Điều kiện tiến hành họp Hội đồng thành viên trong công ty TNHH?

1. Cách thức triệu tập họp Hội đồng thành viên trong công ty TNHH Hai thành viên trở lên?

1.1 Khái quát chung

Điều 57 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về triệu tập họp Hội đồng thành viên như sau: Hội đổng thành viên được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 49 của Luật này. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu thì thành viên, nhỏm thành viên đó triệu tập họp Hội đồng thành viên. Chi phí hợp lý cho việc triệu tập và tiến hành họp Hội đồng thành viên sẽ được công ty hoàn lại.

1.2 Chủ tọa cuộc họp Hội đồng thành viên

Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc người triệu tập họp chuẩn bị chương trình, nội dung tài liệu họp, triệu tập, chủ trì và làm chủ tọa cuộc họp Hội đồng thành viên. Thành viên có quyền kiến nghị bổ sung nội dung chương trình họp bằng văn bản. Kiến nghị phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây: Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đoi với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tồ chức, địa chỉ trụ sở chỉnh đối với thành viên là tổ chức; họ, tên, chừ ký của thành viên kiến nghị hoặc người đại diện theo ủy quyền của họ; Tỷ lệ phần vốn góp, sổ và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp; Nội dung kiến nghị đưa vào chương trình họp; Lý do kiến nghị.

Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc người triệu tập họp phải chấp thuận kiến nghị và bổ sung chương trình họp Hội đồng thành viên nếu kiến nghị có đủ nội dung theo quy định tại khoản 2 Điều này và được gửi đến trụ sở chỉnh của công ty chậm nhất là 01 ngày làm việc trước ngày họp Hội đồng thành viên; trường họp kiến nghị được trình ngay trước khi bắt đầu họp thì kiến nghị được chấp thuận nếu đa sổ các thành viên dự họp tán thành.

1.3 Thông báo mời họp hội đồng thành viên

Thông báo mời họp Hội đồng thành viên có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phưong tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định và được gửi trực tiếp đên từng thành viên Hội đồng thành viên. Nội dung thông báo mời họp phải xác định rô thời gian, địa điểm và chương trình họp. Chương trình và tài liệu họp phải được gửi cho thành viên công ty trước khi họp. Tài liệu sử dụng trong cuộc họp liên quan đến quyết định về sửa đổi, bo sung Điều lệ công ty, thông qua chiên lược phát trỉên công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty phải được gửi đến các thành viên chậm nhất là 07 ngày làm việc trước ngày họp. Thời hạn gửi các tài liệu khác do Điều lệ công ty quy định.

Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên theo quy định tại khoản 1 Điều này phải băng văn bản và bao gằm các nội dung chủ yếu sau đây:Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cả nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc so giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức; tỷ lệ phần vẻn góp, sổ và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của từng thành viên yêu cầu; Lý do yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên và vấn đề cần giải quyết; Dự kiến chương trình họp; Họ, tên, chừ ký của từng thành viên yêu cầu hoặc người đại diện theọ ủy quyền của họ.

Trường hợp yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên không có đủ nội dung theo quy định tại khoản 6 Điều này thì Chủ tịch Hội đồng thành viên phải thông báo bằng văn bản về việc không triệu tập họp Hội đồng thành viên cho thành viên, nhóm thành viên có liên quan biết trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong các trường hợp khác, Chủ tịch Hội đồng thành viên phải triệu tập họp Hội đồng thành viên trong thời hạn 15 ngày kê từ ngày nhận được yêu cầu.Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo quy định tại khoản 7 Điều này thì phải chịu trách nhiệm cả nhân về thiệt hại xảy ra đối với công ty và thành viên công ty có liên quan.Theo đó, Hội đồng thành viên được triệu tập họp theo yêu càu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên sở hữu từ 10% số vốn điều lệ trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hon do Điều lệ công ty quy định hoặc thuộc trường hợp công ty có một thành viên sở hữu trên 90% vốn điều lệ và Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác nhỏ hơn (Khoản 2, 3 Điều 49 Luật Doanh nghiệp năm 2020). Trường hợp Ghủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu càu thi thành viên, nhóm thành viên đó triệu tập họp Hội đồng thành viên. Chi phí hợp lý cho việc triệu tập và tiến hành họp Hội đồng thành viên sẽ được công ty hoàn lại.

- Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc người triệu tập họp chuẩn bị chương trình, nội dung tài liệu họp, triệu tập, chủ trì và làm chủ tọa cuộc họp Hội đồng thành viên. Thành viên có quyên kiến nghị bổ sung nội dung chương trinh họp bằng vãn bản.

- Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc người triệu tập họp phải chấp thuận kiến nghị và bổ sung chương trình họp Hội đồng thành viên nếu kiến nghị có đủ nội dung theo quy định tại khoản 2 Điều này và được gửi đến trụ sở chính của công ty chậm nhất là 01 ngày làm việc trước ngày họp Hội đồng thành viên; trường hợp kiến nghị được trình ngay trước khi bắt đầu họp thì kiến nghị được chấp thuận nếu đa số các thành viên dự họp tán thành.

- Thông báo mời họp Hội đồng thành viên có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định và được gửi trực tiếp đen từng thành viên Hội đồng thành viên. Nội dung thông báo mời họp phải xác định rõ thời gian, địa điểm và chương trình họp.

- Chương trình và tài liệu họp phải được gửi cho thành viên công ty trước khi họp. Tài liệu sử dụng trong cuộc họp liên quan đến quyết định về sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, thông qua chiến lược phát triển công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty phải được gửi đến các thành viên chậm nhất là 07 ngày làm việc trước ngày họp. Thời hạn gửi các tài liệu khác do Điều lệ công ty quy định.

- Trường hợp yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên không có đủ nội dung: Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức; tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của từng thành viên yêu cầu; Lý do yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên và vấn đề cần giải quyết; Dự kiến chương trình họp; Họ, tên, chữ ký của từng thành viên yêu cầu hoặc người đại diện theọ ủy quyền của họ thi Chủ tịch Hội đồng thành viên phải thông báo bằng văn bản về việc không triệu tập họp Hội đồng thành viên cho thành viên, nhóm thành viên có liên quan biết trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong các trường hợp khác, Chủ tịch Hội đồng thành viên phải triệu tập họp Hội đồng thành viên trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo quy định trên thì phải chịu trách nhiệm cá nhân về thiệt hại xảy ra đối với công ty và thành viên công ty có liên quan.

2. Điều kiện và thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên công ty TNHH 2 TV trở lên như thế nào?

Điều 58 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về điều kiện và thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên như sau: Cuộc họp Hội đằng thành viên được tiến hành khi có số thầnh viên dự họp sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

Trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ nhẩt không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này và Điêu lệ công ty không có quy định khác thì việc triệu tập họp Hội đồng thành viên được thực hiện như sau: Thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp Hội đông thành viên lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu từ 50% vốn điều lệ trở lên; Trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại điểm a khoản này, thông bảo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc sổ thành viên dự họp và sổ vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp. Thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên phải tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên. Thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên, hình thức biểu quyết do Điều lệ công ty quy định.

Trường hợp cuộc họp đủ điều kiện quy định tại Điều này không hoàn thành chương trình họp trong thời hạn dự kiến thì có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày kể từ ngày khai mạc Cuộc họp đó. Theo điều luật trên khi có thể triệu tập cuộc họp của Hội đồng thành viên, các thành viên dựa trên thông báo của Chủ tịch Hội động thành viên về địa điểm, thời gian dự họp. Neu đến thời điểm dự họp đó mà số thành viên tham dự sở hữu tổng số vốn điều lệ ít nhất là 65% thì mới có đủ điều kiện tiến hành cuộc họp, tỉ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định. Đây được xem là lần triệu tập họp thứ nhất.

Nếu làn triệu tập họp thứ nhất không thể tiến hành thì sau 15 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất phải tiến hành lần triệu tập họp lần thứ hai. Và điều kiện tiến hành là số thành viên tham dự sở hữu tổng số vốn điều lệ ít nhất là 50%. Lần triệu tập họp thứ hai không đủ điều kiện tiến hành thì tiến hành triệu tập họp lần thứ ba trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Và lần này không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.Khi cuộc họp Hội đồng thành viên có thể diễn ra mà chương trình họp không hoàn thành như trong dự kiến. Có thể kéo dài cuộc họp nhưng không thể quá 30 ngày kể từ ngày diễn ra cuộc họp. Thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên theo hình thức biểu quyết do Điều lệ công ty quy định.

3. Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên công ty TNHH 2TV trở lên được quy định như thế nào?

Điều 59 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về Nghị quyết, quyết định cùa Hội đồng thành viên như sau:Hội đông thành viên thông qua nghị quyết, quyết định thuộc thầm quyền bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ỷ kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định.

Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì nghi quyết, quyết định về các vẩn đề sau đây phải được thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên:Sửa đổi, bổ sung nội dung Điều lệ công ty;Quyết định phưomg hướng phát triển công ty;Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; bô nhiệm, miên nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;Tổ chức lại, giải thể công ty.

Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định một tỳ lệ khác, nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua tại cuộc họp trong trường hợp sau đây: Được các thành viên dự họp sở hữu từ 65% tồng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tản thành, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này; Được các thành viên dự họp sở hữu từ 75%) tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành đổi với nghị quyết, quyết định bán tài sản có giá trị từ 50% tông giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giả trị khác nhỏ hon quy định tại Điều lệ công ty; sửa đoi, bổ sung Điều lệ công ty; tô chức lại, giải thể công ty.

Thành viên được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên trong trường hợp sau đây:Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;ủy quyền cho người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;Tham dự và biểu quyết thông qua cuộc họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;Gửi phiếu biểu quyết đen cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử.

Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua dưới hình thức lẩy ỷ kiến bằng văn bản khi được sô thành viên sở hữu từ 65%) vốn điều lệ trở lên tản thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

Theo đó, Hội đồng thành viên thông qua Nghị quyết, quyết định thuộc thẩm quyền bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định.

- Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên:

Trong trường họp Điều lệ công ty không có quy định khác, Hội đồng thành viên quyết định các vấn đề sau:

+ Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;

+ Quyết định phương hướng phát triển công ty;

+ Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên;

+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;

+ Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;

+ Tổ chức lại hoặc giải thể công ty.

Quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua tại cuộc họp trong các trường hợp sau đây:

+ Được số phiếu đại diện ít nhất 65% tổng sổ vốn góp của các thành viên dự họp chấp thuận. Tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

+ Được số phiếu đại diện ít nhất 75% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp chấp thuận đối với quyết định bán tài sản có giá trị bằng. Hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty. Hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, tổ chức lại, giải thể công ty. Tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

- Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản: Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua khi được số thành viên đại diện ít nhất 75% vốn điều lệ chấp thuận. Tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

- Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên bằng hình thức khác: Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua bàng hình thức khác do Điều lệ công ty quy định. Pháp luật tôn trọng quyền tự quyết định của công ty.

Nguyễn Văn Ngọc (tổng hợp)