Thực tập Công chứng hợp đồng ủy quyền
Đợt thực tập 6 Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng về nhóm việc Công chứng hợp đồng, giao dịch khác như: ủy quyền, góp vốn, hợp tác kinh doanh.
Mục lục
Chương 1: Những vấn đề lý luận về hợp đồng ủy quyền liên quan đến hoạt động công chứng
1. Khái quát chung về Hợp đồng ủy quyền
2. Hình thức của Hợp đồng ủy quyền
3. Đặc điểm của Hợp đồng ủy quyền
Chương 2: Đánh giá hồ sơ sưu tầm
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP
Đợt thực tập 6 “Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng về nhóm việc Công chứng hợp đồng, giao dịch khác”.
LỜI MỞ ĐẦU
Thực hiện theo Thông báo ngày 11 tháng 11 năm 2021 của Khoa Đào tạo Công chứng viên và các chức danh khác về việc thực tập đợt 6 “Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng về nhóm việc Công chứng hợp đồng, giao dịch khác”.
Học viên đã được thực tập tại Văn phòng Công chứng Dĩ An, tỉnh Bình Dương từ ngày 15/11/2021 đến 19/11/2021, trong quá trình thực tập học viên đã tìm hiểu về các nhóm việc Công chứng hợp đồng như: Hợp đồng ủy quyền, Hợp đồng góp vốn, Hợp đồng Hợp tác kinh doanh.
Nay học viên báo cáo về nội dung của hồ sơ đã sưu tầm tại văn phòng công chứng là Hợp đồng ủy quyền và nhận xét, đánh giá, ghi chép kết quả của quá trình thụ lý và giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng như sau:
- Tóm tắt hồ sơ công chứng.
- Bản ghi chép kết quả của hoạt động nghiên cứu hồ sơ và kết quả các hoạt động khác liên quan đến quá trình tham gia giải quyết việc công chứng.
- Nhận xét quá trình giải quyết việc công chứng của công chứng viên, Tổ chức hành nghề công chứng.
- Những kinh nghiệm nghề nghiệp rút ra từ việc tham gia quá trình giải quyết việc công chứng.
- Kiến nghị đề xuất về việc hoàn thiện pháp luật đối với hệ thống pháp luật liên quan đến việc công chứng.
NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HỢP ĐỒNG ỦY QUYỀN LIÊN QUAN ĐẾN HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
1. Khái quát chung về Hợp đồng ủy quyền
Trong thực tế, không phải bất kỳ lúc nào cá nhân hoặc tổ chức cũng có thể và buộc phải trực tiếp thực hiện công việc cũng như các quyền và nghĩa vụ của chính mình. Việc không tham gia trực tiếp có thể do nhiều lý do khác nhau hoặc khi đã tham gia vào một quan hệ hợp đồng nhất định nhưng không có đủ điều kiện thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình. Vì vậy, để hoàn tất một công việc nào đó thay vì tự mình thực hiện, cá nhân hoặc tổ chức có thể nhờ hay giao lại cho người khác làm thay với danh nghĩa chính mình. Đây chính là việc ủy quyền. Nói cách khác, ủy quyền là việc một người giao cho người khác nhân danh mình để thực hiện công việc hoặc sử dụng quyền mà mình có được một cách hợp pháp, trong phạm vi được ủy quyền. Theo đó văn bản ủy quyền được hiểu là văn bản thể hiện việc một người giao cho người khác thay mặt và nhân danh mình thực hiện công việc hoặc sử dụng quyền mà mình có được một cách hợp pháp.
Việc ủy quyền sẽ làm phát sinh quan hệ đại diện. Người được ủy quyền (người đại diện) nhân danh và vì lợi ích của người ủy quyền (người được đại diện) xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện được giao (theo Điều 134 và Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015), trừ trường hợp pháp luật có quy định công việc đó không được ủy quyền, phải do chính người có quyền đó thực hiện. Do đó về việc nguyên tắc, khi đã ủy quyền thì bên ủy quyền sẽ có quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch do người được ủy quyền (người đại diện) xác lập trong phạm vi ủy quyền.
2. Hình thức của Hợp đồng ủy quyền
Xét về mặt hình thức thì Bộ luật dân sự 2015 không còn quy định hình thức ủy quyền do các bên thỏa thuận như trước đây mà gián tiếp quy định việc ủy quyền phải bằng văn bản: Thời hạn đại diện được xác định theo văn bản ủy quyền (khoản 1 Điều 140 Bộ luật dân sự 2015), đồng thời xuất phát tại quy định khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014, công chứng viên chỉ có thể chứng nhận việc ủy quyền nếu được lập thành văn bản.
Xét về mặt bản chất, văn bản ủy quyền luôn là một quan hệ hợp đồng. Để phát sinh quan hệ ủy quyền và được công chứng thì các bên phải có sự thỏa thuận và thống nhất ý chí với nhau về tất cả các nội dung của ủy quyền. Do đó ủy quyền phải là quan hệ hợp đồng mà không thể và chưa bao giờ là hành vi pháp lý đơn phương. Bộ luật dân sự 2015 đã dành 1 mục (Mục 13) của Chương XVI, bao gồm 8 điều từ Điều 562 đến Điều 569 để quy định về hợp đồng ủy quyền. Luật công chứng 2014 cũng đã quy định việc công chứng đối với hợp đồng ủy quyền tại Điều 55.
Tuy nhiên, bên cạnh hình thức ủy quyền bằng văn bản dưới dạng hợp đồng ủy quyền thì trong thực tiễn cuộc sống, hình thức ủy quyền bằng văn bản khác dưới dạng giấy ủy quyền cũng được sử dụng khá phổ biến. Trong lĩnh vực công chứng, việc công chứng hình thức hình thức ủy quyền bằng văn bản dưới dạng giấy ủy quyền cũng khá phổ biến, không phải là vấn đề mới. Trước đây việc chứng nhận giấy ủy quyền được quy định tại Điều 48 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực.
3. Đặc điểm của Hợp đồng ủy quyền
3.1. Chủ thể
Quan hệ ủy quyền luôn liên quan đến hai loại chủ thể bao gồm: người ủy quyền (bên ủy quyền) và người được ủy quyền (bên được ủy quyền). Trong đó:
- Người ủy quyền (bên ủy quyền) có những dấu hiệu cần làm rõ như sau:
+ Có thể là pháp nhân, cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân:
* Nếu là pháp nhân thì việc ủy quyền được thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật của pháp nhân;
* Nếu là cá nhân thì phải có năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật.
Tương tự, trong trường hợp bên ủy quyền là tổ chức thì việc yêu cầu công chứng được thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của tổ chức đó (khoản 1 Điều 47 Luật Công chứng 2014).
+ Trong trường hợp các cá nhân là thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân thì có thể thỏa thuận cử cá nhân, pháp nhân khác đại diện theo ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản chung của các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân.
+ Người ủy quyền là người có quyền giao cho người khác thay mặt mình sử dụng quyền mà mình có được một cách hợp pháp.
Ngoài yêu cầu phải có năng lực hành vi dân sự theo quy định, người ủy quyền còn phải có tư cách chủ thể của bên ủy quyền, tức là phải có “quyền năng” nào đó hoặc “quyền thực hiện công việc” nào đó để giao lại cho chủ thể khác. Có thể thấy rằng, muốn xác lập quan hệ ủy quyền thì điều kiện tiên quyết đối với bên ủy quyền là họ phải đang nắm giữ một “quyền” nào đó hoặc là người có “quyền thực hiện một công việc nào đó” để có thể giao lại “quyền” hay giao lại “quyền thực hiện công việc” đó cho người khác thực hiện thay cho mình.
+ Người ủy quyền không thể giao lại cho người khác “quyền” hay công việc vượt quá phạm vi mà mình có quyền thực hiện.
+ Chủ thể ủy quyền có thể là một hoặc nhiều người và luôn xuất hiện trong hợp đồng ủy quyền.
- Bên được ủy quyền có những dấu hiệu cần lưu ý, làm rõ như sau:
+ Về năng lực hành vi dân sự của cá nhân được đại diện: theo khoản 3 Điều 134 và khoản 3 Điêu 138 Bộ luật Dân sự 2015 quy định người đại diện (người được ủy quyền): “Trường hợp pháp luật quy định thì người đại diện phải có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập, thực hiện” và “Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện”. Như vậy, về nguyên tắc, người được ủy quyền có thể từ đủ mười lăm tuổi trở lên nếu pháp luật không bắt buộc việc thực hiện công việc hay việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ cụ thể nào đó phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên thực hiện. Do đó, đối với trường hợp bên được ủy quyền từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi, công chứng viên cần phải rà soát, đối chiếu lại các văn bản pháp luật liên quan để xem có quy định nào ràng buộc công việc phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện hay không.
+ Về việc pháp nhân là bên được ủy quyền: theo khoản 1 Điều 134 Bộ luật Dân sự 2015 quy định: “Đại diện là việc cá nhân, pháp nhân (sau đây gọi chung là người đại diện) nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác (sau đây gọi chung là người được đại diện) xác lập, thực hiện giao dịch dân sự”. Do đó, theo quy định này, pháp nhân hoàn toàn có thể đại diện theo ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác.
Bên cạnh đó, một cá nhân, pháp nhân có thể đại diện cho nhiều cá nhân hoặc pháp nhân khác nhau nhưng không được nhân danh người được đại diện để xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với chính mình hoặc với bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện của người đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác (theo khoản 3 Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015).
- Về một số hạn chế đối với chủ thể được thực hiện công việc ủy quyền
Thực tế cho thấy, trong một vài lĩnh vực nhất định, pháp luật có quy định một số điều kiện, hạn chế về đối tượng chủ thể mà người thực hiện công việc phải tuân thủ, kể cả khi được ủy quyền. Đơn cử, như Điều 87 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 cấm một số người không được làm đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sự gồm:
+ Khi họ cũng là đương sự trong cùng một vụ việc với người được đại diện mà quyền và lợi ích hợp pháp của họ đối lập với quyền và lợi ích hợp pháp của người được đại diện.
+ Khi họ đang là người đại diện theo pháp luật trong tố tụng dân sự cho một đương sự khác mà quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự đó đối lập với quyền và lợi ích hợp pháp của người được đại diện trong cùng một vụ án.
+ Cán bộ, công chức trong các cơ quan Tòa án, Kiểm sát, Công an không được làm đại diện trong tố tụng dân sự, trừ trường hợp họ tham gia tố tụng với tư cách là người đại diện cho cơ quan của họ hoặc với tư cách là người đại diện theo pháp luật.
Do đó, nếu nội dung ủy quyền liên quan đến việc tham gia tố tụng dân sự thì công chứng viên cần phải kiểm tra , xác định việc ủy quyền có vi phạm điều cấm nêu trên hay không. Điều này là hợp lý nhằm bảo đảm cho nguyên tắc của pháp luật dân sự về chế định ủy quyền: “Người đại diện phải hành động nỗ lực hết mình, nhân danh và vì lợi ích của người ủy quyền để thực hiện công việc được đại diện sao cho có lợi nhất (trong điều kiện cụ thể)”. Chính vì vậy, tại khoản 3 Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015 có quy định người đại diện không được xác lập, thực hiện các giao dịch dân sự với chính mình hoặc với người thứ ba mà mình cũng là người đại diện của người đó. Điều này cũng cho thấy người đại diện và người được đại diện không thể là những người có quyền và lợi ích trái ngược, xung đột.
3.2. Đối tượng
Ủy quyền là việc một người giao cho người khác nhân danh mình để thực hiện công việc, thực hiện một hay một số quyền năng nào đó (và thậm chí cả đối với nghĩa vụ). Do đó, công chứng viên cần lưu ý một số vấn đề về đối tượng ủy quyền như sau:
- Đối tượng của hợp đồng ủy quyền chỉ đơn thuần là công việc phải thực hiện mà không phải là bản thân tài sản hay “quyền” của chủ thể (nếu có). Có thể, công việc được ủy quyền có thể liên quan đến một tài sản hay một “quyền” nào đó, như ủy quyền với nội dung người được ủy quyền quản lý, chuyển nhượng nhà đất. Tuy nhiên, tài sản này lại không phải là đối tượng của hợp đồng ủy quyền.
- Với tư cách là đối tượng của ủy quyền, một khi “công việc” không tồn tại hay không còn tồn tại thì việc ủy quyền không được xác lập hay sẽ bị chấm dứt. Việc người ủy quyền chỉ có thể ủy quyền nếu họ là người có quyền thực hiện các công việc, hành vi đó và trách nhiệm của họ là phải chứng minh được việc mình hoàn toàn có quyền thực hiện các công việc này. Việc chứng minh thường được thực hiện thông qua các giấy tờ, tài liệu ghi nhận về quyền của chủ thể hay có thể là giấy tờ có liên quan đến tư cách chủ thể.
- Không phải trong bất kỳ trường hợp nào, công việc hoặc “quyền” có được hợp pháp đều có thể giao lại cho người khác thông qua ủy quyền.
3.4. Nội dung
Nội dung ủy quyền được hiểu là nội dung về những công việc, việc thực hiện những “quyền” mà bên ủy quyền giao lại cho người được ủy quyền thực hiện, cùng với phạm vi thực hiện những quyền, công việc này. Về mặt nguyên tắc, bên được ủy quyền chỉ được thực hiện những công việc do người ủy quyền giao trong phần nội dung hợp đồng ủy quyền. Do đó, để tránh nhầm lẫn, hiểu sai và thực hiện không đúng phạm vi công việc được giao, cũng như tránh việc lạm quyền của người được ủy quyền, cần lưu ý một số vấn đề liên quan đến cách thể hiện nội dung ủy quyền như sau:
- Công việc và phạm vi công việc được giao phải phù hợp với quyền của chủ thể (có căn cứ chứng minh).
- Công việc được giao phải rõ ràng, cụ thể, tránh sử dụng các cụm từ thể hiện tính liệt kê mang tính suy diễn như “v/v”, “…”. Do về nguyên lý, người đại diện chỉ được phép thực hiện chính xác các công việc được ghi trong hợp đồng ủy quyền và không thể thực hiện các công việc không được ghi nhận trong nội dung ủy quyền.
- Việc thực hiện công việc ủy quyền bị hạn chế về thời gian, do đó, trong nội dung về công việc được giao, do đó các bên làm rõ về thời hạn ủy quyền, thời điểm phát sinh của hiệu lực thực hiện công việc cũng như thời điểm chấm dứt công việc.
3.5. Thủ tục chứng nhận Hợp đồng ủy quyền
Thủ tục chứng nhận Hợp đồng ủy quyền là một loại việc bắt buộc phải có công chứng, chứng thực.
Thông thường, khi chứng nhận Hợp đồng ủy quyền công chứng viên sẽ yêu cầu người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ như sau:
- Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chúng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ:
- Dự thảo Hợp đồng ủy quyền;
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng (Chứng minh nhân dân Căn cước công dân, Hộ chiếu, Chứng minh quân đội…);
- Bản sao các giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, Giấy tờ xác thực về công việc được ủy quyền;
- Các giấy tờ cần thiết khác;
- Bản sao các giấy tờ, tài liệu là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực. Công chứng viên phải có trách nhiệm đối chiếu với bản chính của các giấy tờ trước khi chứng nhận văn bản. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, công chứng viên tiến hành kiểm tra, xác minh các vấn đề sau đây:
- Xác định thẩm quyền công chứng. Theo quy định thông thường thì thẩm quyền công chứng theo địa hạt đối với các giao dịch liên quan đến bất động sản. Tuy nhiên, đối với trường hợp ủy quyền thì không phải tuân theo địa hạt (Điều 42 Luật công chứng 2014) và phải tuân theo quy định tại Khoản 2 Điều 55 Luật công chứng 2014;
- Xác định nhân thân, năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng;
- Xác định các công việc được ủy quyền;
- Kiểm tra các giấy tờ mà các đương sự đã nộp;
- Xác định quyền sở hữu, sử dụng tài sản cũng như giấy tờ xác thực về công việc được ủy quyền;
- Xác định thời hạn ủy quyền, thời điểm phát sinh của hiệu lực thực hiện công việc cũng như thời điểm chấm dứt công việc;
- Công chứng viên kiểm tra dự thảo Hợp đồng ủy quyền nếu nội dung trong dự thảo có điều khoản vi phạm pháp luật, trải đạo đức xã hội, đối tượng hợp đồng không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng;
- Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện ủy quyền; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền.
Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ SƯU TẦM
1. Tóm tắt hồ sơ
Hồ sơ mà học viên sưu tầm được là Hợp đồng ủy quyền đã hoàn thiện được công chứng viên Nguyễn Thị Hộ tại Văn phòng Công chứng D, tỉnh Bình Dương chứng nhận, có số công chứng là 8299, quyển số 10/2021 TP/CC-SCC/HĐGD vào ngày 17 tháng 11 năm 2021. Theo đó, vào ngày 17 tháng 11 năm 2021, bà Nguyễn Thị Thùy và ông Nguyễn Đình có đến Văn phòng Công chứng D, tỉnh Bình Dương tại địa chỉ số 10 đường số 9, Khu trung tâm hành chính, khu phố Nhị Đồng 2, phường Dĩ An, thành phố Dĩ An, tỉnh Bình Dương để yêu cầu công chứng Hợp đồng ủy quyền và được công chứng viên Nguyễn Thị Hộ tiếp nhận và xử lý hồ sơ, tài sản ủy quyền là quyền sử dụng thửa đất số: 20; tờ bản đồ số: 25, diện tích: 72 m2; mục đích sử dụng đất: Đất ở tại đô thị; thời hạn sử dụng: lâu dài; địa chỉ thửa đất: phường Tân Đông Hiệp, thị xã (nay là thành phố) Dĩ An, tỉnh Bình Dương theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất số CM 644333; số vào sổ cấp GCN: CS23456 do Sở tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương cấp ngày 29/01/2018.
Nội dung:
Bà Nguyễn Thị Thùy ủy quyền cho ông Nguyễn Đình đại diện mình liên hệ với các cơ quan có thẩm quyền để thực hiện các công việc sau: đăng ký biến động các thông tin ghi trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; xác nhận tình trạng bất động sản; trích lục, đo đạc, cắm mốc, ký giáp ranh, ký bản mô tả thửa đất; nhận đặt cọc, chuyển nhượng quyền sử dụng đất đối với thửa đất số: 20, diện tích: 72 m2 theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất số CM 644333; số vào sổ cấp GCN: CS23456 do Sở tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương cấp ngày 29/01/2018 và thực hiện các nghĩa vụ thuế, lệ phí liên quan; đồng thời bên được ủy quyền được ủy quyền lại cho người thứ 3, phạm vi ủy quyền và thời hạn ủy quyền lại không vượt quá phạm vi ủy quyền và thời hạn ủy quyền theo hợp đồng này, được sửa đổi, bổ sung, chấm dứt ủy quyền lại cho người thứ 3.
2. Thành phần hồ sơ
- Phiếu yêu cầu công chứng;
- Hợp đồng ủy quyền;
- Bản sao giấy chứng minh nhân dân bà Nguyễn Thị Thùy và ông Nguyễn Đình;
- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất số CM 644333; số vào sổ cấp GCN: CS23456 do Sở tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương cấp ngày 29/01/2018;
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng: Sổ hộ khẩu của bà Nguyễn Thị Thùy và ông Nguyễn Đình, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của bà Nguyễn Thị Thùy do UBND xã Tân Hội, huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội xác nhận ngày 08/11/2021, Nội dung yêu cầu công chứng hợp đồng ủy quyền.
3. Trình tự, thủ tục thực hiện công chứng
3.1. Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng
Sau khi người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ, Công chứng viên Nguyễn Thị Hộ đã tiếp nhận yêu cầu công chứng của bà Nguyễn Thị Thùy và ông Nguyễn Đình, bước đầu tiên công chứng viên xác định thẩm quyền công chứng. Công chứng viên xác định thửa đất bà Nguyễn Thị Thùy ủy quyền thuộc thẩm quyền công chứng tại Văn phòng công chứng D, tỉnh Bình Dương. Bởi đối với trường hợp ủy quyền thì không phải tuân theo địa hạt (Điều 42 Luật công chứng 2014) và phải tuân theo quy định tại Khoản 2 Điều 55 Luật công chứng 2014;
Thông qua việc hỏi, trao đổi với bà Nguyễn Thị Thùy và ông Nguyễn Đình về yêu cầu công chứng để công chứng viên xác định chính xác yêu cầu công chứng của bà Nguyễn Thị Thùy và ông Nguyễn Đình là công chứng Hợp đồng ủy quyền.
Khi đã xác định được chính xác yêu cầu của bà Nguyễn Thị Thùy và ông Nguyễn Đình công chứng viên hỏi bà Nguyễn Thị Thùy và ông Nguyễn Đình có mang theo những giấy tờ tùy thân, giấy tờ tài sản và các giấy tờ khác có liên quan hay không để xuất trình cho công chứng viên kiểm tra hồ sơ. Bà Nguyễn Thị Thùy và ông Nguyễn Đình cung cấp cho công chứng viên những giấy tờ như sau: giấy chứng minh nhân dân của bà Nguyễn Thị Thùy và ông Nguyễn Đình, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất số CM 644333; số vào sổ cấp GCN: CS23456 do Sở tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương cấp ngày 29/01/2018, sổ hộ khẩu của bà Nguyễn Thị Thùy và ông Nguyễn Đình, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của bà Nguyễn Thị Thùy do UBND xã Tân Hội, huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội xác nhận ngày 08/11/2021.
Công chứng viên đã tiến hành kiểm tra bản chính các loại giấy tờ nêu trên mà người yêu cầu công chứng cung cấp và kiểm tra các thông tin có trùng khớp với nhau trên các giấy tờ đồng thời xử lý hồ sơ bằng phương pháp kiểm tra thông tin nên công chứng viên thực hiện bước tiếp theo.
Như vậy, giấy tờ mà người yêu cầu công chứng xuất trình đã đảm bảo yêu cầu công chứng.
3.2. Soạn thảo và ký văn bản
Đối với Hợp đồng ủy quyền quyền sử dụng đất do Văn phòng Công chứng D, tỉnh Bình Dương chứng nhận ngày 17/11/2021 thì đây là hợp đồng do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng (Điều 41 Luật công chứng 2014). Nội dung, ý định lập Hợp đồng ủy quyền của bà Nguyễn Thị Thùy và ông Nguyễn Đình này xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội.
Thư ký nghiệp vụ sau khi soạn thảo xong in bản thảo chuyển cho người yêu cầu công chứng đọc lại toàn bộ nội dung của hợp đồng. Thư ký nghiệp vụ in bản chính Hợp đồng và kèm toàn bộ hồ sơ chuyển cho công chứng viên kiểm tra, đồng thời mời khách hàng đến trước mặt công chứng viên cùng tiến hành thủ tục ký công chứng. Khi thực hiện thủ tục này công chứng viên sẽ kiểm tra lại thông tin về nhân thân, năng lực hành vi dân sự, ý chí của bà Nguyễn Thị Thùy và ông Nguyễn Đình ký kết hợp đồng là như thế nào, người yêu cầu công chứng có đồng ý với toàn bộ nội dung trong hợp đồng đã được soạn thảo không; người yêu cầu công chứng đồng ý, không có vấn đề gì nghi ngờ, không có điều khoản nào trong hợp đồng vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, việc ủy quyền này là hoàn toàn tự nguyện, … thì công chứng viên sẽ cho bà Nguyễn Thị Thùy và ông Nguyễn Đình ký vào từng trang Hợp đồng, trang cuối cùng của hợp đồng ký, ghi rõ họ tên, điểm chỉ trước mặt công chứng viên, sau khi điểm chỉ xong, công chứng viên sẽ đối chiếu dấu vân tay trên hợp đồng với dấu vân tay trên chứng minh nhân dân để xác định chính xác chủ thể tham gia hợp đồng và công chứng viên cũng ký vào từng trang và ký vào trang lời chứng của công chứng viên.
Hợp đồng công chứng được đánh số thứ tự từng trang. Chữ viết trong hợp đồng là tiếng Việt và được viết rõ ràng, không viết tắt hoặc dùng ký hiệu, không viết xen dòng, đè dòng, không tẩy xóa, không để trống…
Do thư ký nghiệp vụ soạn thảo hợp đồng nên công chứng viên kiểm tra lại các thông tin, các điều khoản trong dự thảo hợp đồng do người yêu cầu công chứng cung cấp hoặc bản dự thảo hợp đồng do chính Văn phòng công chứng của mình soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng hoặc kiểm tra dự thảo hợp đồng do khách hàng soạn thảo sẵn để kịp thời phát hiện những sai sót khắc phục kịp thời để tránh gây phiền hà cho người yêu cầu công chứng khi ký hợp đồng hoặc sau khi ký xong mới phát hiện sai sót làm tốn thời gian của người yêu cầu công chứng.
3.3. Ký chứng nhận
Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng và chuyển bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng. Việc làm này của Công chứng viên không những tuân thủ trình tự, thủ tục khi công chứng hợp đồng, giao dịch mà còn có ý nghĩa bảo đảm giá trị chứng cứ. Hợp đồng, giao dịch có giá trị chứng cứ, những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị tòa án tuyên bố vô hiệu.
3.4. Trả kết quả công chứng
Bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng. Văn phòng Công chứng D, tỉnh Bình Dương đã thực hiện đúng theo thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng Công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017) và Quyết định số 04/2015/QĐ-UBND ngày 26/02/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương về việc ban hành mức trần thù lao công chứng và thù lao dịch thuật trên địa bàn tỉnh Bình Dương.
3.5. Lưu trữ hồ sơ công chứng
Hồ sơ sau khi được công chứng xong chuyển cho bộ phận tính phí để thu phí, đóng dấu, cho số công chứng và bàn giao cho bộ phận lưu trữ tiến hành thủ tục lưu trữ hồ sơ đã được công chứng. Việc lưu trữ được nhân viên lưu trữ thực hiện theo điều 63, điều 64 Luật công chứng 2014.
Tóm lại, hồ sơ thu thập được tại Văn phòng Công chứng D, tỉnh Bình Dương là hồ sơ đã hoàn tất thủ tục công chứng từ khâu tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, vào sổ thụ lý hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ, xử lý hồ sơ, chuẩn bị hồ sơ yêu cầu công chứng, ký công chứng cho đến khâu lưu trữ hồ sơ công chứng đúng theo quy định của Luật công chứng, pháp luật đất đai, Bộ luật Dân sự, Luật hôn nhân và gia đình cùng các Văn bản pháp luật khác có liên quan…
4. Nhận xét hồ sơ
- Công chứng viên Văn phòng công chứng D, tỉnh Bình Dương đã kiểm tra, hướng dẫn hồ sơ cho bà Nguyễn Thị Thùy và ông Nguyễn Đình theo đúng các trình tự thủ tục quy định tại Điều 40, Điều 41 Luật công chứng 2014.
- Ông Nguyễn Đình và bà Nguyễn Thị Thùy theo như trong hộ khẩu có mối quan hệ là cha, con nên việc ủy quyền có thù lao trong thực tế chưa phù hợp lắm.
- Việc soạn thảo hợp đồng ủy quyền thì nên ghi thêm bên ủy quyền: độc thân hoặc chưa đăng ký kết hôn với ai theo Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân số 211/2021/UBND-XNTTHN ngày 08/11/2021 chẳn hạn. Để khi bên được ủy quyền thực hiện công việc ủy quyền được thuận lợi hơn.
- Sổ hộ khẩu của bà Nguyễn Thị Thùy và ông Nguyễn Đình lại không có ghi số chứng minh nhân dân, mặc dù theo mẫu sổ hộ khẩu này yêu cầu có ghi số chứng minh nhân dân. Việc ghi số chứng minh nhân dân này sẽ thuận tiện hơn cho việc xác định đúng người cư trú tại địa chỉ theo hộ khẩu này.
5. Nhận xét về cách giải quyết hồ sơ của công chứng viên và của tổ chức hành nghề công chứng
Công chứng viên Văn phòng Công chứng D, tỉnh Bình Dương đã kiểm tra, hướng dẫn hồ sơ cho bà Nguyễn Thị Thùy và ông Nguyễn Đình theo đúng các trình tự thủ tục quy định tại Điều 40, Điều 41 Luật công chứng 2014:
Thấy rằng, công chứng viên tiếp nhận thực hiện theo trình tự thủ tục chung sẽ thực hiện theo Điều 41 Luật Công chứng cụ thể như sau:
+ Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ theo quy định tại các điểm a, c, d, đ, khoản 1 và khoản 2, Điều 40 của Luật công chứng và nêu nội dung ý định lập Hợp đồng ủy quyền. Theo đó, bộ hồ sơ mà người yêu cầu công chứng phải nộp gồm có:
a) Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch (theo mẫu);
b) Bản sao giấy tờ tùy thân;
c) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao các giấy tờ thay thế mà pháp luật quy định đối với tài sản là đối tượng trong hợp đồng giao dịch;
d) Bản sao các giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng giao dịch.
+ Công chứng viên đã thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ của mình theo pháp luật quy định tại điều 17 Luật công chứng đặc biệt là điểm d, khoản 1, điều 17 Luật công chứng về việc đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin tài liệu để thực hiện công chứng.
+ Việc công chứng Hợp đồng ủy quyền cũng được thực hiện đúng theo quy định của điều 42 Luật công chứng 2014, đối với trường hợp ủy quyền thì không phải tuân theo địa hạt và phải tuân theo quy định tại Khoản 2 Điều 55 Luật công chứng 2014.
+ Những quy định của pháp luật liên quan đến ủy quyền cũng được áp dụng đúng quy định pháp luật từ Điều 562 đến Điều 568 của Bộ luật Dân sự 2015.
+ Khi có khách hàng đến giao dịch, công chứng viên sẽ hỏi khách hàng đến Văn phòng công chứng để thực hiện giao dịch gì? Từ câu trả lời của khách hàng công chứng viên sẽ căn cứ vào các quy định của Pháp luật mà hướng dẫn cũng như yêu cầu khách hàng xuất trình các giấy tờ cần thiết để thực hiện chính xác yêu cầu của khách hàng.
- Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng;
- Khi công chứng Hợp đồng ủy quyền, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho cho các bên.
- Khi khách hàng xuất trình giấy tờ, nếu thấy đầy đủ và đảm bảo để thực hiện yêu cầu của khách hàng thì công chứng viên hướng dẫn khách hàng viết vào Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, văn bản (theo mẫu); công chứng viên kiểm tra, đối chiếu bản chính với các bản sao giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp.
- Thực tế cho thấy rằng, việc soạn thảo hợp đồng do thư ký nghiệp vụ soạn thảo điều này đã giúp giảm tải khối lượng công việc của công chứng viên và đáp ứng nhanh được nhu cầu của người yêu cầu công chứng hiện nay. Về tính pháp lý, sau khi nhân viên nghiệp vụ soạn thảo công chứng viên có kiểm tra lại và khách hàng có đọc lại vì công chứng viên là người chịu trách nhiệm về hợp đồng công chứng. Công chứng viên giải đáp các thắc mắc của người yêu cầu công chứng, giải thích cho họ hiểu rõ các quyền và nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, hậu quả pháp lý của việc ký kết hợp đồng. Công chứng viên đã thực hiện đúng trình tự thủ tục công chứng được quy định tại Điều 40, Điều 41 Luật công chứng 2014.
CHƯƠNG 3: KHÓ KHĂN, VƯỚNG MẮC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
1. Khó khăn, vướng mắc
Trong quá trình tập sự hành nghề công chứng, đại diện theo ủy quyền là một vấn đề thường xuyên gặp phải và thường tồn tại dưới hình thức “Hợp đồng ủy uyền”. Đây là hồ sơ yêu cầu công chứng tồn tại rất nhiều rủi ro, khi tiềm ẩn dưới lớp vỏ ủy quyền này là vô vàn các loại hợp đồng, giao dịch khác: chuyển nhượng đất, mua bán nhà, vay nặng lãi,..., các bên tham gia Hợp đồng ủy quyền cố tình che dấu sự thật một cách tinh vi để qua mặt công chứng viên khi thực hiện hợp đồng, giao dịch giả tạo trái quy định pháp luật này. Bên cạnh đó, “Hợp đồng ủy uyền” còn mang đến rủi ro trong việc xác định hiệu lực của hợp đồng, đây cũng là một vấn đề khó khăn khi điểm d và điểm đ, Khoản 3, Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015 quy định: Đại diện theo ủy quyền chấm dứt trong trường hợp: “người được đại diện hoặc người đại diện đơn phương chấm dứt thực hiện việc ủy quyền; người được đại diện, người đại diện là cá nhân chết; người được đại diện, người đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại”, trong khi đó tại thời điểm công chứng, việc xác định người ủy quyền còn sống hay đã chết; hợp đồng ủy quyền đã bị đơn phương chấm dứt trước đó hay không là vô cùng khó, điều này dẫn đến rất nhiều rủi ro cho Công chứng viên khi công chứng hồ sơ có đại diện theo ủy quyền.
2. Đề xuất, kiến nghị
- Kiến nghị Bộ Công an, UBND tỉnh Bình Dương, Sở Tài nguyên và Môi trường, cơ quan hộ tịch tại địa phương xây dựng, bổ sung, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu về bất động sản, thông tin hộ tịch và liên thông với Cơ sở dữ liệu công chứng của Sở Tư pháp nhằm đảm bảo cho công tác quản lý nhà nước về công chứng được hiệu quả, tạo thuận lợi cho việc tra cứu và xác thực thông tin người yêu cầu công chứng, thông tin về bất động sản khi hoạt động công chứng để tránh các rủi ro không đáng có;
- Công chứng viên cần nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng hành nghề, trách nhiệm và cái tâm của nghề để nhận ra các dấu hiệu bất thường của giao dịch liên quan đến hợp đồng giả cách, giả mạo giấy tờ, giả mạo người yêu cầu công chứng. Tổ chức các kì thi kiểm tra năng lực hàng năm để đánh giá trình độ, nghiệp vụ của công chứng viên;
- Góp ý dự thảo, sửa đổi, bổ sung quy định pháp luật để có sự nhất quán trong quy định về chủ thể tham gia việc chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản được cấp cho hộ gia đình. Bên cạnh đó, cần có cơ chế ghi nhận về chủ thể: như ghi nhận thành viên của hộ gia đình trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc cơ quan có thẩm xác định thành viên hộ gia đình để Công chứng viên dễ dàng xác định được chủ thể và đối tượng ký kết hợp đồng, giao dịch; đồng thời ngoài việc quy định khái niệm về thành viên hộ gia đình theo Khoản 29, Điều 3, Luật đất đai nên bổ sung, quy định thêm căn cứ khác để xác định cụ thể số lượng thành viên hộ gia đình nhằm bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp cho các thành viên hộ gia đình, tránh việc bỏ sót khi họ thực hiện các quyền của người sử dụng đất.
- Kiến nghị có chế tài xử lý nghiêm khắc hơn, triệt để hơn nữa đối với các trường hợp người yêu cầu công chứng cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; giả mạo giấy tờ, giả mạo chủ thể để công chứng hợp đồng, giao dịch. Đồng thời giữa các tổ chức hành nghề công chứng cần có sự phối hợp với nhau và cùng phối hợp với cơ quan công an để quán triệt trong việc xử lý, thông báo, thông tin rộng rãi kết quả xử lý, thủ đoạn làm giả,... để răn đe, phòng ngừa;
- Tiếp tục xây dựng, bổ sung, hoàn thiện hệ thống pháp luật công chứng nói riêng và pháp luật có liên quan nói chung, kết hợp với công tác phổ biến, tuyên truyền, giáo dục pháp luật cho các ban, ngành, cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận thức đúng về hoạt động và nghề công chứng.
KẾT LUẬN
Ủy quyền là một quan hệ giao dịch phổ biến, tuy nhiên đây cũng là giao dịch dân sự phức tạp đòi hỏi công chứng viên phải rèn luyện kỹ năng ngay từ khi tiếp xúc với khách hàng; vì vậy, công chứng viên cần phải nghiên cứu, nắm vững những quy định của pháp luật để có thể chứng nhận hợp đồng ủy quyền khi có yêu cầu công chứng.
Qua nghiên cứu thực tế hồ sơ đã được công chứng tại Văn phòng công chứng D, tỉnh Bình Dương tôi nhận thấy khi hành nghề công chứng, công chứng viên phải là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 8 của Luật công chứng 2014, được bổ nhiệm để hành nghề công chứng, am hiểu pháp luật, luôn phải tuân thủ theo Hiến pháp, pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt, phải khách quan trung thực, phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản mà mình đã công chứng và phải tuân theo đạo đức hành nghề công chứng, phải có nhiều kinh nghiệm để giải quyết hồ sơ.
Từ tình huống thực tế trên kết hợp với những kiến thức nhận được từ quý thầy cô cũng như từ những nguồn khác (nghiên cứu hồ sơ, đọc các Văn bản pháp luật có liên quan đến việc công chứng…) điều đó sẽ tạo điều kiện cho tôi trong lĩnh vực công chứng sau này.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
-
- Bộ luật Dân sự năm 2015
- Bộ luật Dân sự năm 2005
- Luật đất đai 2013.
- Luật Hộ tịch 2014.
- Luật Hôn nhân và Gia đình năm 2014.
- Luật Công chứng năm 2014.
- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch.
- Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch.
- Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.
- Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016.
Nguyễn Văn Ngọc
Phản ứng của bạn là gì?






