Thủ tục công chứng hợp đồng thuê nhà xưởng, kho bãi

Để thực hiện công chứng hợp đồng thuê nhà xưởng, kho bãi cần những thủ tục, giấy tờ gì? quy trình công chứng viên thực hiện...

Nguyễn Ngọc

08/01/2022 - 22:37 GMT+7

0 298

MỤC LỤC

1. Người yêu cầu công chứng
1.1. Phiếu yêu cầu công chứng
1.2. Giấy tờ tùy thân
1.3. Giấy chứng nhận quyền sử/sở hữu tài sản
1.4. Giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có

Giấy tờ chứng minh về tình trạng tài sản chung/riêng

Giấy tờ về thẩm quyền đại diện

Giấy tờ chứng minh tư cách chủ thể tham gia giao dịch

Giấy tờ chứng minh về năng lực hành vi

Người làm chứng/người phiên dịch

Giấy tờ khác

Hợp đồng được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn

1.5. Ví dụ
2. Công chứng viên
2.1. Kỹ năng cần thiết của công chứng viên
2.2. Cơ sở pháp lý và lưu ý
2.3. Trình tự, thủ tục thực hiện công chứng

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng

Bước 2: Soạn thảo và ký văn bản

Bước 3: Ký chứng nhận

Bước 4: Trả kết quả công chứng

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ công chứng

3. Mẫu hợp đồng

1. Người yêu cầu công chứng

1.1. Phiếu yêu cầu công chứng

Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch (theo mẫu);

1.2. Giấy tờ tùy thân:

Giấy tờ tùy thân gồm một trong những loại giấy tờ sau:

- Chứng minh nhân dân (CMND), theo Nghị định 05/1999/NĐ-CP ngày 03 tháng 2 năm 1999.

- Căn cước công dân (CCCD), theo Luật căn cước công dân số 59/2014/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2014.

- Hộ chiếu (Passport), theo Nghị định 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007.

- Chứng minh sĩ quan quân đội, theo Nghị định 130/2008/NĐ-CP ngày 19 tháng 12 năm 2008.

- Chứng minh quân nhân chuyên nghiệp, theo Nghị định 59/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016.

* Lưu ý: những giấy tờ tùy thân nêu trên phải còn thời hạn sử dụng và nên cầm loại giấy tờ tùy thân giống trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ), Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sổ hồng)...

1.3. Giấy chứng nhận quyền sử dụng/sở hữu tài sản:

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ), Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sổ hồng)...

1.4. Giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có:

a) Thứ nhất, giấy tờ chứng minh về tình trạng tài sản chung/riêng (trong trường hợp là cá nhân):

- Án ly hôn chia tài sản/Án phân chia thừa kế/Văn bản tặng cho tài sản…;

- Thỏa thuận phân chia tài sản chung riêng/Nhập tài sản riêng vào khối tài sản chung vợ chồng/Thỏa thuận xác lập chế độ tài sản của vợ chồng;

- Văn bản cam kết/Thỏa thuận về tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân;

- Giấy chứng nhận kết hôn/Xác nhận về quan hệ hôn nhân (trong trường hợp sống chung nhưng chưa làm thủ tục đăng ký kết hôn);

- Giấy tờ xác định về việc tài sản nằm ngoài thời kỳ hôn nhân: Giấy xác nhận về tình trạng hôn nhân (trên cơ sở đối chiếu với thời điểm tạo dựng tài sản)…

b) Thứ hai, giấy tờ về thẩm quyền đại diện:

- Trong trường hợp giao dịch của người chưa thành niên:

+ Giấy khai sinh;

+ Trong trường hợp người đại diện thực hiện giao dịch: Giấy cam kết về việc đại diện vì lợi ích cho con chưa thành niên trong các giao dịch dân sự liên quan đến tài sản của con chưa thành niên;

+ Trong trường hợp người chưa thành niên thực hiện các giao dịch: Giấy chấp thuận của người đại diện theo pháp luật cho người chưa thành niên thực hiện, xác lập giao dịch dân sự theo quy định pháp luật.

- Trong trường hợp đại diện theo ủy quyền: Hợp đồng ủy quyền được lập đúng hình thức quy định.

- Trong trường hợp mất/Hạn chế năng lực hành vi:

+ Án tòa tuyên bố mất năng lực hành vi/Hạn chế năng lực hành vi dân sự;

+ Văn bản thỏa thuận cử người giám hộ, người giám sát giám hộ, đăng ký giám hộ;

+ Văn bản cam kết về việc người giám hộ giao dịch liên quan đến tài sản vì lợi ích của người mất năng lực hành vi, có sự đồng ý của người giám sát giám hộ.

c) Thứ ba, giấy tờ chứng minh tư cách chủ thể tham gia giao dịch:

- Cá nhân là người Việt Nam cư trú trong nước: sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, xác nhận về cư trú (theo Thông tư số 56/2021/TT-BCA ngày 15/5/2021);

- Cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài: các giấy tờ chứng minh theo quy định pháp luật về quốc tịch như: Giấy tờ chứng minh nguồn gốc Việt Nam; Giấy chứng nhận có quốc tịch Việt Nam, thôi quốc tịch Việt Nam, đăng ký công dân, các giấy tờ được nhập cảnh vào Việt Nam…;

- Cá nhân nước ngoài: có giấy tờ theo quy định pháp luật, thể hiện việc phép nhập cảnh vào Việt Nam và không thuộc diện được hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ ngoại giao, lãnh sự theo quy định của pháp luật; hoặc có Giấy chứng nhận đầu tư và có nhà ở được xây dựng trong dự án theo quy định của Luật Nhà ở và pháp luật có liên quan (đối với trường hợp cá nhân nước ngoài đầu tư xây dựng nhà ở theo dự án tại Việt Nam);

- Tổ chức, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp liên doanh, doanh nghiệp Việt Nam mà nhà đầu tư nước ngoài mua cổ phần, sáp nhập, mua lại theo quy định của pháp luật về đầu tư): có các giấy tờ thể hiện tư cách pháp nhân và thẩm quyền quyết định thực hiện giao dịch theo pháp luật về doanh nghiệp, pháp luật về đầu tư:

+ Giấy đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy phép đầu tư;

+ Con dấu của pháp nhân (để đóng dấu vào văn bản công chứng theo Điều lệ của doanh nghiệp);

+ Biên bản họp của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị/Đại hội cổ đông/Ban chủ nhiệm hợp tác xã/Đại hội xã viên về việc chấp thuận hợp đồng giao dịch hoặc văn bản đồng ý của chủ sở hữu doanh nghiệp đối với giao dịch không thuộc thẩm quyền quyết định của người đại diện theo pháp luật (theo quy định của điều lệ doanh nghiệp và văn bản pháp luật )…;

+ Điều lệ của doanh nghiệp/hợp tác xã;

+ Báo cáo tài chính (trong trường hợp chứng minh thẩm quyền của hội đồng quản trị, hội đồng thành viên, ban chủ nhiệm Hợp tác xã).

d) Thứ tư, giấy tờ chứng minh về năng lực hành vi:

Giấy khám sức khỏe/Tâm thần… (khi nghi ngờ về năng lực hành vi của bên tham gia giao kết hợp đồng);

e) Thứ năm, người làm chứng/người phiên dịch (trong trường hợp cần phải có người làm chứng/người phiên dịch):

- Người làm chứng: Nếu có người tham gia giao dịch mà: Không đọc được hoặc không nghe được hoặc không ký và không điểm chỉ được hoặc trong trường hợp khác do pháp luật quy định thì việc công chứng phải có người làm chứng. (theo Khoản 2 Điều 47 Luật công chứng năm 2014 và hướng dẫn của Bộ Tư pháp có Công văn 935/BTTP-CC ngày 03/10/2017), người làm chứng chuẩn bị giấy tờ tùy thân nêu trên.

- Người phiên dịch: Nếu có người tham gia giao dịch mà: Trường hợp người yêu cầu công chứng không thông thạo tiếng Việt thì họ phải có người phiên dịch. (theo Khoản 3 Điều 47 Luật công chứng năm 2014), người phiên dịch chuẩn bị giấy tờ tùy thân nêu trên.

f) Thứ sáu, giấy tờ khác:

Có liên quan đến văn bản yêu cầu chứng nhận mà pháp luật quy định phải có;

g) Thứ bày, đối với trường hợp hợp đồng được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn:

Ngoài thành phần nêu trên thì kèm theo Dự thảo hợp đồng đã soạn thảo sẵn.

1.5. Ví dụ:

- Trường tài sản là quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho bãi của hai vợ chồng trong thời kỳ hôn nhân cho thuê nhà xưởng, kho bãi để thực hiện công chứng hợp đồng thuê nhà xưởng, kho bãi cần những thủ tục, giấy tờ gồm:

+ Giấy tờ bên cho thuê:

Phiếu yêu cầu công chứng;
Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu... cả vợ và chồng;
Sổ hộ khẩu/Xác nhận về cư trú (theo Thông tư số 56/2021/TT-BCA ngày 15/5/2021) cả vợ và chồng;
Giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân: Giấy chứng nhận kết hôn...;
Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ), Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sổ hồng) hoặc giấy tờ khác pháp luật quy định;
Hợp đồng ủy quyền (nếu có);
Giấy tờ khác (nếu có yêu cầu): Thông báo nộp lệ phí trước bạ, xác nhận tình trạng bất động động sản, trích lục/đo đạc bản vẽ thửa đất, ...

+ Giấy tờ bên thuê:

Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu...;
Sổ hộ khẩu/Xác nhận về cư trú (theo Thông tư số 56/2021/TT-BCA ngày 15/5/2021);
Giấy tờ khác (nếu có): Giấy chứng nhận kết hôn (cả vợ và chồng cùng đứng tên), văn bản chấp thuận trong trường hợp có đất nông nghiệp (Điều 193 Luật Đất đai 2013)...

- Trường tài sản là quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho bãi nằm ngoài thời kỳ hôn nhân cho thuê để thực hiện công chứng hợp đồng thuê nhà xưởng, kho bãi cần những thủ tục, giấy tờ gồm:

+ Giấy tờ bên cho thuê:

Phiếu yêu cầu công chứng;
Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu... ;
Sổ hộ khẩu/Xác nhận về cư trú (theo Thông tư số 56/2021/TT-BCA ngày 15/5/2021);
Giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân: Giấy xác nhận về tình trạng hôn nhân...;
Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ), Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sổ hồng) hoặc giấy tờ khác pháp luật quy định;
Hợp đồng ủy quyền (nếu có);
Giấy tờ khác (nếu có yêu cầu): Thông báo nộp lệ phí trước bạ, xác nhận tình trạng bất động động sản, trích lục/đo đạc bản vẽ thửa đất, ...

+ Giấy tờ bên thuê:

Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu...;
Sổ hộ khẩu/Xác nhận về cư trú (theo Thông tư số 56/2021/TT-BCA ngày 15/5/2021);
Giấy tờ khác (nếu có): Giấy chứng nhận kết hôn (cả vợ và chồng cùng đứng tên), văn bản chấp thuận trong trường hợp có đất nông nghiệp (Điều 193 Luật Đất đai 2013)...

2. Công chứng viên

2.1. Kỹ năng cần thiết của công chứng viên

- Tìm kiếm, tra cứu văn bản pháp luật, xác định quan hệ pháp luật trong yêu cầu công chứng của khách hàng được điều chỉnh bởi luật nào.

- Kỹ năng đánh máy, soạn thảo văn bản (đánh máy và xử lý văn bản tốt là một ưu thế).

- Kỹ năng tư vấn, làm việc với khách hàng, trao đổi hồ sơ, chuyên môn với công chứng viên, …..

- Ngoại ngữ cũng là một lợi thế không thể thiếu giúp các công chứng viên có thể trao đổi, làm việc với khách hàng cũng như kiểm tra các bản dịch trong việc chứng thực.

- Khả năng ngôn ngữ bao gồm kỹ năng nói (để trao đổi, tư vấn với khách hàng, công chứng viên), kỹ năng viết (để soạn thảo văn bản, chuyển tải yêu cầu của khách hàng từ ngôn ngữ nói thành ngôn ngữ văn bản). Cần nhấn mạnh về khả năng này vì Công chứng viên nói riêng và người hành nghề luật nói chung không thể hành nghề hiệu quả nếu khả năng ngôn ngữ (nói, viết) không tốt. Do đó, trong quá trình học tập cũng như hành nghề luật chúng ta nên không ngừng nâng cao kỹ năng này.

2.2. Cơ sở pháp lý và lưu ý

Công chứng viên kiểm tra, hướng dẫn hồ sơ cho người yêu cầu theo đúng các trình tự thủ tục quy định tại Điều 40, Điều 41 Luật công chứng 2014:

Công chứng viên tiếp nhận thực hiện theo trình tự thủ tục chung sẽ thực hiện theo Điều 41 Luật Công chứng 2014 cụ thể như sau:

+ Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ theo quy định tại các điểm a, c, d, đ, khoản 1 và khoản 2, Điều 40 của Luật công chứng 2014 và nêu nội dung ý định lập Hợp đồng thuê nhà xưởng, kho bãi. Theo đó, bộ hồ sơ mà người yêu cầu công chứng phải nộp gồm có:

a) Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch (theo mẫu);

b) Bản sao giấy tờ tùy thân;

c) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao các giấy tờ thay thế mà pháp luật quy định đối với tài sản là đối tượng trong hợp đồng giao dịch;

d) Bản sao các giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng giao dịch.

- Công chứng viên thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ của mình theo pháp luật quy định tại điều 17 Luật công chứng 2014 đặc biệt là điểm d, khoản 1, điều 17 Luật công chứng 2014 về việc đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin tài liệu để thực hiện công chứng.

- Việc công chứng Hợp đồng thuê nhà xưởng, kho bãi cũng được thực hiện đúng theo quy định của điều 42 Luật công chứng 2014, đối với trường hợp thuê nhà xưởng, kho bãi thì phải tuân theo địa hạt.

- Những quy định của pháp luật liên quan đến thuê nhà xưởng, kho bãi cũng được áp dụng đúng quy định pháp luật từ Điều 188 đến Điều 194 của Luật Đất đai 2013, Luật Nhà ở 2014.

- Khi có người yêu cầu công chứng đến giao dịch, công chứng viên sẽ hỏi người yêu cầu công chứng đến Văn phòng công chứng/Phòng công chứng để thực hiện giao dịch gì? Từ câu trả lời của người yêu cầu công chứng, công chứng viên sẽ căn cứ vào các quy định của Pháp luật mà hướng dẫn cũng như yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình các giấy tờ cần thiết để thực hiện chính xác yêu cầu của người yêu cầu công chứng.

- Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng;

- Khi công chứng Hợp đồng thuê nhà xưởng, kho bãi, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc thuê nhà xưởng, kho bãi đó cho cho các bên.

- Khi khách hàng xuất trình giấy tờ, nếu thấy đầy đủ và đảm bảo để thực hiện yêu cầu của khách hàng thì công chứng viên hướng dẫn khách hàng viết vào Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, văn bản (theo mẫu); công chứng viên kiểm tra, đối chiếu bản chính với các bản sao giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp.

- Thực tế cho thấy rằng, việc soạn thảo hợp đồng do thư ký nghiệp vụ soạn thảo điều này đã giúp giảm tải khối lượng công việc của công chứng viên và đáp ứng nhanh được nhu cầu của người yêu cầu công chứng hiện nay. Về tính pháp lý, sau khi nhân viên nghiệp vụ soạn thảo công chứng viên có kiểm tra lại và khách hàng có đọc lại vì công chứng viên là người chịu trách nhiệm về hợp đồng công chứng. Công chứng viên giải đáp các thắc mắc của người yêu cầu công chứng, giải thích cho họ hiểu rõ các quyền và nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, hậu quả pháp lý của việc ký kết hợp đồng. Công chứng viên đã thực hiện đúng trình tự thủ tục công chứng được quy định tại Điều 40, Điều 41 Luật công chứng 2014.

2.3. Trình tự, thủ tục thực hiện công chứng

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng

Sau khi người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ, Công chứng viên tiếp nhận yêu cầu công chứng, bước đầu tiên công chứng viên xác định thẩm quyền công chứng. Đối với trường hợp thuê nhà xưởng, kho bãi thì phải tuân theo địa hạt (Điều 42 Luật công chứng 2014);

Thông qua việc hỏi, trao đổi với người yêu cầu công chứng về yêu cầu công chứng để công chứng viên xác định chính xác yêu cầu công chứng của người yêu cầu công chứng là công chứng Hợp đồng thuê nhà xưởng, kho bãi với nội dung như thế nào? cụ thể cần hỏi những vấn đề như sau:

- Thuê toàn bộ diện tích nhà xưởng, kho bãi hay một phần diện tích nhà xưởng, kho bãi?

- Thời hạn thuê bao lâu?

- Mục đích thuê làm gì (có phù hợp với mục đích sử dụng đất và năng lực bên thuê)?

- Giá thuê nhà xưởng, kho bãi là bao nhiêu? Phương thức thanh toán như thế nào?

- Thời điểm giao nhà xưởng, kho bãi khi nào?

- Thuế, phí và lệ phí bên nào đóng?

Khi đã xác định được chính xác yêu cầu của người yêu cầu công chứng, công chứng viên hỏi những giấy tờ tùy thân, giấy tờ tài sản và các giấy tờ khác có liên quan hay không để xuất trình cho công chứng viên kiểm tra hồ sơ.

Công chứng viên tiến hành kiểm tra bản chính các loại giấy tờ nêu trên mà người yêu cầu công chứng cung cấp và kiểm tra các thông tin có trùng khớp với nhau trên các giấy tờ đồng thời xử lý hồ sơ bằng phương pháp kiểm tra thông tin như: thông tin giao dịch, thông tin ngăn chặn... Trường hợp:

- Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng; lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả;

- Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên lập phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;

- Nếu hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Công chứng viên lập Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

Bước 2: Soạn thảo và ký văn bản

* Soạn thảo hợp đồng công chứng:

- Trường hợp văn bản đã được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn: Công chứng viên kiểm tra dự thảo văn bản, nếu trong dự thảo văn bản có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung của văn bản không phù hợp quy định của pháp luật, Công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì Công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

- Trường hợp văn bản do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng: nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch (Điều 41 Luật công chứng 2014), thư ký nghiệp vụ sau khi soạn thảo xong in bản thảo chuyển cho người yêu cầu công chứng đọc lại toàn bộ nội dung của hợp đồng. Thư ký nghiệp vụ in bản chính Hợp đồng và kèm toàn bộ hồ sơ chuyển cho công chứng viên kiểm tra.

- Do thư ký nghiệp vụ soạn thảo hợp đồng nên công chứng viên kiểm tra lại các thông tin, các điều khoản trong dự thảo hợp đồng do người yêu cầu công chứng cung cấp hoặc bản dự thảo hợp đồng do chính Văn phòng công chứng của mình soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng hoặc kiểm tra dự thảo hợp đồng do khách hàng soạn thảo sẵn để kịp thời phát hiện những sai sót khắc phục kịp thời để tránh gây phiền hà cho người yêu cầu công chứng khi ký hợp đồng hoặc sau khi ký xong mới phát hiện sai sót làm tốn thời gian của người yêu cầu công chứng.

- Hợp đồng công chứng được đánh số thứ tự từng trang. Chữ viết trong hợp đồng là tiếng Việt và được viết rõ ràng, không viết tắt hoặc dùng ký hiệu, không viết xen dòng, đè dòng, không tẩy xóa, không để trống…

* Ký hợp đồng công chứng

- Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng hoặc Công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Trường hợp người yêu cầu công chứng có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, Công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung.

- Công chứng viên mời người yêu cầu công chứng đến trước mặt công chứng viên cùng tiến hành thủ tục ký công chứng. Khi thực hiện thủ tục này công chứng viên sẽ kiểm tra lại thông tin về nhân thân, năng lực hành vi dân sự, ý chí của người yêu cầu công chứng ký kết hợp đồng là như thế nào, người yêu cầu công chứng có đồng ý với toàn bộ nội dung trong hợp đồng đã được soạn thảo không; người yêu cầu công chứng đồng ý, không có vấn đề gì nghi ngờ, không có điều khoản nào trong hợp đồng vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, việc thuê nhà xưởng, kho bãi này là hoàn toàn tự nguyện, … thì công chứng viên sẽ cho người yêu cầu công chứng ký vào từng trang Hợp đồng, trang cuối cùng của hợp đồng ký, ghi rõ họ tên, điểm chỉ trước mặt công chứng viên, sau khi điểm chỉ xong, công chứng viên sẽ đối chiếu các đặt điểm nhận dạng như: dấu vân tay trên hợp đồng với dấu vân tay trên giấy tờ tùy thân, chữ ký, khuôn mặt... để xác định chính xác chủ thể tham gia hợp đồng có đúng không, công chứng viên cũng ký vào từng trang và ký vào trang lời chứng của công chứng viên.

Bước 3: Ký chứng nhận

Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng và chuyển bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng. Việc làm này của Công chứng viên không những tuân thủ trình tự, thủ tục khi công chứng hợp đồng, giao dịch mà còn có ý nghĩa bảo đảm giá trị chứng cứ. Hợp đồng, giao dịch có giá trị chứng cứ, những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị tòa án tuyên bố vô hiệu.

Bước 4: Trả kết quả công chứng

Bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng. Thực hiện đúng theo thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; mức trần thù lao công chứng và thù lao dịch thuật trên địa bàn tỉnh/thành phố quy định.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ công chứng

Hồ sơ sau khi được công chứng xong chuyển cho bộ phận tính phí để thu phí, đóng dấu, cho số công chứng và bàn giao cho bộ phận lưu trữ tiến hành thủ tục lưu trữ hồ sơ đã được công chứng. Việc lưu trữ được nhân viên lưu trữ thực hiện theo điều 63, điều 64 Luật công chứng 2014.

3. Mẫu hợp đồng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

---------------------------

HỢP ĐỒNG THUÊ QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

NHÀ XƯỞNG/KHO/BÃI

Hôm nay, ngày ...... tháng .... năm ........... tại: .......................... Chúng tôi gồm có:

Bên cho thuê (sau đây gọi tắt là Bên A):

Ông/Bà : …………………

Sinh năm : ………

Căn cước công dân số: …………… cấp ngày…………… do Cục cảnh sát …………………

Nơi cư trú: …………………………………………………………………………

Bên thuê (sau đây gọi tắt là Bên B):

Ông/Bà : …………………

Sinh năm : ………

Căn cước công dân số: …………… cấp ngày…………… do Cục cảnh sát …………………

Nơi cư trú: …………………………………………………………………………

Hai bên đồng ý thực hiện việc thuê quyền sử dụng/sở hữu nhà xưởng, kho, bãi theo các thoả thuận sau đây:

ĐIỀU 1

QUYỀN sử dụng/sở hữu nhà xưởng, kho, bãi THUÊ

+ Quyền sử dụng/sở hữu nhà xưởng, kho, bãi của bên A:

Thửa đất số: ….; tờ bản đồ số: ….; diện tích: …. m²; mục đích sử dụng: ….; thời hạn sử dụng: ….; địa chỉ thửa đất: …., …., …. và tài sản gắn liền với đất là nhà ở/nhà xưởng/kho/công trình có diện tích xây dựng: …. m², diện tích sàn: ……. m² theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất số ….; số vào sổ cấp GCN: …. do …. cấp ngày …..

+ Bên A đồng ý cho bên B thuê và bên B đồng ý thuê của bên A quyền sử dụng đất có diện tích: …. m² và toàn bộ tài sản gắn liền với đất là nhà ở/nhà xưởng/kho/công trình có diện tích xây dựng: …. m², diện tích sàn: …. m² theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất nêu trên.

ĐIỀU 2

THỜI HẠN THUÊ

Thời hạn thuê quyền sử dụng/sở hữu nhà xưởng, kho, bãi nêu tại Điều 1 của Hợp đồng này là ………., kể từ ngày ………..

ĐIỀU 3

MỤC ĐÍCH THUÊ

Mục đích thuê quyền sử dụng/sở hữu nhà xưởng, kho, bãi nêu tại Điều 1 của Hợp đồng này là: ………..

ĐIỀU 4

GIÁ THUÊ VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN

Giá thuê quyền sử dụng/sở hữu nhà xưởng, kho, bãi nêu tại Điều 1 của Hợp đồng này là: ………. đồng/tháng (bằng chữ: ………….. đồng một tháng).

- Giá thuê nêu trên có/không bao gồm các loại thuế, phí liên quan đến việc cho thuê quyền sử dụng/sở hữu nhà xưởng, kho, bãi mà bên A phải nộp theo quy định của pháp luật.

Phương thức thanh toán: Bằng tiền mặt/chuyển khoản; bên B thanh toán tiền thuê quyền sử dụng/sở hữu nhà xưởng, kho, bãi cho bên A theo định kỳ hàng tháng vào ngày …… dương lịch.
Việc giao và nhận số tiền nêu tại khoản 1 Điều này do hai bên tự thực hiện và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

ĐIỀU 5

NGHĨA VỤ VÀ QUYỀN CỦA BÊN A

Bên A có các nghĩa vụ sau đây:

- Giao thửa đất và tài sản gắn liền với đất nêu tại Điều 1 của Hợp đồng này cho bên B vào thời điểm ………………….;

- Kiểm tra, nhắc nhở bên B bảo vệ, giữ gìn đất, tài sản gắn liền với đất và quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất đúng mục đích;

- Nộp thuế sử dụng đất;

- Báo cho bên B về quyền của người thứ ba đối với thửa đất và tài sản gắn liền với đất, nếu có.

Bên A có các quyền sau đây:

- Yêu cầu bên B trả đủ tiền thuê;

- Yêu cầu bên B chấm dứt ngay việc sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất không đúng mục đích, hủy hoại đất hoặc làm giảm sút giá trị của đất, tài sản gắn liền với đất; nếu bên B không chấm dứt hành vi vi phạm, thì bên A có quyền đơn phương đình chỉ hợp đồng, yêu cầu bên B hoàn trả đất, tài sản gắn liền với đất đang thuê và bồi thường thiệt hại;

- Yêu cầu bên B trả lại đất, tài sản gắn liền với đất khi thời hạn cho thuê đã hết.

ĐIỀU 6

NGHĨA VỤ VÀ QUYỀN CỦA BÊN B

Bên B có các nghĩa vụ sau đây:

- Sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất đúng mục đích, đúng thời hạn thuê;

- Không được huỷ hoại, làm giảm sút giá trị sử dụng của đất, tài sản gắn liền với đất;

- Trả đủ tiền thuê theo phương thức đã thỏa thuận;

- Tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ môi trường, đăng ký tạm trú, tạm vắng, giữ gìn an ninh trật tự; không được làm tổn hại đến quyền, lợi ích của người sử dụng đất xung quanh;

- Không được cho người khác thuê lại quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất nếu không được bên A đồng ý bằng văn bản;

- Trả lại đất, tài sản gắn liền với đất sau khi hết thời hạn thuê.

Bên B có các quyền sau đây:

- Yêu cầu bên A giao thửa đất, tài sản gắn liền với đất đúng như đã thoả thuận;

- Được sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất ổn định theo thời hạn thuê đã thỏa thuận;

- Được hưởng hoa lợi, lợi tức từ việc sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất.

ĐIỀU 7

VIỆC ĐĂNG KÝ CHO THUÊ QUYỀN sử dụng/sở hữu nhà xưởng, kho, bãi VÀ NỘP LỆ PHÍ

Việc đăng ký cho thuê quyền sử dụng/sở hữu nhà xưởng, kho, bãi tại cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật do bên A chịu trách nhiệm thực hiện.
Lệ phí liên quan đến việc thuê quyền sử dụng/sở hữu nhà xưởng, kho, bãi theo Hợp đồng này do bên ….. chịu trách nhiệm nộp.

ĐIỀU 8

PHƯƠNG THỨC GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP

Trong quá trình thực hiện Hợp đồng, nếu phát sinh tranh chấp, các bên cùng nhau thương lượng giải quyết trên nguyên tắc tôn trọng quyền lợi của nhau. Trong trường hợp không giải quyết được thì một trong hai bên có quyền khởi kiện để yêu cầu toà án có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật.

ĐIỀU 9

CAM ĐOAN CỦA CÁC BÊN

   Bên A và bên B chịu trách nhiệm trước pháp luật về những lời cam đoan sau đây:
         1. Bên A cam đoan
         1.1. Những thông tin về nhân thân, về thửa đất, tài sản gắn liền với đất đã ghi trong Hợp đồng này là đúng sự thật;
         1.2. Thửa đất thuộc trường hợp được cho thuê quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật;
         1.3. Tại thời điểm giao kết Hợp đồng này:
         a) Thửa đất và tài sản gắn liền với đất không có tranh chấp;
         b) Quyền sử dụng/sở hữu nhà xưởng, kho, bãi không bị kê biên để bảo đảm thi hành án;
         1.4. Việc giao kết Hợp đồng này hoàn toàn tự nguyện, không bị lừa dối, không bị ép buộc;
         1.5. Thực hiện đúng và đầy đủ các thoả thuận đã ghi trong Hợp đồng này.
         2. Bên B cam đoan
         2.1. Những thông tin về nhân thân đã ghi trong Hợp đồng này là đúng sự thật;
         2.2. Đã xem xét kỹ, biết rõ về thửa đất, tài sản gắn liền với đất nêu tại Điều 1 của Hợp đồng này và các giấy tờ về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất;
         2.3. Việc giao kết Hợp đồng này hoàn toàn tự nguyện, không bị lừa dối, không bị ép buộc;
         2.4. Thực hiện đúng và đầy đủ các thỏa thuận đã ghi trong Hợp đồng này.

ĐIỀU 10

NỘI DUNG THỎA THUẬN KHÁC

Bên B đặt cọc cho bên A số tiền ……….. đồng (bằng chữ: ……….. đồng), số tiền đặt cọc này bên A hoàn trả lại cho bên B ngay khi hết thời hạn thuê theo Hợp đồng này.
Trường hợp quá thời hạn …. (……) ngày, kể từ ngày đến hạn thanh toán số tiền thuê theo quy định tại Điều 4 Hợp đồng này mà bên B không thanh toán số tiền thuê cho bên A thì Hợp đồng thuê này đương nhiên chấm dứt hiệu lực; bên B chịu mất số tiền đặt cọc cho bên A là ……….. đồng (bằng chữ: ……….. đồng).
Trường hợp một trong hai bên muốn chấm dứt hợp đồng thuê trước thời hạn thì phải được sự đồng ý của bên kia bằng văn bản; số tiền đặt cọc do hai bên tự thỏa thuận.
Hai bên có trách nhiệm thực hiện việc đăng ký, sử dụng/sở hữu nhà xưởng, kho, bãi đúng mục đích theo quy định của pháp luật.
Những nội dung không được ghi trong Hợp đồng này, hai bên cam kết thực hiện theo quy định có liên quan của bộ luật dân sự.

ĐIỀU 11

ĐIỀU KHOẢN CUỐI CÙNG

Hai bên đã hiểu rõ quyền, nghĩa vụ, lợi ích hợp pháp của mình và hậu quả pháp lý của việc giao kết Hợp đồng này.

Bên A

(Ký và ghi rõ họ tên)

Bên B

(Ký và ghi rõ họ tên)