thể lưu trữ nhiều loại nội dung khác nhau, bao gồm thông tin văn bản, tệp đa phương tiện và dữ liệu có cấu trúc.

Trang Chỉ định tài liệu là giao diện thân thiện với người dùng cho phép tất cả người dùng xem và tương tác với các tài liệu được giao cho họ. Khi vào trang, người dùng sẽ thấy danh sách toàn diện các tài liệu được giao cụ thể cho họ, cung cấp một cách có tổ chức để theo dõi trách nhiệm và nhiệm vụ của họ

Để tăng cường khả năng sử dụng, người dùng có thể Tìm kiếm Tài liệu bằng nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm Tên, Thể loại, Thẻ Meta, Trạng thái và Loại Lưu trữ. Chức năng tìm kiếm mạnh mẽ này cho phép người dùng nhanh chóng tìm thấy các tài liệu có liên quan, giúp quy trình trở nên hiệu quả và hợp lý.

Mỗi tài liệu trong danh sách bao gồm các tùy chọn cho người dùng Xem và Thêm Bình luận. Tính năng này khuyến khích sự cộng tác, cho phép người dùng tương tác với nội dung và cung cấp phản hồi hoặc thông tin chi tiết về các tài liệu họ được giao.

Đối với người dùng có quyền phù hợp, các tùy chọn bổ sung sẽ nâng cao trải nghiệm quản lý tài liệu. Họ có thể Thêm Tài liệu vào danh sách, tích hợp các tệp mới một cách liền mạch vào quy trình làm việc của họ. Người dùng cũng có thể tạo Liên kết có thể chia sẻ , giúp dễ dàng chia sẻ tài liệu với người khác trong khi vẫn duy trì quyền kiểm soát quyền truy cập.

Hơn nữa, người dùng có thể thiết lập Nhắc nhở cho các tài liệu cụ thể, đảm bảo họ được thông báo về các thời hạn quan trọng hoặc hành động cần thực hiện. Trang này cũng có tùy chọn Lịch sử phiên bản, cho phép người dùng theo dõi các thay đổi của tài liệu theo thời gian, điều này rất quan trọng để duy trì tính chính xác và trách nhiệm giải trình.

Cuối cùng, Danh sách nhắc nhở chuyên dụng cung cấp cho người dùng tổng quan về tất cả các thông báo sắp tới, giúp họ luôn ngăn nắp và hoàn thành nhiệm vụ của mình. Tóm lại, Chỉ định trang tài liệu không chỉ cho phép người dùng xem và tương tác với các tài liệu được giao mà còn trang bị cho họ các công cụ thiết yếu để nâng cao năng suất và cộng tác, biến nó thành một phần không thể thiếu của việc quản lý tài liệu hiệu quả.

Trang chia sẻ tài liệu cung cấp giao diện toàn diện để quản lý tài liệu được chia sẻ giữa người dùng và vai trò. Nó cho phép bạn chia sẻ tài liệu dễ dàng với những người dùng cụ thể hoặc vai trò được xác định trong tổ chức của bạn, hợp lý hóa việc cộng tác và quản lý quyền truy cập. Bạn có thể thiết lập các khoảng thời gian cụ thể để chia sẻ tài liệu, đảm bảo rằng quyền truy cập chỉ được cấp trong một khoảng thời gian xác định để tăng cường bảo mật. Nền tảng này cũng cung cấp cho bạn quyền kiểm soát đối với quyền tải xuống, cho phép bạn quyết định xem người nhận có thể tải xuống tài liệu được chia sẻ hay không.

Ngoài ra, hệ thống tự động gửi thông báo qua email cho người dùng khi một tài liệu được chia sẻ, giúp mọi người được thông báo và tạo điều kiện cho hành động nhanh chóng. Bạn có thể xem danh sách chi tiết các tài liệu được chỉ định cho người dùng hoặc vai trò, bao gồm thông tin như việc có được phép tải xuống hay không, người dùng hoặc vai trò cụ thể có quyền truy cập, địa chỉ email của họ, loại người dùng hoặc vai trò và ngày bắt đầu và ngày kết thúc của thời gian chia sẻ. Trang chuyên dụng này nâng cao hiệu quả và tính bảo mật của việc chia sẻ tài liệu, cung cấp tổng quan rõ ràng về quyền truy cập và tạo điều kiện cho việc giao tiếp hiệu quả giữa những người dùng.

Tạo liên kết an toàn, được bảo vệ bằng mật khẩu để yêu cầu tài liệu từ người dùng bên ngoài. Các tệp đã tải lên được tự động theo dõi và người dùng nhận được thông báo theo thời gian thực để phê duyệt hoặc từ chối. Đảm bảo thu thập tệp an toàn và liền mạch mà không yêu cầu người dùng bên ngoài phải đăng ký.

Tự động hóa các yêu cầu tài liệu trong quy trình làm việc tùy chỉnh bằng cách xác định các bước và chuyển đổi. Người dùng có thể yêu cầu các tài liệu cụ thể từ người dùng nội bộ hoặc bên ngoài, theo dõi phản hồi và đảm bảo tuân thủ. Trong quá trình này, hệ thống có thể thêm chữ ký và tải lên các phiên bản tài liệu mới , đồng thời cập nhật hồ sơ.

Tính năng Liên kết có thể chia sẻ trong Hệ thống quản lý tài liệu cho phép người dùng chia sẻ tài liệu với người dùng không thuộc hệ thống thông qua liên kết an toàn, cung cấp một số điều khiển nâng cao để đảm bảo chia sẻ an toàn. Khi tạo liên kết có thể chia sẻ duy nhất, người dùng có thể Đặt mật khẩu để hạn chế quyền truy cập, đảm bảo rằng chỉ những người nhận được ủy quyền có mật khẩu chính xác mới có thể xem tài liệu. Điều này bổ sung thêm một lớp bảo vệ thiết yếu, đặc biệt là khi xử lý thông tin nhạy cảm.

Ngoài bảo vệ bằng mật khẩu, người dùng có thể xác định Ngày hết hạn cho liên kết, tự động vô hiệu hóa quyền truy cập sau một khoảng thời gian nhất định. Tính năng này ngăn chặn việc truy cập tài liệu trong thời gian dài hoặc ngoài ý muốn, thêm một lớp kiểm soát nữa.

Hệ thống cũng cung cấp tính linh hoạt bằng cách bao gồm Tùy chọn Tải xuống . Điều này cho phép chủ sở hữu tài liệu quyết định xem người nhận có thể Tải xuống Tệp hay chỉ Xem Trực tuyến , dựa trên mức độ truy cập cần thiết.

Các tính năng kết hợp này - bảo vệ bằng mật khẩu, hết hạn liên kết và kiểm soát tải xuống - cho phép chia sẻ an toàn và có thể tùy chỉnh với người dùng bên ngoài. Chúng đảm bảo rằng các tài liệu nhạy cảm được bảo vệ trong khi vẫn tạo điều kiện cho sự cộng tác dễ dàng và có kiểm soát.

Tính năng Phiên bản tài liệu là một thành phần thiết yếu của Trang quản lý tài liệu, cung cấp cho người dùng các công cụ toàn diện để quản lý sự phát triển của tài liệu theo thời gian. Chức năng này cho phép người dùng duy trì lịch sử thay đổi rõ ràng và có tổ chức, đảm bảo rằng các chỉnh sửa và cập nhật quan trọng được theo dõi hiệu quả.

Người dùng có thể Thêm Phiên bản Mới của một tài liệu một cách liền mạch, cho phép họ cập nhật nội dung trong khi vẫn giữ nguyên các lần lặp trước đó. Mỗi lần tải lên một phiên bản mới, phiên bản đó sẽ tự động được ghi lại, cho phép truy cập và quản lý dễ dàng.

Để thuận tiện cho việc giám sát, người dùng có thể Tất cả các phiên bản trong một danh sách chuyên dụng. Danh sách này hiển thị từng phiên bản cùng với các chi tiết chính, chẳng hạn như số phiên bản, ngày tạo và bất kỳ ghi chú có liên quan nào về các thay đổi đã thực hiện.

Khi người dùng cần xem lại nội dung cụ thể, họ có thể Xem Phiên bản Cũ hơn của tài liệu. Khả năng này rất quan trọng để đánh giá các thay đổi và hiểu được sự phát triển của tài liệu theo thời gian.

Nếu phiên bản trước đó được coi là phù hợp hơn, người dùng có thể dễ dàng Khôi phục phiên bản cũ hơn làm tài liệu hiện tại. Tính năng này đảm bảo rằng người dùng có thể quay lại nội dung trước đó khi cần thiết, duy trì tính linh hoạt trong quản lý tài liệu.

Ngoài ra, người dùng có tùy chọn Tải xuống Tài liệu Phiên bản Cũ hơn, cho phép truy cập ngoại tuyến hoặc kiểm tra thêm. Khả năng này đảm bảo rằng các bản sửa đổi quan trọng có thể được giữ lại ngay cả khi tài liệu trải qua những thay đổi đáng kể.

Tóm lại, tính năng Quản lý phiên bản tài liệu cung cấp cho người dùng các công cụ cần thiết để quản lý các thay đổi trong tài liệu một cách hiệu quả, tăng cường khả năng cộng tác và đảm bảo thông tin quan trọng được lưu giữ trong suốt vòng đời của tài liệu.

Tính năng Đường mòn kiểm tra tài liệu cho phép bạn duy trì giám sát toàn diện mọi hoạt động liên quan đến tài liệu. Bạn có thể xem danh sách toàn diện bao gồm thông tin quan trọng như ngày hành động, tên tài liệu, tên danh mục và các hoạt động cụ thể được thực hiện trên mỗi tài liệu, chẳng hạn như tạo, đọc, thêm hoặc xóa quyền, xem và thêm phiên bản. Đường dẫn này cũng chỉ rõ ai đã thực hiện hành động, hành động đó được chỉ đạo cho ai và các vai trò liên quan trong hoạt động đó.

Để tăng cường khả năng sử dụng, dấu vết kiểm toán bao gồm các tùy chọn phân trang và lọc, cho phép bạn lọc danh sách theo tên, danh mục và người dùng. Chức năng này đảm bảo rằng bạn có thể nhanh chóng và hiệu quả định vị các hành động hoặc tài liệu cụ thể, giúp theo dõi các thay đổi và duy trì sự tuân thủ dễ dàng hơn. Với dấu vết kiểm toán mạnh mẽ này, bạn có thể đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và bảo mật trong các quy trình quản lý tài liệu của mình.

Ngoài việc hỗ trợ định dạng tệp đa dạng, hệ thống còn cung cấp tùy chọn thêm tài liệu vào các Loại lưu trữ khác nhau . Bạn có thể chọn các vị trí lưu trữ cụ thể (ví dụ: lưu trữ đám mây, máy chủ cục bộ hoặc ổ đĩa ngoài), cho phép bạn tùy chỉnh tổ chức tài liệu theo sở thích lưu trữ hoặc yêu cầu tuân thủ của mình.

Sau khi tài liệu được tải lên, bạn có thể dễ dàng Chia sẻ Tài liệu với những người dùng hoặc vai trò cụ thể. Tính năng này đảm bảo quyền truy cập được kiểm soát vào tài liệu, cho phép bạn xác định ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc cộng tác trên tài liệu. Chia sẻ dựa trên vai trò cải thiện tính bảo mật và cộng tác bằng cách đảm bảo rằng chỉ những cá nhân hoặc nhóm được ủy quyền mới có quyền truy cập vào các tài liệu nhạy cảm hoặc quan trọng.

Tính năng Thêm tài liệu toàn diện này biến hệ thống thành nền tảng linh hoạt và an toàn để xử lý nhiều định dạng tài liệu, loại lưu trữ và nhu cầu cộng tác khác nhau.

Trang Danh mục tài liệu cho phép người dùng tạo và quản lý danh mục tài liệu trong Hệ thống quản lý tài liệu (QLTL) . Người dùng có thể dễ dàng xác định danh mục mới để sắp xếp tài liệu hiệu quả, đảm bảo cấu trúc thư viện hợp lý và trực quan.

Ngoài ra, trang này còn có tùy chọn thêm danh mục con , cho phép người dùng tạo hệ thống phân loại theo thứ bậc. Tính năng này cho phép tổ chức chi tiết hơn, giúp sắp xếp và định vị tài liệu dễ dàng hơn dựa trên các tiêu chí cụ thể. Bằng cách sử dụng danh mục và danh mục con tùy chỉnh, người dùng có thể nâng cao hiệu quả truy xuất tài liệu và duy trì kho lưu trữ có cấu trúc tốt, phù hợp với nhu cầu tổ chức.

Trang Trạng thái tài liệu cho phép người dùng tạo và quản lý các trạng thái tùy chỉnh cho tài liệu trong Hệ thống quản lý tài liệu (QLTL) . Người dùng có thể dễ dàng xác định các trạng thái mới và chỉ định một màu duy nhất cho từng trạng thái, giúp dễ dàng nhận dạng và phân loại tài liệu trong thư viện chỉ bằng cái nhìn thoáng qua. Tính năng này tăng cường khả năng tổ chức bằng cách cho phép người dùng nhanh chóng phân biệt giữa các trạng thái tài liệu khác nhau, chẳng hạn như "Bản nháp", "Đang xem xét", "Đã phê duyệt" hoặc bất kỳ trạng thái tùy chỉnh nào khác phù hợp với quy trình làm việc của họ. Bằng cách cung cấp hình ảnh trực quan rõ ràng về các trạng thái tài liệu, trang này giúp hợp lý hóa các quy trình quản lý tài liệu và cải thiện hiệu quả chung.

Hệ thống quản lý tài liệu cung cấp tính năng xem trước mạnh mẽ cho phép bạn xem trước liền mạch nhiều loại tệp đã tải lên trực tiếp trong nền tảng. Cho dù bạn đang làm việc với tệp âm thanh, tệp video, hình ảnh, tài liệu văn bản, PDF hay tài liệu Microsoft Office (như Word, Excel và PowerPoint) không khả dụng khi chạy localhost, hệ thống của chúng tôi đều hỗ trợ khả năng xem trước tệp toàn diện. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu tải xuống tệp chỉ để xem chúng, tăng cường sự tiện lợi cho người dùng và cải thiện hiệu quả quy trình làm việc bằng cách cho phép bạn nhanh chóng xem lại tài liệu và phương tiện mà không cần rời khỏi nền tảng.

Tính năng Quản lý người dùng và vai trò cung cấp các công cụ mạnh mẽ để kiểm soát quyền truy cập và quyền trên toàn nền tảng. Các chức năng chính bao gồm:

• Thêm người dùng theo vai trò: Dễ dàng thêm người dùng mới và chỉ định cho họ các vai trò cụ thể dựa trên trách nhiệm của họ trong tổ chức, giúp hợp lý hóa việc quản lý quyền truy cập của người dùng.
• Tạo vai trò mới: Xác định vai trò mới trong hệ thống để phù hợp với các cấp độ truy cập và quyền khác nhau, đảm bảo rằng mỗi người dùng có mức độ kiểm soát và khả năng hiển thị phù hợp.
• Kiểm soát quyền chi tiết: Đối với mỗi người dùng hoặc vai trò, bạn có thể chỉ định các quyền cụ thể để thực hiện nhiều hành động khác nhau trong ứng dụng. Điều này có thể được thực hiện thông qua giao diện thân thiện với người dùng cho phép bạn kiểm soát quyền truy cập vào từng trang hoặc tính năng của hệ thống, đảm bảo rằng người dùng chỉ có thể thực hiện các hành động có liên quan đến vai trò của họ.

Trang Nhật ký kiểm tra đăng nhập cung cấp một bản ghi tập trung về tất cả các hoạt động xác thực trong Hệ thống quản lý tài liệu (QLTL) . Người quản trị có thể theo dõi và xem lại nhật ký chi tiết về tất cả các lần đăng nhập, cả thành công và thất bại, do người dùng thực hiện. Tính năng này cung cấp tổng quan toàn diện về các hoạt động của người dùng, giúp tăng cường bảo mật hệ thống bằng cách xác định các mẫu đăng nhập đáng ngờ hoặc các nỗ lực truy cập trái phép. Với khả năng hiển thị rõ ràng vào các sự kiện xác thực, người quản trị có thể duy trì kiểm soát tốt hơn và bảo vệ hệ thống khỏi các rủi ro bảo mật tiềm ẩn.

Trang Nhắc nhở trong Hệ thống quản lý tài liệu (QLTL) cung cấp tính linh hoạt nâng cao bằng cách cho phép người dùng tạo lời nhắc lặp lại theo các khoảng thời gian khác nhau. Ngoài việc tạo lời nhắc một lần, người dùng có thể lên lịch nhắc nhở định kỳ theo ngày, tuần, tháng, quý, nửa năm hoặc năm . Tính năng này đặc biệt hữu ích để theo dõi các nhiệm vụ và hoạt động liên quan đến thời hạn quản lý tài liệu hoặc trách nhiệm định kỳ, đảm bảo người dùng luôn nắm bắt các sự kiện và mốc quan trọng. Khả năng tùy chỉnh tần suất nhắc nhở cung cấp khả năng kiểm soát và hiệu quả hơn trong việc quản lý các nhiệm vụ liên quan đến tài liệu đang diễn ra.

Bạn có toàn quyền kiểm soát việc quản lý ngôn ngữ thông qua giao diện người dùng trực quan của chúng tôi. Dễ dàng thêm, cập nhật hoặc xóa ngôn ngữ để phù hợp với nhu cầu của bạn. Hơn nữa, bạn có thể tùy chỉnh nhãn trong chính giao diện người dùng, đảm bảo trải nghiệm có thể tùy chỉnh và thích ứng hoàn toàn, phản ánh các yêu cầu riêng của bạn.

http://huongdan.quanlytailieu.net/

Mã nguồn đầy đủ và nhiều tính năng khác

Bạn sẽ nhận được Mã nguồn đầy đủ của Quản lý tài liệu và phiên bản xây dựng cho nhà cung cấp cơ sở dữ liệu MySQL.

• Quản lý tài liệu: Bạn có thể lưu trữ tài liệu không giới hạn theo danh mục hoặc danh mục phụ.
• Tải lên tài liệu: Bạn có thể tải lên PDF, Docs, Excel, PPT, âm thanh, video, mọi loại hình ảnh, văn bản và tài liệu CSV.
• Kiểm soát quyền truy cập tài liệu: Chỉ định tài liệu cho người dùng hoặc vai trò trong khoảng thời gian cụ thể hoặc không giới hạn và thiết lập tùy chọn cho phép tải xuống.
• Theo dõi kiểm toán: Chi tiết tài liệu Theo dõi kiểm toán như Ai được tạo, chỉnh sửa, xem và được cấp quyền cho người dùng hoặc vai trò nào.
• Xem trước tài liệu: Xem trước các tệp đã tải lên bao gồm âm thanh, video, hình ảnh, văn bản, PDF và tất cả các Tài liệu Microsoft Office (không khả dụng khi chạy localhost).
• Thẻ Meta Tài liệu: Bạn có thể thêm nhiều Thẻ Meta vào tài liệu và bằng thẻ Meta, bạn có thể tìm kiếm các tài liệu cụ thể.
• Phiên bản tài liệu: Bạn có thể tải lên nhiều phiên bản của Tài liệu. Bạn có thể Xem Tài liệu phiên bản cũ hơn và cũng có thể khôi phục về phiên bản hiện tại.
• Hỗ trợ đám mây Amazon S3: Hệ thống quản lý tài liệu hỗ trợ tích hợp liền mạch với lưu trữ Amazon S3. Với tính năng mới này, người dùng hiện có thể tận hưởng tính linh hoạt và độ tin cậy cao hơn khi lưu trữ tài liệu của mình.
• Bình luận: Người dùng có thể thêm/xem nhiều bình luận trên tệp.
• Gửi Email: Bạn có thể gửi email đính kèm Tài liệu hệ thống cho bất kỳ ai.
• Tự động nhắc nhở: Bạn có thể đặt lời nhắc định kỳ Hàng ngày, Hàng tuần, Hàng tháng, Hàng quý, Nửa năm, Hàng năm hoặc Ngày cụ thể trong hệ thống hoặc trên tài liệu để nhận thông báo hoặc email.
• Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ: Theo mặc định, ứng dụng đi kèm với các ngôn ngữ tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Ả Rập, tiếng Nga, tiếng Nhật, tiếng Hàn và tiếng Trung. Bạn có thể thêm ngôn ngữ mới chỉ trong vài phút.
• Quản lý quyền truy cập: Kiểm soát quyền hạn dựa trên vai trò và từng người dùng.
• Bảng điều khiển: Bạn có thể xem số liệu thống kê theo từng danh mục tài liệu và Lịch có chức năng Nhắc nhở.
• Quản lý người dùng và vai trò: Quản trị viên có thể tạo Người dùng và Vai trò thông qua bảng quản trị và chỉ định vai trò cho người dùng.
• Mã nguồn đầy đủ: Bạn sẽ nhận được Mã nguồn đầy đủ của Quản lý tài liệu và phiên bản xây dựng cho nhà cung cấp cơ sở dữ liệu MySQL.

Yêu cầu dự án

• Phiên bản PHP: Quản lý tài liệu Phiên bản PHP tối thiểu bắt buộc: >=8.1
• MySQL: Quản lý tài liệu yêu cầu phiên bản MySQL: >= 5.6.
  Phiên bản MySQL được đề xuất: >= 5.7.
• Hệ điều hành: Máy chủ windows server 2019 có dụng lượng ổ cứng khuyên dùng 5TB; Máy trạm windows 10 trở lên.

Dự án có thể chạy nội bộ offline

• Chạy localhost với xampp
• Không sợ rò rỉ thông tin
• Chỉ chạy trong hệ thống của cơ quan như master
• Giao diện người dùng dạng trang web
• Ổn định khi chạy trình duyệt web Firefox