Văn bản công chứng có các đặc điểm gì?

MỤC LỤC

• Tính chính xác
• Được tuân thủ về mặt hình thức
• Tính phù hợp với pháp luật, đạo đức xã hội của văn bản công chứng
• Tuân thủ nguyên tắc, thủ tục công chứng

1. Tính chính xác

- Chính xác về thời điểm công chứng

Ngày, tháng, năm phải chính xác vì đó là ngày, tháng, năm giao kết hợp đồng, giao dịch; ngày, tháng, năm công chứng viên ký là ngày văn bản công chứng có hiệu lực thi hành, ngày, tháng, năm trong lời chứng của công chứng viên phải được ghi bằng chữ. 

Trong một số trường hợp (công chứng di chúc, theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng hoặc công chứng viên thấy cần thiết), thời gian công chứng còn phải chính xác cả giờ, phút (theo khoản 2 Điều 45 Luật công chứng năm 2014).

- Các số liệu, sau phần ghi bằng số phải ghi bằng chữ để tránh sự sửa chữa, sai lệch.

- Chính xác về chủ thể yêu cầu công chứng

Chủ thể là thể nhân hoặc là pháp nhân phải có đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật; thông tin về chủ thể phải đầy đủ, đúng với giấy tờ mà họ đã cung cấp vì nếu có sai sót sẽ có thể dẫn đến sự nhầm lẫn, tranh chấp, mất hiệu lực của văn bản công chứng.

- Chính xác về địa điểm công chứng

Trong văn bản công chứng phải ghi rõ địa điểm công chứng. Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở, tuy nhiên tại khoản 2 Điều 44 Luật công chứng năm 2014 có quy định:

"Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng".

- Chính thức hóa, công khai hóa các sự kiện pháp lý

Ý chí của các bên phải được thể hiện rõ ràng trong văn bản công chứng vì đây sẽ là cơ sở cho việc thực hiện hoạt động công chứng.

2. Được tuân thủ về mặt hình thức

Văn bản công chứng phải đáp ứng các điều kiện của pháp luật về hình thức để đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản công chứng.

Ví dụ: hai bên mua bán nhà đất thì hình thức văn bản bắt buộc phải là hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất mà không phải là văn bản tặng cho hay ủy quyền nào khác; hoặc các bên yêu cầu công chứng chứng nhận hợp đồng cầm cố tài sản thì công chứng viên không thể soạn thảo và công chứng hợp đồng thế chấp được.

Ngoài ra, văn bản công chứng cũng cần tuân thủ các quy định về chữ viết, sửa lỗi kỹ thuật, ghi số tờ, số trang trong văn bản, ký tên hoặc điểm chỉ, lời chứng công chứng viên... Mọi chi tiết trong văn bản công chứng phải được thể hiện rõ ràng, chính xác, không viết tắt, không viết xen hoặc đè dòng; việc sửa lỗi kỹ thuật cũng phải thực hiện đúng quy định để người nhận hoặc thực hiện các văn bản đó có thể nhận biết đúng các nội dung đã được chỉnh sửa, tránh nhầm lẫn hoặc gây khó hiểu cho họ.

3. Tính phù hợp với pháp luật, đạo đức xã hội của văn bản công chứng

Sự phù hợp của nội dung văn bản công chứng với pháp luật, đạo đức xã hội là điều kiện cơ bản, quan trọng để văn bản công chứng đó có giá trị pháp lý vì:

"Công chứnglà việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp củahợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng" (theo khoản 1 Điều 2 Luật công chứng năm 2014).

Do vậy, khi thực hiện việc công chứng, công chứng viên phải có trách nhiệm xem xét các nội dung của hợp đồng, giao dịch có phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và đạo đức xã hội hay không.

Ví dụ: Công chứng viên cũng không thể chứng nhận hợp đồng mua bán nhà ở, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở. (theo Điều 42 Luật công chứng năm 2014).

4. Tuân thủ nguyên tắc, thủ tục công chứng

Công chứng viên là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng của mình chứng nhận, do đó công chứng viên phải đảm bảo thực hiện theo đúng những nguyên tắc và thủ tục công chứng.

Việc tuân thủ nghiêm túc các nguyên tắc, thủ tục ngày đem lại sự an toàn cho công chứng viên đồng thời bảo đảm tính pháp lý cho văn bản mà công chứng viên chứng nhận, tránh được các tranh chấp có thể xay ra.