Thủ tục công chứng hợp đồng mượn tài sản

Để thực hiện công chứng hợp đồng mượn tài sản, nhà, căn hộ, xe cần những thủ tục, giấy tờ gì? quy trình công chứng viên thực hiện...

Nguyễn Ngọc

10/01/2022 - 20:36 GMT+7

0 138

MỤC LỤC

1. Người yêu cầu công chứng
1.1. Phiếu yêu cầu công chứng
1.2. Giấy tờ tùy thân
1.3. Giấy chứng nhận quyền sử/sở hữu tài sản
1.4. Giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có

Giấy tờ chứng minh về tình trạng tài sản chung/riêng

Giấy tờ về thẩm quyền đại diện

Giấy tờ chứng minh tư cách chủ thể tham gia giao dịch

Giấy tờ chứng minh về năng lực hành vi

Người làm chứng/người phiên dịch

Giấy tờ khác

Hợp đồng được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn

1.5. Ví dụ
2. Công chứng viên
2.1. Kỹ năng cần thiết của công chứng viên
2.2. Cơ sở pháp lý và lưu ý
2.3. Trình tự, thủ tục thực hiện công chứng

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng

Bước 2: Soạn thảo và ký văn bản

Bước 3: Ký chứng nhận

Bước 4: Trả kết quả công chứng

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ công chứng

3. Mẫu hợp đồng

1. Người yêu cầu công chứng

1.1. Phiếu yêu cầu công chứng

Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch (theo mẫu);

1.2. Giấy tờ tùy thân:

Giấy tờ tùy thân gồm một trong những loại giấy tờ sau:

- Chứng minh nhân dân (CMND), theo Nghị định 05/1999/NĐ-CP ngày 03 tháng 2 năm 1999.

- Căn cước công dân (CCCD), theo Luật căn cước công dân số 59/2014/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2014.

- Hộ chiếu (Passport), theo Nghị định 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007.

- Chứng minh sĩ quan quân đội, theo Nghị định 130/2008/NĐ-CP ngày 19 tháng 12 năm 2008.

- Chứng minh quân nhân chuyên nghiệp, theo Nghị định 59/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016.

* Lưu ý: những giấy tờ tùy thân nêu trên phải còn thời hạn sử dụng và nên cầm loại giấy tờ tùy thân giống trên Giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô, mô tô, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sổ hồng)...

1.3. Giấy chứng nhận quyền sử dụng/sở hữu tài sản:

Giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô, mô tô, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sổ hồng)...

1.4. Giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có:

a) Thứ nhất, giấy tờ chứng minh về tình trạng tài sản chung/riêng (trong trường hợp là cá nhân):

- Án ly hôn chia tài sản/Án phân chia thừa kế/Văn bản tặng cho tài sản…;

- Thỏa thuận phân chia tài sản chung riêng/Nhập tài sản riêng vào khối tài sản chung vợ chồng/Thỏa thuận xác lập chế độ tài sản của vợ chồng;

- Văn bản cam kết/Thỏa thuận về tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân;

- Giấy chứng nhận kết hôn/Xác nhận về quan hệ hôn nhân (trong trường hợp sống chung nhưng chưa làm thủ tục đăng ký kết hôn);

- Giấy tờ xác định về việc tài sản nằm ngoài thời kỳ hôn nhân: Giấy xác nhận về tình trạng hôn nhân (trên cơ sở đối chiếu với thời điểm tạo dựng tài sản)…

b) Thứ hai, giấy tờ về thẩm quyền đại diện:

- Trong trường hợp giao dịch của người chưa thành niên:

+ Giấy khai sinh;

+ Trong trường hợp người đại diện thực hiện giao dịch: Giấy cam kết về việc đại diện vì lợi ích cho con chưa thành niên trong các giao dịch dân sự liên quan đến tài sản của con chưa thành niên;

+ Trong trường hợp người chưa thành niên thực hiện các giao dịch: Giấy chấp thuận của người đại diện theo pháp luật cho người chưa thành niên thực hiện, xác lập giao dịch dân sự theo quy định pháp luật.

- Trong trường hợp đại diện theo ủy quyền: Hợp đồng ủy quyền được lập đúng hình thức quy định.

- Trong trường hợp mất/Hạn chế năng lực hành vi:

+ Án tòa tuyên bố mất năng lực hành vi/Hạn chế năng lực hành vi dân sự;

+ Văn bản thỏa thuận cử người giám hộ, người giám sát giám hộ, đăng ký giám hộ;

+ Văn bản cam kết về việc người giám hộ giao dịch liên quan đến tài sản vì lợi ích của người mất năng lực hành vi, có sự đồng ý của người giám sát giám hộ.

c) Thứ ba, giấy tờ chứng minh tư cách chủ thể tham gia giao dịch:

- Cá nhân là người Việt Nam cư trú trong nước: sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, xác nhận về cư trú (theo Thông tư số 56/2021/TT-BCA ngày 15/5/2021);

- Cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài: các giấy tờ chứng minh theo quy định pháp luật về quốc tịch như: Giấy tờ chứng minh nguồn gốc Việt Nam; Giấy chứng nhận có quốc tịch Việt Nam, thôi quốc tịch Việt Nam, đăng ký công dân, các giấy tờ được nhập cảnh vào Việt Nam…;

- Cá nhân nước ngoài: có giấy tờ theo quy định pháp luật, thể hiện việc phép nhập cảnh vào Việt Nam và không thuộc diện được hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ ngoại giao, lãnh sự theo quy định của pháp luật; hoặc có Giấy chứng nhận đầu tư và có nhà ở được xây dựng trong dự án theo quy định của Luật Nhà ở và pháp luật có liên quan (đối với trường hợp cá nhân nước ngoài đầu tư xây dựng nhà ở theo dự án tại Việt Nam);

- Tổ chức, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp liên doanh, doanh nghiệp Việt Nam mà nhà đầu tư nước ngoài mua cổ phần, sáp nhập, mua lại theo quy định của pháp luật về đầu tư): có các giấy tờ thể hiện tư cách pháp nhân và thẩm quyền quyết định thực hiện giao dịch theo pháp luật về doanh nghiệp, pháp luật về đầu tư:

+ Giấy đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy phép đầu tư;

+ Con dấu của pháp nhân (để đóng dấu vào văn bản công chứng theo Điều lệ của doanh nghiệp);

+ Biên bản họp của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị/Đại hội cổ đông/Ban chủ nhiệm hợp tác xã/Đại hội xã viên về việc chấp thuận hợp đồng giao dịch hoặc văn bản đồng ý của chủ sở hữu doanh nghiệp đối với giao dịch không thuộc thẩm quyền quyết định của người đại diện theo pháp luật (theo quy định của điều lệ doanh nghiệp và văn bản pháp luật )…;

+ Điều lệ của doanh nghiệp/hợp tác xã;

+ Báo cáo tài chính (trong trường hợp chứng minh thẩm quyền của hội đồng quản trị, hội đồng thành viên, ban chủ nhiệm Hợp tác xã).

d) Thứ tư, giấy tờ chứng minh về năng lực hành vi:

Giấy khám sức khỏe/Tâm thần… (khi nghi ngờ về năng lực hành vi của bên tham gia giao kết hợp đồng);

e) Thứ năm, người làm chứng/người phiên dịch (trong trường hợp cần phải có người làm chứng/người phiên dịch):

- Người làm chứng: Nếu có người tham gia giao dịch mà: Không đọc được hoặc không nghe được hoặc không ký và không điểm chỉ được hoặc trong trường hợp khác do pháp luật quy định thì việc công chứng phải có người làm chứng. (theo Khoản 2 Điều 47 Luật công chứng năm 2014 và hướng dẫn của Bộ Tư pháp có Công văn 935/BTTP-CC ngày 03/10/2017), người làm chứng chuẩn bị giấy tờ tùy thân nêu trên.

- Người phiên dịch: Nếu có người tham gia giao dịch mà: Trường hợp người yêu cầu công chứng không thông thạo tiếng Việt thì họ phải có người phiên dịch. (theo Khoản 3 Điều 47 Luật công chứng năm 2014), người phiên dịch chuẩn bị giấy tờ tùy thân nêu trên.

f) Thứ sáu, giấy tờ khác:

Có liên quan đến văn bản yêu cầu chứng nhận mà pháp luật quy định phải có;

g) Thứ bày, đối với trường hợp hợp đồng được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn:

Ngoài thành phần nêu trên thì kèm theo Dự thảo hợp đồng đã soạn thảo sẵn.

1.5. Ví dụ:

- Trường tài sản là của hai vợ chồng trong thời kỳ hôn nhân cho mượn tài sản để thực hiện công chứng hợp đồng mượn tài sản cần những thủ tục, giấy tờ gồm:

+ Giấy tờ bên cho mượn:

Phiếu yêu cầu công chứng;
Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu... cả vợ và chồng;
Sổ hộ khẩu/Xác nhận về cư trú (theo Thông tư số 56/2021/TT-BCA ngày 15/5/2021) cả vợ và chồng;
Giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân: Giấy chứng nhận kết hôn...;
Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản: Giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô, xe máy, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sổ hồng) hoặc giấy tờ khác pháp luật quy định;
Hợp đồng ủy quyền (nếu có);
Giấy tờ khác (nếu có yêu cầu): Thông báo nộp lệ phí trước bạ, xác nhận tình trạng bất động động sản, trích lục/đo đạc bản vẽ thửa đất, ...

+ Giấy tờ bên mượn:

Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu...;
Sổ hộ khẩu/Xác nhận về cư trú (theo Thông tư số 56/2021/TT-BCA ngày 15/5/2021);
Giấy tờ khác (nếu có): Giấy chứng nhận kết hôn (cả vợ và chồng cùng đứng tên)...

- Trường tài sản nằm ngoài thời kỳ hôn nhân cho thuê để thực hiện công chứng hợp đồng mượn tài sản cần những thủ tục, giấy tờ gồm:

+ Giấy tờ bên cho mượn:

Phiếu yêu cầu công chứng;
Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu... ;
Sổ hộ khẩu/Xác nhận về cư trú (theo Thông tư số 56/2021/TT-BCA ngày 15/5/2021);
Giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân: Giấy xác nhận về tình trạng hôn nhân...;
Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản: Giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô, xe máy, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sổ hồng) hoặc giấy tờ khác pháp luật quy định;
Hợp đồng ủy quyền (nếu có);
Giấy tờ khác (nếu có yêu cầu): Thông báo nộp lệ phí trước bạ, xác nhận tình trạng bất động động sản, trích lục/đo đạc bản vẽ thửa đất, ...

+ Giấy tờ bên mượn:

Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu...;
Sổ hộ khẩu/Xác nhận về cư trú (theo Thông tư số 56/2021/TT-BCA ngày 15/5/2021);
Giấy tờ khác (nếu có): Giấy chứng nhận kết hôn (cả vợ và chồng cùng đứng tên)...

2. Công chứng viên

2.1. Kỹ năng cần thiết của công chứng viên

- Tìm kiếm, tra cứu văn bản pháp luật, xác định quan hệ pháp luật trong yêu cầu công chứng của khách hàng được điều chỉnh bởi luật nào.

- Kỹ năng đánh máy, soạn thảo văn bản (đánh máy và xử lý văn bản tốt là một ưu thế).

- Kỹ năng tư vấn, làm việc với khách hàng, trao đổi hồ sơ, chuyên môn với công chứng viên, …..

- Ngoại ngữ cũng là một lợi thế không thể thiếu giúp các công chứng viên có thể trao đổi, làm việc với khách hàng cũng như kiểm tra các bản dịch trong việc chứng thực.

- Khả năng ngôn ngữ bao gồm kỹ năng nói (để trao đổi, tư vấn với khách hàng, công chứng viên), kỹ năng viết (để soạn thảo văn bản, chuyển tải yêu cầu của khách hàng từ ngôn ngữ nói thành ngôn ngữ văn bản). Cần nhấn mạnh về khả năng này vì Công chứng viên nói riêng và người hành nghề luật nói chung không thể hành nghề hiệu quả nếu khả năng ngôn ngữ (nói, viết) không tốt. Do đó, trong quá trình học tập cũng như hành nghề luật chúng ta nên không ngừng nâng cao kỹ năng này.

2.2. Cơ sở pháp lý và lưu ý

Công chứng viên kiểm tra, hướng dẫn hồ sơ cho người yêu cầu theo đúng các trình tự thủ tục quy định tại Điều 40, Điều 41 Luật công chứng 2014:

Công chứng viên tiếp nhận thực hiện theo trình tự thủ tục chung sẽ thực hiện theo Điều 41 Luật Công chứng 2014 cụ thể như sau:

+ Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ theo quy định tại các điểm a, c, d, đ, khoản 1 và khoản 2, Điều 40 của Luật công chứng 2014 và nêu nội dung ý định lập Hợp đồng mượn tài sản. Theo đó, bộ hồ sơ mà người yêu cầu công chứng phải nộp gồm có:

a) Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch (theo mẫu);

b) Bản sao giấy tờ tùy thân;

c) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao các giấy tờ thay thế mà pháp luật quy định đối với tài sản là đối tượng trong hợp đồng giao dịch;

d) Bản sao các giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng giao dịch.

- Công chứng viên thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ của mình theo pháp luật quy định tại điều 17 Luật công chứng 2014 đặc biệt là điểm d, khoản 1, điều 17 Luật công chứng 2014 về việc đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin tài liệu để thực hiện công chứng.

- Việc công chứng Hợp đồng mượn tài sản cũng được thực hiện đúng theo quy định của điều 42 Luật công chứng 2014, đối với trường hợp mượn tài sản thì phải tuân theo địa hạt.

- Những quy định của pháp luật liên quan đến mượn tài sản cũng được áp dụng đúng quy định pháp luật của Bộ luật Dân sự 2015, Luật Nhà ở 2014.

- Khi có người yêu cầu công chứng đến giao dịch, công chứng viên sẽ hỏi người yêu cầu công chứng đến Văn phòng công chứng/Phòng công chứng để thực hiện giao dịch gì? Từ câu trả lời của người yêu cầu công chứng, công chứng viên sẽ căn cứ vào các quy định của Pháp luật mà hướng dẫn cũng như yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình các giấy tờ cần thiết để thực hiện chính xác yêu cầu của người yêu cầu công chứng.

- Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng;

- Khi công chứng Hợp đồng mượn tài sản, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc mượn tài sản đó cho cho các bên.

- Khi khách hàng xuất trình giấy tờ, nếu thấy đầy đủ và đảm bảo để thực hiện yêu cầu của khách hàng thì công chứng viên hướng dẫn khách hàng viết vào Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, văn bản (theo mẫu); công chứng viên kiểm tra, đối chiếu bản chính với các bản sao giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp.

- Thực tế cho thấy rằng, việc soạn thảo hợp đồng do thư ký nghiệp vụ soạn thảo điều này đã giúp giảm tải khối lượng công việc của công chứng viên và đáp ứng nhanh được nhu cầu của người yêu cầu công chứng hiện nay. Về tính pháp lý, sau khi nhân viên nghiệp vụ soạn thảo công chứng viên có kiểm tra lại và khách hàng có đọc lại vì công chứng viên là người chịu trách nhiệm về hợp đồng công chứng. Công chứng viên giải đáp các thắc mắc của người yêu cầu công chứng, giải thích cho họ hiểu rõ các quyền và nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, hậu quả pháp lý của việc ký kết hợp đồng. Công chứng viên đã thực hiện đúng trình tự thủ tục công chứng được quy định tại Điều 40, Điều 41 Luật công chứng 2014.

2.3. Trình tự, thủ tục thực hiện công chứng

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng

Sau khi người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ, Công chứng viên tiếp nhận yêu cầu công chứng, bước đầu tiên công chứng viên xác định thẩm quyền công chứng. Đối với trường hợp mượn tài sản thì tùy vào đối tượng tài sản có hoặc không phải tuân theo địa hạt (Điều 42 Luật công chứng 2014);

Thông qua việc hỏi, trao đổi với người yêu cầu công chứng về yêu cầu công chứng để công chứng viên xác định chính xác yêu cầu công chứng của người yêu cầu công chứng là công chứng Hợp đồng mượn tài sản với nội dung như thế nào? cụ thể cần hỏi những vấn đề như sau:

- Mượn toàn bộ tài sản hay một phần diện tài sản?

- Thời hạn mượn bao lâu?

- Mục đích mượn làm gì?

- Thời điểm giao tài sản khi nào?

- Thuế, phí và lệ phí bên nào đóng?

Khi đã xác định được chính xác yêu cầu của người yêu cầu công chứng, công chứng viên hỏi những giấy tờ tùy thân, giấy tờ tài sản và các giấy tờ khác có liên quan hay không để xuất trình cho công chứng viên kiểm tra hồ sơ.

Công chứng viên tiến hành kiểm tra bản chính các loại giấy tờ nêu trên mà người yêu cầu công chứng cung cấp và kiểm tra các thông tin có trùng khớp với nhau trên các giấy tờ đồng thời xử lý hồ sơ bằng phương pháp kiểm tra thông tin như: thông tin giao dịch, thông tin ngăn chặn... Trường hợp:

- Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng; lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả;

- Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên lập phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;

- Nếu hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Công chứng viên lập Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

Bước 2: Soạn thảo và ký văn bản

* Soạn thảo hợp đồng công chứng:

- Trường hợp văn bản đã được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn: Công chứng viên kiểm tra dự thảo văn bản, nếu trong dự thảo văn bản có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung của văn bản không phù hợp quy định của pháp luật, Công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì Công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

- Trường hợp văn bản do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng: nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch (Điều 41 Luật công chứng 2014), thư ký nghiệp vụ sau khi soạn thảo xong in bản thảo chuyển cho người yêu cầu công chứng đọc lại toàn bộ nội dung của hợp đồng. Thư ký nghiệp vụ in bản chính Hợp đồng và kèm toàn bộ hồ sơ chuyển cho công chứng viên kiểm tra.

- Do thư ký nghiệp vụ soạn thảo hợp đồng nên công chứng viên kiểm tra lại các thông tin, các điều khoản trong dự thảo hợp đồng do người yêu cầu công chứng cung cấp hoặc bản dự thảo hợp đồng do chính Văn phòng công chứng của mình soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng hoặc kiểm tra dự thảo hợp đồng do khách hàng soạn thảo sẵn để kịp thời phát hiện những sai sót khắc phục kịp thời để tránh gây phiền hà cho người yêu cầu công chứng khi ký hợp đồng hoặc sau khi ký xong mới phát hiện sai sót làm tốn thời gian của người yêu cầu công chứng.

- Hợp đồng công chứng được đánh số thứ tự từng trang. Chữ viết trong hợp đồng là tiếng Việt và được viết rõ ràng, không viết tắt hoặc dùng ký hiệu, không viết xen dòng, đè dòng, không tẩy xóa, không để trống…

* Ký hợp đồng công chứng

- Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng hoặc Công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Trường hợp người yêu cầu công chứng có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, Công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung.

- Công chứng viên mời người yêu cầu công chứng đến trước mặt công chứng viên cùng tiến hành thủ tục ký công chứng. Khi thực hiện thủ tục này công chứng viên sẽ kiểm tra lại thông tin về nhân thân, năng lực hành vi dân sự, ý chí của người yêu cầu công chứng ký kết hợp đồng là như thế nào, người yêu cầu công chứng có đồng ý với toàn bộ nội dung trong hợp đồng đã được soạn thảo không; người yêu cầu công chứng đồng ý, không có vấn đề gì nghi ngờ, không có điều khoản nào trong hợp đồng vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, việc mượn tài sản này là hoàn toàn tự nguyện, … thì công chứng viên sẽ cho người yêu cầu công chứng ký vào từng trang Hợp đồng, trang cuối cùng của hợp đồng ký, ghi rõ họ tên, điểm chỉ trước mặt công chứng viên, sau khi điểm chỉ xong, công chứng viên sẽ đối chiếu các đặt điểm nhận dạng như: dấu vân tay trên hợp đồng với dấu vân tay trên giấy tờ tùy thân, chữ ký, khuôn mặt... để xác định chính xác chủ thể tham gia hợp đồng có đúng không, công chứng viên cũng ký vào từng trang và ký vào trang lời chứng của công chứng viên.

Bước 3: Ký chứng nhận

Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng và chuyển bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng. Việc làm này của Công chứng viên không những tuân thủ trình tự, thủ tục khi công chứng hợp đồng, giao dịch mà còn có ý nghĩa bảo đảm giá trị chứng cứ. Hợp đồng, giao dịch có giá trị chứng cứ, những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị tòa án tuyên bố vô hiệu.

Bước 4: Trả kết quả công chứng

Bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng. Thực hiện đúng theo thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; mức trần thù lao công chứng và thù lao dịch thuật trên địa bàn tỉnh/thành phố quy định.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ công chứng

Hồ sơ sau khi được công chứng xong chuyển cho bộ phận tính phí để thu phí, đóng dấu, cho số công chứng và bàn giao cho bộ phận lưu trữ tiến hành thủ tục lưu trữ hồ sơ đã được công chứng. Việc lưu trữ được nhân viên lưu trữ thực hiện theo điều 63, điều 64 Luật công chứng 2014.

3. Mẫu hợp đồng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

---------------------------

HỢP ĐỒNG CHO MƯỢN TÀI SẢN

Hôm nay, ngày ...... tháng .... năm ........... tại: .......................... Chúng tôi gồm có:

Bên cho mượn (sau đây gọi là bên A):

Ông/Bà : …………………

Sinh năm : ………

Căn cước công dân số: …………… cấp ngày…………… do Cục cảnh sát …………………

Nơi cư trú: …………………………………………………………………………

Bên mượn (sau đây gọi là bên B):

Ông/Bà : …………………

Sinh năm : ………

Căn cước công dân số: …………… cấp ngày…………… do Cục cảnh sát …………………

Nơi cư trú: …………………………………………………………………………

Hai bên đồng ý thực hiện việc cho mượn tài sản với các thỏa thuận sau đây:

ĐIỀU 1

TÀI SẢN MƯỢN

+ Quyền sở hữu tài sản của bên A:

. Căn hộ: Căn hộ chung cư số …………., tên nhà chung cư: …………., diện tích sàn: ….. m², diện tích sử dụng: ….. m² hình thức sở hữu: sở hữu riêng; căn hộ chung cư nêu trên gắn liền với quyền sử dụng thửa đất số: …..; tờ bản đồ số: …..; diện tích: ….. m²; mục đích sử dụng: …..…..; thời hạn sử dụng: …..; địa chỉ thửa đất: ….., ….., ….. theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất số …..….. (số vào sổ cấp GCN: …..…..) do …..…..….. cấp ngày …/…/20…..

. Xe: xe mang biển số ................, Nhãn hiệu: ................, số loại: ................, Loại xe: ................, màu sơn: ................, số máy: ................, số khung: ................, Dung tích: ................, số chỗ ngồi: ................ theo Giấy chứng nhận đăng ký xe số ................ do Phòng Cảnh Sát Giao Thông ................ cấp ngày ................ (đăng ký lần đầu ngày ................).

ĐIỀU 2

THỜI HẠN MƯỢN

Thời hạn mượn tài sản nêu trên là ………., kể từ ngày ………..

ĐIỀU 3

MỤC ĐÍCH MƯỢN

Mục đích mượn tài sản nêu trên là: ……….

ĐIỀU 4

NGHĨA VỤ VÀ QUYỀN CỦA BÊN A

1. Bên A có các nghĩa vụ sau đây:
a. Cung cấp thông tin cần thiết về việc sử dụng tài sản và khuyết tật của tài sản, nếu có;
b. Thanh toán cho bên B chi phí sửa chữa, chi phí làm tăng giá trị tài sản;
c. Bồi thường thiệt hại cho bên B, nếu biết tài sản có khuyết tật mà không báo cho bên B biết dẫn đến gây thiệt hại cho bên B, trừ những khuyết tật mà bên B biết hoặc phải biết.
2. Bên A có các quyền sau đây:
a. Đòi lại tài sản ngay sau khi bên B đạt được mục đích, nếu bên A có nhu cầu đột xuất và cấp bách cần sử dụng tài sản cho mượn, thì được đòi lại tài sản đó mặc dù bên B chưa đạt được mục đích, nhưng phải báo trước một thời gian hợp lý là: …… (……) ngày.
b. Đòi lại tài sản khi bên B sử dụng không đúng mục đích, công dụng, không đúng cách thức đã thỏa thuận hoặc cho người khác mượn lại mà không có sự đồng ý của bên A;
c. Bồi thường thiệt hại đối với tài sản do bên B gây ra.

ĐIỀU 5

NGHĨA VỤ VÀ QUYỀN CỦA BÊN B

1. Bên B có các nghĩa vụ sau đây:
a. Giữ gìn, bảo quản tài sản mượn như tài sản của chính mình, không được tự ý thay đổi tình trạng tài sản; nếu tài sản bị hư hỏng thông thường thì phải sửa chữa;
b. Không được cho người khác mượn lại, nếu không có sự đồng ý của bên A;
c. Trả lại tài sản mượn đúng thời hạn;
d. Bồi thường thiệt hại, nếu làm hư hỏng, mất mát tài sản mượn.
2. Bên B có các quyền sau đây:
a. Được sử dụng tài sản mượn theo đúng công dụng của tài sản và đúng mục đích đã thỏa thuận;
b. Yêu cầu bên A phải thanh toán chi phí hợp lý về việc sửa chữa hoặc làm tăng giá trị tài sản mượn.

ĐIỀU 6

VIỆC NỘP LỆ PHÍ CÔNG CHỨNG

Lệ phí công chứng hợp đồng này do bên ……. chịu trách nhiệm nộp.

ĐIỀU 7

PHƯƠNG THỨC GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP

Trong quá trình thực hiện Hợp đồng mà phát sinh tranh chấp, các bên cùng nhau thương lượng giải quyết trên nguyên tắc tôn trọng quyền lợi của nhau; trong trường hợp không giải quyết được, thì một trong hai bên có quyền khởi kiện để yêu cầu tòa án có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật.

ĐIỀU 8

CAM ĐOAN CỦA CÁC BÊN

Bên A và bên B chịu trách nhiệm trước pháp luật về những lời cam đoan sau đây:
1. Bên A cam đoan:
a. Những thông tin về nhân thân, về tài sản đã ghi trong Hợp đồng này là đúng sự thật;
b. Việc giao kết Hợp đồng này hoàn toàn tự nguyện, không bị lừa dối hoặc ép buộc;
c. Thực hiện đúng và đầy đủ tất cả các thỏa thuận đã ghi trong Hợp đồng này.
2. Bên B cam đoan:
a. Những thông tin về nhân thân đã ghi trong Hợp đồng này là đúng sự thật;
b. Đã xem xét kỹ, biết rõ về tài sản mượn;
c. Việc giao kết Hợp đồng này hoàn toàn tự nguyện, không bị lừa dối hoặc ép buộc;
d. Thực hiện đúng và đầy đủ tất cả các thỏa thuận đã ghi trong Hợp đồng này.

ĐIỀU 9

THỎA THUẬN KHÁC

Trong thời hạn cho mượn theo Hợp đồng này, bên A được sử dụng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất cho mượn thế chấp tại các tổ chức tín dụng để vay vốn hoặc bảo lãnh cho bên thứ ba vay vốn.

ĐIỀU 10

ĐIỀU KHOẢN CUỐI CÙNG

Hai bên công nhận đã hiểu rõ quyền, nghĩa vụ, lợi ích hợp pháp của mình và hậu quả pháp lý của việc giao kết Hợp đồng này.

Bên A

(Ký và ghi rõ họ tên)

Bên B

(Ký và ghi rõ họ tên)