4. Trường hợp cung cấp dịch vụ công chứng điện tử, tổ chức hành nghề công chứng, Cơ quan đại diện ngoại giao lập sổ công chứng giao dịch điện tử riêng. Sổ được lập theo từng năm, ngày mở sổ là ngày 01 tháng 01, ngày khóa sổ là ngày 31 tháng 12 hằng năm. Cuối mỗi tháng hoặc mỗi quý, người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng xác nhận, ký số vào sổ.

Số công chứng điện tử là số thứ tự ghi trong sổ công chứng điện tử, kèm theo năm thực hiện công chứng và ký hiệu CCGDĐT (viết tắt của cụm từ “công chứng giao dịch điện tử”). Số thứ tự ghi trong sổ công chứng điện tử phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, không được lấy số kèm theo chữ cái, ký tự khác.