Công chứng điện tử theo Luật Công chứng 2024

1. Văn bản công chứng điện tử được hình thành theo một trong các phương thức sau đây:

a) Văn bản giao dịch được người tham gia giao dịch, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ký bằng chữ ký số;

b) Văn bản công chứng giấy được chuyển đổi thành văn bản điện tử được công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ký bằng chữ ký số.

2.  Văn bản công chứng điện tử phải có ký hiệu riêng để tham chiếu, kiểm tra tính xác thực.

3. Việc ký số vào văn bản công chứng điện tử được thực hiện trước mặt công chứng viên, trừ trường hợp người có thẩm quyền đã đăng ký chữ ký mẫu theo quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật Công chứng 2024.

4. Việc đánh số trang của văn bản công chứng điện tử được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 51 của Luật Công chứng 2024. Văn bản công chứng điện tử được xác nhận tính toàn vẹn thông qua việc ký số của người tham gia giao dịch, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.

5. Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng điện tử được lập thành trang văn bản sửa lỗi kỹ thuật có chứa nội dung cần sửa lỗi, được công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận bằng chữ ký số. Trường hợp văn bản công chứng điện tử được chuyển đổi từ văn bản công chứng giấy thì việc sửa lỗi kỹ thuật phải được thực hiện trên văn bản công chứng giấy, sau đó văn bản sửa lỗi kỹ thuật được chuyển đổi thành văn bản điện tử, được công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ký bằng chữ ký số. Văn bản sửa lỗi kỹ thuật phải được đính kèm với văn bản công chứng điện tử và phải xuất hiện cùng văn bản công chứng điện tử khi được tham chiếu.

6. Việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch, cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện theo hình thức ban đầu tạo ra văn bản công chứng đó. Văn bản sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch phải được đính kèm hoặc chuyển đổi thành văn bản điện tử để đính kèm với văn bản công chứng điện tử và phải xuất hiện cùng văn bản công chứng điện tử khi được tham chiếu.

7. Trường hợp chuyển đổi từ văn bản công chứng giấy sang văn bản công chứng điện tử hoặc chuyển đổi ngược lại thì thời điểm có hiệu lực của văn bản công chứng được tính theo hình thức ban đầu tạo ra văn bản công chứng đó; nội dung văn bản công chứng được tạo ra theo hình thức ban đầu được áp dụng nếu có sự sai lệch nội dung so với văn bản công chứng đã được chuyển đổi hình thức.

1. Quy trình công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng đối với tất cả các loại giao dịch dân sự theo quy định của pháp luật.

2. Quy trình công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với các loại giao dịch dân sự, trừ các trường hợp sau đây:

a)    Di chúc và các giao dịch đơn phương khác;

b) Giao dịch có người tham gia giao dịch là người chưa thành niên, người không có chữ ký số hoặc không có khả năng sử dụng các thiết bị điện tử.

3. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài thực hiện công chứng điện tử đối với các giao dịch theo quy định tại khoản 1 Điều 73 của Luật Công chứng 2024.

1. Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, người tham gia giao dịch thực hiện giao dịch công chứng điện tử có tài khoản cung cấp dịch vụ hoặc tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng trên nền tảng công chứng điện tử đáp ứng các quy định tại Nghị định này.

a) Bộ Tư pháp quyết định việc cấp, tạm đình chỉ hoặc thu hồi tài khoản công chứng điện tử đối với công chứng viên, cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài, viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao thực hiện việc công chứng; tạm đình chỉ hoặc thu hồi tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử đổi với cá nhân, tổ chức khác.

b) Sở Tư pháp quyết định việc cấp hoặc thu hồi tài khoản công chứng điện tử đối với tổ chức hành nghề công chứng; tạm đình chỉ tài khoản công chứng điện tử đối với công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi mình quản lý.

c) Mỗi tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch công chứng được tự mình đăng ký 01 tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử trên nền tảng công chứng điện tử. Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ hướng dẫn tổ chức, cá nhân đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử.

d) Tổ chức, cá nhân bị thu hồi tài khoản công chứng điện tử, tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử không có quyền truy cập vào tài khoản.

đ) Tổ chức, cá nhân bị tạm đình chỉ tài khoản công chứng điện tử, tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử có thể truy cập vào tài khoản để tra cứu thông tin nhưng không có quyền thực hiện hoạt động công chứng điện tử hoặc sử dụng dịch vụ công chứng điện tử.

2. Chữ ký số sử dụng trong công chứng điện tử phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

a) Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài sử dụng chữ ký số có cấp dấu thời gian do tổ chức của Việt Nam cung cấp chữ ký số theo quy định của pháp luật Việt Nam.

b) Người tham gia giao dịch công chứng sử dụng chữ ký số do tổ chức của Việt Nam cung cấp chữ ký số theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc chữ ký số do tổ chức của nước ngoài cung cấp được pháp luật Việt Nam công nhận và cho phép sử dụng tại Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

3. Cổng tham chiếu dữ liệu công chứng phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

a) Phải được truy cập thông qua một địa chỉ chính thức duy nhất do Bộ Tư pháp hướng dẫn.

b) Bảo đảm tham chiếu được các thông tin về tên, số, ngày, tháng, năm và nội dung toàn văn của văn bản công chứng; công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận văn bản công chứng; thời gian có hiệu lực của văn bản công chứng và tình trạng hiệu lực của văn bản công chứng tại thời điểm được tham chiếu; lịch sử sửa lỗi kỹ thuật, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch và các văn bản sửa lỗi kỹ thuật, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch kèm theo văn bản công chứng; lịch sử tham chiếu, thông tin người yêu cầu tham chiếu, thông tin người đồng ý yêu cầu tham chiếu; trạng thái chuyển đổi hình thức của văn bản công chứng từ văn bản giấy sang văn bản điện tử và ngược lại.

c) Cho phép tổ chức hành nghề công chứng được cập nhật thông tin tham chiếu đối với văn bản công chứng do tổ chức mình chứng nhận. Lịch sử cập nhật thông tin phải được ghi lại tự động theo thời gian thực.

4. Địa điểm tiến hành giao dịch được công chứng điện tử phải được bảo đảm điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, không thuộc khu vực bị hạn chế sử dụng đường truyền mạng, thiết bị điện tử vì lý do quốc phòng, an ninh, an toàn thông tin.

1. Người yêu cầu công chứng, công chứng viên thực hiện các công việc theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 43 Luật Công chứng 2024.

2. Công chứng viên khởi tạo giao dịch công chứng điện tử gồm có những người tham gia giao dịch công chứng và soạn thảo văn bản giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử.

Người tham gia giao dịch công chứng đăng nhập vào tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử của mình trên nền tảng công chứng điện tử.

Người tham gia giao dịch công chứng xuất hiện trực tiếp trước sự chứng kiến của công chứng viên. Công chứng viên sử dụng thiết bị nhân diện sinh trắc học kết hợp đối soát với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để nhận diện và xác thực nhân thân người tham gia giao dịch công chứng.

3. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo giao dịch đã được soạn thảo trên nền tảng công chứng điện tử hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

4. Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch thì xuất trình giấy tờ quy định tại khoản 7 Điều 42 Luật Công chứng 2024 để công chứng viên đối chiếu.

5. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình, đối chiếu thông tin giấy tờ với cơ sở dữ liệu (nếu có), chuyển đổi toàn bộ giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình thành thông điệp dữ liệu. Sau khi đối chiếu, nếu giấy tờ bảo đảm tính xác thực, công chứng viên chứng kiến người tham gia giao dịch sử dụng chữ ký số ký vào văn bản giao dịch.

6. Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia giao dịch đã ký, ghi lời chứng và ký chứng nhận văn bản giao dịch bằng chữ ký số.

7. Tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản công chứng, ký chữ ký số, gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu công chứng theo địa chỉ email hoặc phương thức khác mà người yêu cầu công chứng đăng ký.

8. Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện vào sổ công chứng, tập hợp hồ sơ công chứng điện tử đính kèm với văn bản công chứng điện tử và thực hiện lưu trữ hồ sơ công chứng.

1. Người yêu cầu công chứng, công chứng viên thực hiện các công việc theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 43 Luật Công chứng 2024.

2. Công chứng viên khởi tạo giao dịch công chứng điện tử gồm có những người tham gia giao dịch công chứng, các công chứng viên tham gia chứng nhận giao dịch, thiết lập cầu truyền hình trực tuyến và soạn thảo văn bản giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử.

Người tham gia giao dịch công chứng đăng nhập vào tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử của mình trên nền tảng công chứng điện tử.

Ở mỗi đầu cầu truyền hình, người tham gia giao dịch công chứng xuất hiện trực tiếp trước sự chứng kiến của một công chứng viên, đồng thời xuất hiện trước sự chứng kiến của công chứng viên còn lại thông qua phương tiện truyền hình trực tuyến. Công chứng viên sử dụng thiết bị nhân diện sinh trắc học kết hợp đối soát với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để nhận diện và xác thực nhân thân người tham gia giao dịch công chứng.

Công chứng viên khởi tạo giao dịch công chứng trực tuyến phải đáp ứng quy định tại Điều 44 Luật Công chứng 2024.

3. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo giao dịch đã được soạn thảo trên nền tảng công chứng điện tử hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

4. Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch thì xuất trình giấy tờ quy định tại khoản 7 Điều 42 Luật Công chứng 2024 để công chứng viên đối chiếu.

5. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình, đối chiếu thông tin giấy tờ với cơ sở dữ liệu (nếu có), chuyển đổi toàn bộ giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng công chứng điện tử để các công chứng viên cùng đối chiếu thông tin. Sau khi đối chiếu, nếu giấy tờ bảo đảm tính xác thực, công chứng viên chứng kiến người tham gia giao dịch sử dụng chữ ký số ký vào văn bản giao dịch.

6. Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia giao dịch đã ký trước sự chứng kiến của mình, ghi lời chứng và ký chứng nhận văn bản giao dịch bằng chữ ký số. Công chứng viên khởi tạo giao dịch công chứng điện tử kiểm tra tính hợp lệ đối với chữ ký số của công chứng viên tại các điểm cầu đã ký.

7. Tổ chức hành nghề công chứng nơi khởi tạo giao dịch công chứng điện tử ghi số văn bản công chứng, ký chữ ký số, gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu công chứng theo địa chỉ email hoặc phương thức khác mà người yêu cầu công chứng đăng ký, chia sẻ quyền truy cập văn bản công chứng cho công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ở các đầu cầu còn lại đã tham gia chứng nhận giao dịch.

8. Tổ chức hành nghề công chứng nơi khởi tạo giao dịch công chứng thực hiện vào sổ công chứng, tập hợp hồ sơ công chứng điện tử đính kèm với văn bản công chứng điện tử và thực hiện lưu trữ hồ sơ công chứng.