Quyết định 148/QĐ-HĐCCVTQ ban hành Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng

___________

HỘI ĐỒNG CÔNG CHỨNG VIÊN TOÀN QUỐC

Căn cứ Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng;

Căn cứ Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam được phê duyệt tại Quyết định số 1178/QĐ-BTP ngày 28 tháng 6 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp;

Căn cứ Nghị quyết số 03/NQ-HĐCCVTQ-NKII ngày 11 tháng 03 năm 2025 của Hội đồng công chứng viên toàn quốc;

Xét đề nghị của Ban Thường vụ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng đã được lấy ý kiến của Hội đồng công chứng viên toàn quốc, gồm Lời nói đầu, 4 Chương và 17 Điều.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Các Ủy viên Hội đồng công chứng viên toàn quốc, Ủy viên Ban Thường vụ Hiệp hội, Chánh Văn phòng Hiệp hội, các cơ quan chuyên môn của Hội đồng, các hội viên và tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY TẮC ĐẠO ĐỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số 148/QĐ-HĐCCVTQ ngày 11 tháng 03 năm

2025 của Hội đồng công chứng viên toàn quốc)

LỜI NÓI ĐẦU

Công chứng là dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm cho công chứng viên thực hiện nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế - xã hội.

Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng quy định các chuẩn mực đạo đức, hành vi ứng xử của công chứng viên trong hành nghề công chứng, là chuẩn mực để công chứng viên tự giác rèn luyện, tu dưỡng đạo đức trong hành nghề và trong đời sống xã hội, đồng thời là cơ sở để Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và các Hội công chứng viên địa phương thực hiện trách nhiệm giám sát việc tuân thủ Quy tắc nhằm bảo đảm các nguyên tắc hành nghề công chứng, nâng cao uy tín, vai trò của công chứng viên, góp phần tôn vinh giá trị và vị thế của nghề công chứng trong xã hội.

Chương I

QUY TẮC CHUNG

Điều 1. Trung thành với Tổ quốc; bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức

Công chứng viên có nghĩa vụ trung thành với Tổ quốc, vì lợi ích của nhân dân, bằng hoạt động nghề nghiệp của mình góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức trong xã hội.

Điều 2. Các nguyên tắc Công chứng viên phải tuân thủ trong quá trình hành nghề công chứng

Trong quá trình hành nghề công chứng, công chứng viên phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

1. Các nguyên tắc hành nghề công chứng theo quy định của Luật Công chứng.

2. Tuân thủ các quy định Điều lệ, nội quy, quy chế của Hiệp hội công chứng viên và của Hội công chứng viên mà mình là thành viên.

3. Gia nhập Hội công chứng viên địa phương nơi muốn hành nghề và duy trì tư cách hội viên trong quá trình hành nghề tại địa phương đó.

Điều 3. Tôn trọng, bảo vệ uy tín, thanh danh nghề nghiệp

1. Công chứng viên có trách nhiệm tôn trọng, giữ gìn uy tín nghề nghiệp, không được có hành vi làm tổn hại đến danh dự, uy tín cá nhân, thanh danh nghề nghiệp.

2. Công chứng viên cần phải ứng xử văn minh, lịch sự trong hành nghề; lành mạnh trong lối sống để nhận được sự yêu quý, tôn trọng, tin cậy và vinh danh của người yêu cầu công chứng, đồng nghiệp và toàn thể xã hội.

Điều 4. Rèn luyện, tu dưỡng bản thân

Công chứng viên phải không ngừng tu dưỡng đạo đức, nâng cao trình độ chuyên môn, tích cực tham gia các hoạt động bồi dưỡng kiến thức, nghiệp vụ, kỹ năng công chứng, nỗ lực tìm tòi sáng tạo để nhằm không ngừng nâng cao chất lượng công việc, thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.

Chương II

QUAN HỆ VỚI NGƯỜI YÊU CẦU CÔNG CHỨNG

Điều 5. Trách nhiệm nghề nghiệp

1. Công chứng viên phải tận tâm với công việc, phát huy năng lực, sử dụng kiến thức chuyên môn, các kỹ năng nghề nghiệp để bảo đảm tốt nhất tính an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch; có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết yêu cầu công chứng của người yêu cầu công chứng một cách nhanh chóng, kịp thời khi yêu cầu công chứng đó không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội.

2. Công chứng viên sẵn sàng tiếp nhận và giải quyết kịp thời yêu cầu công chứng của người yêu cầu công chứng bằng cách thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của Tổ chức hành nghề công chứng.

3. Công chứng viên có nghĩa vụ giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ về quyền, nghĩa vụ, hậu quả pháp lý phát sinh của hợp đồng, giao dịch được yêu cầu công chứng; giải đáp một cách rõ ràng những thắc mắc của người yêu cầu công chứng nhằm đảm bảo cho hợp đồng, giao dịch đúng với ý chí của các bên giao kết hợp đồng, giao dịch; đảm bảo các bên có nhận thức đúng về pháp luật có liên quan và giá trị pháp lý của văn bản công chứng trước khi công chứng viên công chứng.

4. Công chứng viên có trách nhiệm cung cấp cho người yêu cầu công chứng các thông tin có liên quan về quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của công chứng viên trong hành nghề công chứng theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng.

Điều 6. Bảo mật thông tin, bảo quản hồ sơ công chứng

1. Công chứng viên có trách nhiệm giữ bí mật các thông tin trong hồ sơ yêu cầu công chứng, hồ sơ công chứng và tất cả thông tin biết được về nội dung công chứng trong quá trình hành nghề cũng như khi không còn là công chứng viên; trường hợp được sự đồng ý bằng văn bản của người yêu cầu công chứng hoặc pháp luật có quy định khác.

2. Công chứng viên có trách nhiệm bảo quản hồ sơ công chứng trong quá trình giải quyết yêu cầu công chứng và bàn giao đầy đủ hồ sơ công chứng để lưu trữ theo quy định của pháp luật.

3. Công chứng viên có trách nhiệm hướng dẫn nhân viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng của mình không được tiết lộ bí mật thông tin về việc công chứng mà họ biết theo nội quy, quy chế của tổ chức hành nghề công chứng, quy định của pháp luật; đồng thời, giải thích rõ trách nhiệm pháp lý của họ trong trường hợp tiết lộ những thông tin đó.

Điều 7. Đối xử bình đẳng giữa những người yêu cầu công chứng

Công chứng viên không được phân biệt đối xử về giới tính, dân tộc, chủng tộc, tôn giáo, quốc tịch, địa vị xã hội, khả năng tài chính, tuổi tác giữa những người yêu cầu công chứng khi họ đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định pháp luật để thực hiện việc công chứng, bảo đảm đối xử bình đẳng giữa những người yêu cầu công chứng.

Điều 8. Những việc công chứng viên không được làm trong quan hệ với người yêu cầu công chứng

1. Sách nhiễu, gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng.

2. Nhận, đòi hỏi bất kỳ một khoản tiền, lợi ích nào khác từ người yêu cầu công chứng ngoài phí công chứng, giá dịch vụ và chi phí khác đã được xác định, thỏa thuận.

3. Nhận tiền hoặc bất kỳ lợi ích vật chất nào khác từ người thứ ba để thực hiện hoặc không thực hiện việc công chứng dẫn tới hậu quả gây thiệt hại đến lợi ích chính đáng của người yêu cầu công chứng và các bên liên quan.

4. Sử dụng thông tin biết được từ việc công chứng để mưu cầu lợi ích cá nhân.

5. Thực hiện công chứng trong trường hợp mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội.

6. Đưa ra những lời hứa hẹn nhằm lôi kéo người yêu cầu công chứng hoặc tự ý thu tăng hoặc giảm phí công chứng, giá dịch vụ, chi phí khác so với quy định và sự thoả thuận.

7. Đe dọa, ép buộc hoặc thực hiện những hành vi vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội để giành lợi thế trong việc công chứng hoặc buộc cá nhân, tổ chức sử dụng dịch vụ công chứng của mình.

8. Đưa ra những thông tin không đúng sự thật, không đầy đủ hoặc bất lợi cho một trong các bên tham gia giao dịch để gây áp lực nhằm tăng mức chi phí, giá dịch vụ hoặc có được lợi ích khác từ người yêu cầu công chứng.

9. Thông đồng, tạo điều kiện cho người yêu cầu công chứng xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân khác.

10. Trả tiền hoa hồng, chiết khấu cho người yêu cầu công chứng hoặc người môi giới.

11. Cấu kết với người yêu cầu công chứng, những người có liên quan làm sai lệch nội dung của hồ sơ đã công chứng.

12. Tư vấn, giải thích thiếu khách quan, thiếu trung thực các nội dung liên quan đến yêu cầu công chứng.

13. Thực hiện hành vi cản trở quyền tự do ý chí một cách hợp pháp của người yêu cầu công chứng trong việc lựa chọn công chứng viên, người phiên dịch, người làm chứng, người đại diện cũng như việc quyết định các nội dung thỏa thuận trong giao dịch công chứng nếu như các nội dung thỏa thuận đó không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội.

14. Những việc khác theo quy định của Luật Công chứng và quy định khác của pháp luật liên quan.

Chương III

QUAN HỆ VỚI ĐỒNG NGHIỆP, TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG

CHỨNG, HỘI CÔNG CHỨNG VIÊN, HIỆP HỘI CÔNG CHỨNG VIÊN,

TỔ CHỨC, CÁ NHÂN KHÁC

Điều 9. Quan hệ của công chứng viên với đồng nghiệp

1. Công chứng viên phải tôn trọng, đối xử văn minh với đồng nghiệp, không được có hành vi làm tổn hại danh dự, uy tín của đồng nghiệp; thường xuyên trao đổi kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn, đoàn kết, thân thiện, hợp tác giúp đỡ lẫn nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ.

2. Khi phát hiện đồng nghiệp có sai sót trong hành nghề, công chứng viên có nghĩa vụ trao đổi, góp ý khách quan và báo cáo với người có thẩm quyền nếu đó là hành vi vi phạm pháp luật hoặc gây tổn hại đến nghề nghiệp; không được có hành vi công kích đồng nghiệp, bôi nhọ danh dự nhân phẩm của đồng nghiệp.

3. Hướng dẫn, giúp đỡ đồng nghiệp mới vào nghề.

Điều 10. Quan hệ của công chứng viên với tổ chức hành nghề công chứng

1. Chấp hành các nội quy, quy chế, quy định và chịu sự quản lý, điều hành của tổ chức hành nghề công chứng.

2. Thực hiện đúng các thoả thuận, hợp đồng với tổ chức hành nghề công chứng theo quy định pháp luật.

3. Không được có hành vi làm tổn hại danh dự, uy tín của tổ chức hành nghề công chứng.

4. Tham gia các hoạt động nghề nghiệp và hoạt động xã hội khác do tổ chức hành nghề công chứng tổ chức hoặc phát động nhằm đóng góp vào sự phát triển chung của nghề công chứng.

Điều 11. Quan hệ của công chứng viên với Hội công chứng viên, Hiệp hội công chứng viên Việt Nam

1. Chấp hành nội quy của Hội công chứng viên, quy chế, Điều lệ của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

2. Tham gia các hoạt động nghề nghiệp và hoạt động xã hội khác do Nhà nước, Hội công chứng viên hoặc Hiệp hội công chứng viên Việt Nam tổ chức hoặc phát động nhằm đóng góp vào sự phát triển chung của nghề công chứng.

3. Mọi ý kiến đóng góp của công chứng viên với Hiệp hội, với Hội công chứng viên phải bảo đảm sự trung thực, khách quan, mang tính xây dựng, góp phần phát triển tổ chức xã hội nghề nghiệp của công chứng và nghề công chứng.

Điều 12. Quan hệ của công chứng viên với người tập sự hành nghề công chứng

1. Công chứng viên có trách nhiệm tham gia công tác hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.

2. Hướng dẫn các nội dung tập sự, việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ của người tập sự; tận tâm truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm nghề nghiệp với người tập sự hành nghề công chứng; theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các công việc của người tập sự do mình phân công; chịu trách nhiệm về kết quả và tiến độ của các công việc mà người tập sự thực hiện theo sự phân công, hướng dẫn của mình.

3. Không được đòi hỏi lợi ích vật chất, tiền bạc từ người tập sự hành nghề công chứng; không được có hành vi đe dọa, gây hoang mang tinh thần cho người tập sự hành nghề công chứng nhằm tìm kiếm lợi ích cho mình hoặc tổ chức hành nghề công chứng nơi mình hành nghề; không được phân biệt đối xử giữa những người tập sự hành nghề công chứng do mình, hướng dẫn; không được yêu cầu người tập sự hành nghề công chứng thực hiện các công việc không liên quan đến nội dung tập sự hành nghề công chứng.

4. Xác nhận vào Sổ nhật ký tập sự; nhận xét, đánh giá về việc tập sự trong Báo cáo kết quả tập sự của người tập sự và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, khách quan trong việc xác nhận, nhận xét, đánh giá của mình.

5. Thông đồng với người tập sự hành nghề công chứng để báo cáo sai sự thật, báo cáo khống về kết quả tập sự hành nghề công chứng.

Điều 13. Quan hệ của công chứng viên với tổ chức, cá nhân khác

1. Công chứng viên phải tuân thủ quy định của pháp luật trong khi làm việc với các cơ quan Nhà nước, tổ chức, cá nhân khác; phải đảm bảo tính độc lập khách quan của công chứng viên, bí mật nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.

2. Công chứng viên cần có thái độ lịch sự, tôn trọng, có lời nói, hành vi đúng mực đối với cán bộ, công chức Nhà nước trong quá trình thi hành công vụ, tổ chức, cá nhân khác khi liên hệ công việc với công chứng viên.

3. Công chứng viên là Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm phổ biến, quán triệt để người lao động, người tập sự, sinh viên, học viên thực tập, kiến tập biết và tuân thủ nội dung quy tắc này khi họ làm việc, tập sự, thực tập, kiến tập tại tổ chức hành nghề công chứng.

Điều 14. Những việc công chứng viên không được làm

1. Những việc công chứng viên không được làm với đồng nghiệp:

a) Có lời nói, hành vi vu khống, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, làm tổn hại uy tín đồng nghiệp.

b) Xúi giục khách hàng từ chối đồng nghiệp để nhận việc về cho mình hoặc xúi giục khách hàng khiếu nại, tố cáo hoặc công kích, nói xấu đồng nghiệp.

c) Gây áp lực, đe dọa gây áp lực hoặc thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội với đồng nghiệp để giành lợi thế cho mình trong hành nghề.

d) Hoạt động môi giới, nhận hoặc đòi hỏi tiền hoa hồng khi giới thiệu cho đồng nghiệp về yêu cầu công chứng mà mình không đảm nhận.

2. Những việc công chứng viên không được làm với người tập sự hành nghề công chứng:

a) Đòi hỏi lợi ích vật chất, tiền bạc từ người tập sự hành nghề công chứng.

b) Có hành vi đe dọa, gây hoang mang tinh thần cho người tập sự hành nghề công chứng nhằm tìm kiếm lợi ích cho mình hoặc tổ chức hành nghề công chứng nơi mình hành nghề.

c) Phân biệt đối xử giữa những người tập sự hành nghề công chứng do mình hướng dẫn.

d) Yêu cầu người tập sự hành nghề công chứng thực hiện các công việc không liên quan đến nội dung tập sự nhằm phục vụ lợi ích cá nhân của công chứng viên hướng dẫn.

đ) Thông đồng với người tập sự hành nghề công chứng để báo cáo sai sự thật, báo cáo khống về kết quả tập sự hành nghề công chứng.

3. Những việc công chứng viên không được làm với tổ chức hành nghề công chứng:

a) Xúc phạm hoặc có những hành vi làm tổn hại hình ảnh, uy tín của tổ chức hành nghề công chứng.

b) Thông đồng với tổ chức, cá nhân khác gây áp lực buộc người yêu cầu công chứng đến tổ chức hành nghề công chứng của mình để công chứng vì mục đích lợi nhuận.

c) Đồng thời hành nghề tại 02 tổ chức hành nghề công chứng trở lên; kiêm nhiệm những công việc bổ trợ tư pháp, quản lý các loại hình doanh nghiệp mà pháp luật nghiêm cấm hoặc đảm nhận các công việc mà thường xuyên phải làm việc trong giờ hành chính.

d) Không có mặt thường xuyên tại tổ chức hành nghề công chứng theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính hoặc theo quy định của tổ chức hành nghề công chứng nơi mình đăng ký hành nghề.

4. Những việc công chứng viên không được làm với tổ chức xã hội nghề nghiệp của công chứng viên:

a) Không gia nhập hội viên hoặc không duy trì tư cách hội viên của Hội công chứng viên địa phương nơi mình đăng ký hành nghề liên tục trong suốt quá trình hành nghề.

b) Không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm theo quy định.

c) Không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính của công chứng viên đối với Hội công chứng viên và Hiệp hội công chứng viên theo nội quy của hội, Điều lệ và các Quy chế của Hiệp hội công chứng viên.

5. Những việc công chứng viên không được làm với tổ chức, cá nhân khác khi hành nghề.

a) Không giữ gìn phẩm chất, nhân cách và uy tín nghề nghiệp khi tiếp xúc, làm việc với cá nhân, tổ chức khác.

b) Thiếu tính độc lập, trung thực, khách quan hoặc có hành vi, thái độ ứng xử không chuẩn mực khi tiếp xúc, làm việc với tổ chức, cá nhân khác.

c) Không thực hiện đúng, đầy đủ, kịp thời chức năng xã hội của công chứng viên.

6. Những hành vi khác mà công chứng viên không được làm theo quy định của Luật công chứng hoặc các quy định pháp luật khác có liên quan.

Chương IV

GIÁM SÁT, KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 15. Trách nhiệm giám sát việc tuân thủ quy tắc đạo đức hành nghề công chứng

1. Hiệp hội công chứng viên Việt Nam có trách nhiệm giám sát hội viên trong việc tuân thủ Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng trên phạm vi toàn quốc.

2. Hội công chứng viên có trách nhiệm giám sát việc thực hiện Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng đối với công chứng viên là hội viên của Hội mình.

3. Công chứng viên là Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách nghiệm giám sát việc thực hiện Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng đối với công chứng viên của tổ chức mình.

Điều 16. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Công chứng viên gương mẫu trong thực hiện Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng thì Hội công chứng viên hoặc Hiệp hội công chứng viên Việt Nam vinh danh, khen thưởng hoặc đề nghị cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xem xét khen thưởng.

2. Công chứng viên vi phạm Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy chế, Điều lệ của Hiệp hội, nội quy của Hội.

Điều 17. Tổ chức thực hiện

1. Ban Thường vụ Hiệp hội công chứng viên có trách nhiệm tổ chức triển khai, hướng dẫn, giải thích việc thực hiện các nội dung của bản quy tắc này.

2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.